Outlook 検索で不完全な結果や完全に空白の結果が返されると、誰でも頭を抱えたくなります。多くの場合、それは単に検索インデックス (メール、連絡先、予定表のエントリをカタログ化するデータベース) が壊れていることが原因です。Outlook は超高速検索のためにこのインデックスに大きく依存しているため、インデックスが破損したり同期が失われたりすると、悲惨なスクロールに陥ってしまいます。通常はインデックスを再構築することで解決しますが、正直なところ、どこから始めればよいかよくわからない場合は特に、このプロセスはなかなか面倒です。このガイドでは、Windows と Mac のどちらを使用している場合でも、最も一般的な方法について順を追って説明するほか、組織全体を管理している場合の Exchange サーバーの修正方法についても触れています。完了すると、無限スクロールのない検索に戻ることができるはずです。
Outlookの検索インデックスの問題を修正する方法
Windows で Outlook 検索インデックスを再構築する
通常、これが最初のステップです。Outlookの検索インデックスが破損した場合（アップデートやクラッシュの後は想像以上に頻繁に発生します）、インデックスを再構築すると驚くほどの効果が得られることがあります。このプロセスにより、Outlookはすべてのメール、連絡先、予定表アイテムを再カタログ化し、検索が再びスムーズになります。ただし、特に大量のデータがある場合は、この処理に数分かかることがあります。最初は何も起こっていないように見えるかもしれませんが、心配はいりません。忍耐が鍵です。
- Outlook 内で[ファイル] > [オプション] > [検索]に移動します。
- 「インデックスのオプション」をクリックします。このオプションが表示されない場合は、Windowsの「コントロールパネル」>「インデックスのオプション」で見つかる場合があります。
- Outlook がインデックスの場所としてリストされていない場合は、[変更]をクリックし、リストでMicrosoft Outlookをオンにして、[OK]をクリックします。
- [インデックスのオプション] ダイアログ ボックスに戻り、[詳細設定]をクリックします。
- 「インデックス設定」タブで「再構築」をクリックします。警告が表示されるので、「OK」をクリックします。
- さあ、しばらくお待ちください。検索オプションまたはステータスバーのどこかに進行状況インジケーターが表示されます。すぐには完了しませんが、残りアイテム数が0になったらOutlookを再起動して検索をテストしてください。
正直に言うと、設定によっては、これですぐに問題が解決するか、再起動後に再度実行する必要があるか、少し運次第です。本当に効果的なのは、Outlookを完全に再起動することです。場合によっては、Windowsセットアップ全体を再起動して、残っているキャッシュの問題をクリアすることです。
検索がまだうまくいかない場合は、Office を修復してください
インデックスの再構築でも改善が見られない場合は、Office 自体が故障している可能性があります。ソフトウェアの更新、ファイルの破損、システムエラーなどにより、Outlook が検索インデックスと正しく連携できなくなる場合があります。Office を修復すると、再構築だけでは解決できない根本的な問題が解決することがよくあります。
- コントロール パネルを開き、[プログラム] > [プログラムと機能]に移動します。
- リストでMicrosoft 365またはMicrosoft Officeを見つけます。
- それをクリックして、上部の[変更]を選択すると、修復オプションが起動します。
- 徹底的な修復にはオンライン修復を選択してください。時間やインターネット接続が限られている場合は、クイック修復を選択してください。画面の指示に従ってください。
- 完了したら、PC を再起動し、Outlook を再度開いて、検索が正常に戻ったかどうかを確認します。
Mac で Outlook 検索インデックスを再構築する
これは少し異なり、より手動で行う必要があります。macOSでは、OutlookはSpotlightを使って検索を処理します。検索が全く機能しない場合は、通常、Spotlightのインデックスが壊れているサインです。SpotlightにOutlookデータのインデックスを強制的に再作成させることで、この問題を修正できます。
- システム設定（古い macOS の場合はシステム環境設定）に移動します。
- 「SiriとSpotlight」をクリックし、「プライバシー」タブを選択します。
- +ボタンをクリックして、ドライブ全体またはユーザーフォルダを追加します。これにより、Spotlightはそれらの場所を無視し、再インデックスします。
- Macを再起動します。
- 再起動後、 「プライバシー」タブに戻り、追加した場所を選択して「-」ボタンをクリックして削除します。これにより、Spotlightがデータの再インデックスを開始します。
- そのままお待ちください。特にメールボックスが大きい場合やファイルが大量にある場合は、インデックスの再作成に時間がかかることがあります。
上級ユーザー向け注意：ターミナルコマンドを使って完全な再インデックスを強制的に実行することもできますが、そのような操作に慣れている場合に限ります。以下のコマンドを使用してください。
sudo mdutil -a -i off sudo launchctl unload -w /System/Library/LaunchDaemons/com.apple.metadata.mds.plist sudo launchctl load -w /System/Library/LaunchDaemons/com.apple.metadata.mds.plist sudo mdutil -a -i onこれはより高度な作業なので、慎重に行う必要があります。Outlookの検索にも影響する頑固なSpotlightの問題が解決される場合もあります。
管理者に代わって検索インデックスを修正
Exchange環境を管理している場合、問題はローカルではなくサーバーレベルで発生することがあります。管理者は、メールボックスアシスタントを再起動するか、PowerShellを使用してインデックスの再作成を強制的に実行してみてください。
- Start-MailboxAssistantコマンドレットを使用し、<mailbox> を影響を受けるアカウントに置き換えます。
Start-MailboxAssistant -Identity <mailbox> -AssistName BigFunnelRetryFeederTimeBasedAssistant場合によっては、メールボックスを別のデータベースに移動したり、インデックスを明示的に再構築したりするなどの回避策が役立つことがあります。ただし、これは少し技術的な話になるので、ご自身の設定に適したコマンドについては、Microsoftのドキュメントを確認することをお勧めします。
まとめ
ほとんどの場合、インデックスの再構築（WindowsまたはMac）で問題が解決します。それでも解決しない場合は、Officeの修復やSpotlightの強制的なインデックス再作成で解決できる場合があります。Outlookの検索が乱れるのは少し面倒ですが、強制的に再構築を行い、アプリの健全性を確認すれば、通常は状況が改善されます。ただし、これらのプロセスはバックグラウンドでしばらく実行されることが多いため、忍耐強く待つことが真の解決の秘訣となることを覚えておいてください。
まとめ
- オプションまたはシステム環境設定を使用して Outlook の検索インデックスを再構築します。
- 問題が解決しない場合は、Office を修復してください。
- Mac では、Spotlight のインデックスを手動で、またはターミナル コマンドを使用してリセットします。
- Exchange 管理者は、PowerShell を使用してインデックスの再作成を強制します。
- インデックスの更新を確実に行うため、変更後は必ず Outlook または Mac を再起動してください。
まとめ
Outlookの検索を元の状態に戻すのは大変ですが、ほとんどの問題はインデックスの破損やソフトウェアの不具合に起因しています。これらのインデックスを再構築し、OfficeやSpotlightの根本的な問題を修正すれば、通常はスムーズに動作するようになります。これで検索のストレスが軽減され、メールを素早く見つけられるようになることを願っています。少しでも作業の効率化にお役に立てれば幸いです。