アップデートされたOutlookインターフェースでは、連絡先管理が少しスピーディーになりましたが、従来のOutlookに慣れていると、確かに少し戸惑うかもしれません。連絡先を検索したり、グローバルアドレス一覧（GAL）を操作したりすると、操作が少し複雑になります。従来のアドレス帳ウィンドウはなくなり、工夫を凝らさない限りGALの閲覧はかなり制限されているように感じます。このガイドは、連絡先を見つける最適な方法を見つけるのに役立つだけでなく、より高度なGALアクセスが必要な場合の回避策もご紹介します。
方法1: メール作成中にアドレス帳にアクセスする
メール作成中に連絡先を素早く検索するには、今でもこのアプリが頼りになります。メールウィンドウ内に検索オプションが用意されているのも、悪くありません。主な使い方は、受信者欄と検索バーを使うことです。連絡先情報が既に同期されているか、ローカルに保存されている場合は、非常に便利です。
下書き中に連絡先を直接検索
- 新しいメールを開く:ホームタブから「新しいメール」をクリックします。
- 受信者フィールド（「To」、「Cc」 、 「Bcc」のいずれか）をクリックします。小さなアドレスダイアログがポップアップ表示されます。
- 検索ボックスを使用する：連絡先の名前、メールアドレス、または配布リストを入力します。ExchangeまたはMicrosoft 365アカウントに接続している場合は、組織全体の連絡先も検索されます。設定によっては、個人の連絡先のみが検索対象となる場合があるため、以前のようにGAL全体が検索されるとは限りません。
- 連絡先を追加する:連絡先の名前の横にある「追加」ボタンを押して、連絡先を追加します。
一部の機種では、この検索機能は以前のOutlookと比べてやや制限されているように感じますが、今ではこれが主な検索方法です。インターフェースはよりすっきりとしていますが、検索の深さはやや犠牲になっています。
方法2: [人（連絡先）]タブを使用する
これは、特定のメールを開いていないときにアドレスリストを閲覧するためのものです。便利ですが、使える範囲はかなり限られています。
ここで連絡先を検索できます
- 「People」アイコンをクリック：左側のナビゲーションパネルにある小さなシルエットまたは連絡先アイコンをタップします。
- 連絡先を検索：上部の検索バーをご利用ください。名前の一部、部署情報、その他のキーワードを入力できます。検索結果には、連絡先と、接続されている場合であればGALから一致するものが表示されます。
- ブラウジングの問題：クラシック版とは異なり、GALのアルファベット順リストをスクロールするだけでは不十分です。主に検索操作が中心となります。Macでは、連絡先カードアイコンをクリックすると連絡先の詳細が表示されますが、部署や役職によるブラウジングはできません。
一部の設定では、検索が遅くなったり、キーワードを指定しないとGALに完全にアクセスできなかったりすることがあるかもしれません。そのため、GALに直接アクセスすることが以前ほど簡単ではありません。
新しい Outlook アドレス帳の制限
以前のOutlookに慣れている方にとって、今回の変更は後退のように感じられるかもしれません。以下は、以前のOutlookで欠けている点や変更点です。
- 独立したアドレス帳ウィンドウはありません。従来のUIのように別のウィンドウを開くことはできません。すべてがポップアップ検索に統合されています。
- GALブラウジングの制限：キーワードなしでは、部署や役職名によるブラウジングはできません。基本的に検索結果のみが表示され、ブラウジング機能は今のところありません。
そのため、多くのユーザーがGALにもっとアクセスする方法を知りたいと考えています。そこで、いくつかのハックが役立ちます。
GAL アクセスを改善するための回避策
ちょっと奇妙かもしれませんが、もっと広範囲にGALを閲覧したい場合は、少し工夫が必要かもしれません。以下の方法が役に立つかもしれません。
- 検索を幅広く活用しましょう。「People」タブまたは受信者フィールドの検索バーが主なツールです。「Finance」などの具体的なキーワードや名前の一部を使って検索範囲を絞り込みましょう。
- 一時的に従来の Outlook に切り替える： Windows では、IT 部門の許可があれば、従来の Outlook インターフェイスに戻すことができます。 [ファイル] > [Office アカウント] > [Outlook について] に移動するか、オプション メニューで [従来の Outlook に切り替える] が利用可能な場合はそれを確認してください。Mac では通常、Outlook をレガシー モードで開くか、より広範な GAL ブラウジング機能を備えた Web 版 Outlook (https://outlook.office.com/) にアクセスします。
- Web版Outlookをご利用ください。なんと、Web版の方が整理されたGALの閲覧がよりスムーズに行えます。特にMacをお使いの方や、手間をかけずにフル機能の検索機能を使いたい方は、Web版の方が便利です。ログインしてPeopleを開き、クリックするだけでGALを閲覧できます。
設定によっては完璧ではないかもしれませんが、これらの回避策を活用すれば、より理想に近い状態を実現できるでしょう。ただし、新しいOutlookアプリで以前のGALブラウジングが使えるとは期待しないでください。全く異なる機能が搭載されています。
もちろん、Microsoft は改良を続けていることから、Mac または Windows マシンで Outlook を最新の状態に保つと、検索機能が多少改善されることもあります。
結論
基本的に、新しいOutlookでの連絡先の検索は、閲覧ではなく検索が中心になっています。主な方法は、メール内の受信者検索や「連絡先」タブを使うことですが、インターフェースを切り替えたり、Web版Outlookを試したりしない限り、GALの閲覧オプションはかなり限られています。必ずしも優れているとか劣っているとかいうわけではありませんが、最初は戸惑うほどの違いがあります。最終的には検索ベースのワークフローに慣れれば楽になりますが、GALを徹底的に閲覧する必要がある場合は、まだいくつかの回避策の陰に隠れているのが現状です。