最近のメールには、特にデータをきれいに表示しようとすると、表がたくさん添付されることが増えています。少し奇妙に感じるかもしれませんが、ほとんどのメールクライアントは基本的な表の挿入をサポートしていますが、デバイスやプラットフォームを切り替える場合は特に、プロセスが必ずしも簡単ではありません。Outlook デスクトップ版のような組み込みの表機能が便利な場合もありますが、モバイルでは、回避策を探すのに苦労することになります。このガイドでは、PC、モバイル、またはどこでも機能する汎用的な方法が必要な場合など、メールに表を挿入する主な方法について説明します。目標は、あまり手間をかけずにデータをきれいに見せることです。一度コツをつかんでしまえば、かなりスムーズに進むはずです。ただし、そうでない場合は、髪の毛をむしりたくなるほどの癖に遭遇するかもしれません。でも、心配しないでください。このガイドは、混乱を解消し、表を配置するのに役立ちます。
方法1 – PC上のOutlookメールに表を挿入する方法
Outlookデスクトップアプリには、Wordに似た驚くほど優れた表エディターが搭載されており、ちょっとした表の作成に便利です。もちろん完璧ではありません。グリッドの選択範囲は10×10に制限されており、小さな表であれば問題ありませんが、大きな表の場合はどうでしょうか？そんな時は手動で「表を挿入…」オプションを操作できます。設定によっては挿入グリッドをクリックするだけで問題なく動作しますが、手動で操作しなければならない場合もあります。最初は少し操作が不安定でも、気にしないでください。表を作成したら、必要に応じてサイズを変更したり、セルを結合したり、分割したりできます。これもWordと似ていますが、注意が必要です。コンテキストメニューは少し扱いにくく、表が大きすぎたり、奇妙な場所にある場合は完全に開かないことがあります。
Windows版Outlookで表を挿入する方法
- Outlookを開いてメールの下書きを始めましょう。ウィンドウが狭く感じたり、より快適な編集環境を求めている場合は、「新しいウィンドウで開く」ボタン（通常は右上にあるアイコン）を探してみてください。Wordのようなインターフェースが使えるようになります。表の挿入や編集がずっとスムーズになります。
- リボンの「挿入」タブに移動します。それをクリックして、表を挿入したい場所にカーソルを置きます。
- 「表」ボタン（グリッドアイコン）をクリックします。マウスをグリッド上でスライドさせて行数と列数を指定できますが、手動で行数を指定する場合を除き、10×10に制限されていることに注意してください。
- より大きな表の場合：ドロップダウンから「表の挿入…」を選択します。小さなダイアログボックスがポップアップ表示されるので、必要な行数と列数を正確に入力できます。入力したら「OK」をクリックします。
- データを入力するのはWordと同じように簡単です。表の右下にある角または端をドラッグして、表のサイズを変更できます。セルを結合したい場合は、複数のセルを選択し、表示される3つの点のアイコンをクリックして「セルの結合」を選択します。結合したセルを分割するには、セルを選択し、同じメニューから「セルの分割」を選択します。
注意してください。テーブルのサイズを変更したり、テーブルを移動したりすると、テーブル オプション メニューが時々異常な動作をするため、サイズや位置を調整する必要がある場合があります。ただし、全体的には、オプションの場所に慣れるとかなり信頼できます。
方法2 – モバイル版Outlookのメールに表を挿入する方法
スマートフォンやタブレットでOutlookのモバイルアプリを使ってこの操作を試している方は、運が悪ければ諦めてください。アプリは内蔵の表エディターをサポートしていません。少なくとも直接的には。では、回避策は？ブラウザ版Outlookを使うことです。少し使いにくいですが、目的は達成できます。確かに、Windowsは必要以上に操作を難しくしているので、これは弱点と言えるでしょう。
モバイルブラウザーを開き、Web版Outlookにアクセスします。アカウントでサインインします。毎回サインインしたくない場合はログイン情報を保存できますが、共有デバイスの場合は注意が必要です。メールエディターを展開すると、画面が不自然に拡大表示される場合がありますので、ご注意ください。ツールバー全体を表示する必要がある場合は、縮小表示してください。
「新規メール」をタップしてメールの作成を始めます。展開アイコン（通常は二重矢印または展開ボタン）をタップしてエディタウィンドウを展開します。ここで直接表を挿入することはできないので、GoogleスプレッドシートやExcelなど、別の場所で表を作成し、それをコピーしておくのがコツです。
表が完成したら、表を長押しして「コピー」を選択します。その後、メールの下書きに戻り、本文の貼り付けたい場所をタップして「貼り付け」をタップします。表が表示されたら、必要に応じて選択または編集して移動したりサイズを変更したりできます。ただし、一部のデバイスでは貼り付けた表が画像として表示される場合があるので、フォーマットがおかしく見える場合は、別のツールで表を調整または再作成する必要があるかもしれません。
方法3 – すべてのプラットフォームでメールに表を挿入する方法
このオプションは、いわば普遍的な回避策です。GoogleスプレッドシートやExcelなどの専用の表エディタを使って表を作成し、それをインポートします。特に、メールクライアントで直接サポートされていない場合や、スタイルやレイアウトをより細かく制御したい場合に便利です。
Googleスプレッドシート、Excel、またはその他の表エディタで表を作成します。必要なデータを入力します。ただし、一度貼り付けるとメール内での調整が制限される可能性があるため、見栄えの良い表にしてください。
表全体をコピーします。表全体をドラッグしてCtrl + C（またはスマートフォンの場合は長押しして「コピー」をタップ）します。次に、メールウィンドウに切り替えて、表をコピーしたい場所をクリックします。Ctrl + V（または長押しして「貼り付け」をタップ）で貼り付けます。
一部のプラットフォームでは、表がグリッド線付きのメール本文に直接挿入されます。見た目が少しおかしい場合や、書式を整理したい場合は、貼り付けた表を選択し、「スタイル」または「書式設定」を探して、必要に応じて「書式のクリア」を選択してください。ただし、画像として貼り付けられる場合もあるので、画像ではなく、実際に表として貼り付けられていることを必ず確認してください。もちろん、WindowsやGmail、Outlookなどのメールクライアントでは、この点が必ずしも一定ではない場合があります。
ある設定では一発でうまくいきました。別の設定では、書式設定がおかしくなり、手動で調整する必要がありました。全体的に少し使いにくい感じはしますが、メールクライアントがネイティブで表をサポートしていない場合は、何もしないよりはましです。
まとめ
- PC で Outlook に組み込まれている表ツールを使用すると、すぐに実行できますが、大きな表が必要な場合は制限があります。
- モバイルでは、ブラウザのトリックが唯一の手段です。つまり、他の場所でテーブルを作成またはコピーして貼り付けるのです。
- より細かく制御したい場合は、別のエディタで表を作成し、それをコピー＆ペーストしてメールに貼り付けてください。貼り付けた画像や書式の乱れにはご注意ください。
まとめ
メール内の表はそれほど難しいものではありませんが、ツールがうまく機能しないと確かに面倒です。Windowsのネイティブエディター、またはモバイルのブラウザハックを使えば、ほとんどのユースケースに対応できます。少し一貫性がないように感じますが、まあ、ほとんどの人にとって過剰なHTMLを手動で作成するよりはましです。重要なのは、事前にスプレッドシートで表を準備し、それをメールに取り込むことです。最初はフォーマットが完璧でなくても、驚くほどうまくいきます。
これで誰かの時間短縮になれば幸いです。ただし、プラットフォームによって性能に差があり、少しの忍耐が必要になる場合もあることをご承知おきください。