Outlookから直接Teams会議をスケジュールできるのは非常に便利です。アプリ間を頻繁に切り替える必要がなくなるため、仕事での電話会議の管理がはるかにスムーズになります。ボタンが表示されなかったり、リンクが正しく生成されなかったりといった問題が発生する場合があり、イライラすることがあります。このガイドでは、設定方法をステップバイステップで詳しく説明しているので、手間をかけずにOutlookカレンダーにTeamsの招待状を表示できます。
Outlook で Teams 会議をスケジュールするにはどうすればよいですか?
Outlookカレンダーを開く
- まず、デスクトップで Outlook を起動します。Web バージョンではなく、その方が好みであれば起動しますが、それはまた別の話です。
- カレンダービューに切り替えてください。この手順を忘れる方もいらっしゃるので、メールモードになっていないことを確認してください。カレンダーボタンは左下にあります。
- スケジュールをざっと確認し、競合がある場合は、「新しい会議」をクリックする前に空き状況を確認することをお勧めします。
ヒント：適切なアカウントに接続するか、カレンダーを更新しないと、カレンダービューに空き時間情報が自動的に表示されない場合があります。表示がおかしい場合は、アカウント設定をご確認ください。
新しい会議を作成する
- [新しい会議] ボタンをクリックします(通常はリボンの上部にあります)。または、Ctrl + Shift + Qそのようなものが必要な場合はショートカットを押します。
- 「新しいTeams会議」ボタンが表示されている場合はクリックしてください。これで会議が自動的にTeams通話に切り替わります。
- 表示されていない場合でも、慌てる必要はありません。おそらく、まずTeamsアドインをインストールまたは有効化する必要があります。これについては後ほど説明します。今は、イベントウィンドウを開いて、そこから進めてください。
ボタンが表示されない場合は、アドインがインストールされていないか、無効になっているか、Outlook が Teams アカウントと同期されていないことが原因である可能性があります。これは意外とよくあることです。
会議の詳細を追加する
- 通話の内容を明確に示すような、明確で役立つ件名を入力します。
- 必要な出席者を「宛先」欄に入力します。メールアドレスを貼り付けるか、アドレス帳から選択します。
- 日付と時刻を設定します。複数の場所で作業している場合は、タイムゾーンの問題を忘れずに再確認してください。
- 場所が「Microsoft Teams 会議」になっていることを確認してください。自動的に表示される場合もありますが、表示されない場合は、参加リンクを生成するオプションを切り替えてください。
この部分は明確さに役立ちます。電話に出た後で、適切なタイミングではないことに気づくのは誰も望んでいません。
スケジュールの競合を調整する
- リボンの「スケジュール アシスタント」をクリックすると、出席者の空き状況が表示されます。これにより、やり取りの手間を大幅に省くことができます。
- 予定が重複していないか、忙しい時間帯がないか確認してください。誰かが二重予約されている場合は、別の時間帯を探してください。
- 大半の人が比較的空いている時間、または少なくとも完全に予約されていない時間を選択します。
- 招待状に更新された時間を記載しましょう。些細なことですが、スムーズな計画と混乱の違いを生むこともあります。
一部の設定では、スケジュールアシスタントがすぐに読み込まれなかったり、古い情報が表示されたりする場合があるのでご注意ください。必要に応じてOutlookを更新または再起動してください。
Teams会議リンクを挿入する
- 会議の時間が決まったら、招待状の本文にTeamsの参加リンクが表示されているか確認してください。Teamsモードに入ると自動的にポップアップ表示されるはずですが、表示されない場合もあります。
- リンクがない場合は、リボンの[Teams 会議]ボタンをもう一度手動でクリックします。2 回目のクリックで問題が解決する場合があります。
- 出席者全員がリンクを見ることができることを再確認してください。もちろん、Outlook では必要以上にわかりにくくなる場合があります。
ヒント：テクノロジーに詳しくない人にこのメールをシェアする場合は、招待状の本文にリンクがあることを伝えましょう。また、初めての場合は、ダミーの招待状でテストしてみるのも良いでしょう。
招待状を送る
- 送信する前に、会議情報（日付、時刻、出席者、リンク）を再確認してください。
- 「送信」をクリックします。その後、Outlook が Teams と同期し、全員が招待リンクを受け取ります。
- 設定によっては、会議が送信され同期が完了すると、Teams カレンダーに表示されるようになります。
Teams から直接スケジュールを設定したい場合は、スケジュールされた会議や即時の会議の作成に関するチュートリアルがヘルプ ドキュメントにリンクされています。すでに Teams を使用している場合は、チュートリアルの方が簡単な場合もあります。
まとめ
アドインが有効化され、招待状のTeamsボタンの切り替えに慣れれば、あとはほぼスムーズです。重要なのは、アドインがインストールされ、有効化されていることを確認することです。そうすれば、すべての同期が自動的に行われます。何度も繰り返すほど、同期速度は上がり、すぐにボタンをクリックして簡単なフォームに入力するだけで済むようになります。
よくある質問
Outlook リボンの「新しい Teams 会議」ボタンを探してください。ボタンが見つからない場合は、 「ファイル」>「オプション」>「アドイン」でアドインを確認し、Office 用 Microsoft Teams 会議アドインが有効になっているかどうかを確認してください。有効になっていない場合は、そこからインストールするか、再度有効にしてください。
はい。Web 版 Outlook で新しいイベントを作成し、「Teams 会議」のトグルをオンにするだけで、招待状の本文に参加リンクが生成されます。
通常、アドインがインストールされていないか、無効になっていることが原因です。Office が更新されていない場合や、ポリシーによってアドインがブロックされている場合にも発生する可能性があります。アドインを再度有効化またはインストールしてください。Outlook または PC を再起動すると改善される場合もあります。
はい、招待状を送信すると、Teams カレンダーに自動的に表示されます。参加者にはリマインダーも届きます。設定さえ済めば、とてもスムーズです。
はい、できます。Outlook で会議を開き、変更を加えて「更新を送信」をクリックするだけです。更新内容はすべての参加者に送信され、Teams に同期されます。