SharePointでのファイルの移動は、特に大量のドキュメントがある場合や、ライブラリを即座に整理する必要がある場合は、必ずしも簡単な作業ではありません。バージョン履歴を失ったり、権限を乱したりすることなく、ファイルやフォルダーを移動したい場合もあります。また、選択した方法によっては、ファイルが期待した場所に表示されなかったり、リンクが予期せず切れたりするなど、予期せぬ事態が発生することもあります。この記事では、私が見つけた最も確実な方法と、作業を簡単にするためのヒントをいくつかご紹介します。SharePointでは、Windowsでドラッグ＆ドロップするよりも操作が難しいのは当然ですよね？
SharePoint でファイルを移動する方法
方法1: ブラウザインターフェースを使用してファイルを移動する
数百のファイルを扱わない限り、これが最も直接的で、通常は最も速い方法です。重要なのは、小さなバッチや単一のファイルであればスムーズに動作するということです。「移動先」ボタンはウェブインターフェースにあり、非常に直感的です。ただし、ファイルやフォルダの数が多い場合、特にネットワークに異常がある場合は、遅延やフリーズが発生する可能性があるので注意してください。
- https://yourcompany.sharepoint.comから SharePoint サイトにログインします。
- 移動するファイルがある特定のドキュメント ライブラリを開きます。
- ファイルまたはフォルダを選択します（マウスを移動して、円形のチェックボックスをクリックします）。
- 上部のコマンド バーで [移動先] (小さな矢印アイコン) をクリックします。
- フォルダー構造またはサイト コンテンツのプロンプトを介して、対象のフォルダーまたはライブラリに移動します。
- 「ここに移動」を押して確定してください。移動オプションがグレー表示になっているか機能しない場合は、すぐに更新するかキャッシュをクリアすると改善する場合があります。
少数のファイルを移動するのに最適です。大規模な再編成を計画している場合は、事前にファイルをバックアップしてください。権限やリンクをいじると、後で面倒なことになる可能性があるからです。
方法2: ライブラリまたはサイト間でファイルを移動する
ライブラリ間、あるいは異なるSharePointサイト間でデータを移動したいですか？少し面倒ですが、可能です。移動元と移動先の両方のライブラリへのアクセス権が必要です。手順は似ていますが、ファイルが同じフォルダツリーに存在しない場合に適用されます。
- 以前と同じように、Web 経由でソース ライブラリを開きます。
- 移動するファイルまたは複数の項目を選択します (チェックボックスを使用)。
- [移動先]をクリックします。
- ファイルの保存先となるライブラリまたはサイトを参照します。場合によっては、ナビゲーションウィンドウでサブフォルダーを切り替えたり、サイトを変更したりする必要があることもあります。
- フォルダーまたはライブラリのルートを選択し、「ここに移動」をクリックします。
このアプローチには少し制限があるように感じます。ライブラリが大きい場合や権限が絡み合っている場合、バグが発生することがあります。Webインターフェースが使いにくいと感じる場合は、ファイルエクスプローラーでSharePointを開く方が良いかもしれません。
方法3：OneDrive同期を使用してファイルを移動する
Windowsエクスプローラーでの作業に慣れているなら、SharePointライブラリをOneDriveと同期するのが最も速い方法でしょう。エクスプローラーでファイルをドラッグする方が、特に一括移動をする場合、はるかに簡単です。ただし、同期は瞬時に行われるわけではありません。OneDriveはバックグラウンドで同期するため、その際に動作がおかしくなることがあります。
- SharePoint ライブラリで、[同期]ボタンをクリックします (ブラウザーで開き、OneDrive が表示されます)。
- 同期が開始されるまで待ちます。ライブラリがファイル エクスプローラーにフォルダーとして表示されます。
- ファイルを新しい場所にドラッグ アンド ドロップするだけです。
- OneDrive に任せて、同期の通知やエラーに注意してください。
同期が自動的に開始されない場合、または停止している場合は、OneDrive を再起動するか、ログアウトしてから再度ログインすると解決する場合があります。また、OneDrive の設定もご確認ください。[設定] > [アカウント] で、ライブラリが自動同期に設定されていることを確認してください。これは、数十、数百のファイルを移動する場合に役立ちます。また、SharePoint の奇妙な UI の癖をある程度隠すことができます。
方法4：Power Automateでファイルの移動を自動化する
毎週や特定のファイルがフォルダーに移動されたときなど、継続的または繰り返し行われる移動の場合、Power Automate を使えば毎回手動で行う手間が省けます。使い方に慣れればかなり便利ですが、特に初心者の場合は設定が少し面倒です。
- Office 365 アカウントでMicrosoft Power Automateを開きます。
- [作成]をクリックし、自動フローを選択します。
- 「フォルダー内でファイルが作成または変更されたとき」などのトリガーを選択します。ソースドキュメントライブラリとフォルダーパスを指定する必要があります。詳細は
Shared Documents/FolderAここで共通です。 - アクションを追加します: 「ファイルの移動 (SharePoint)」を検索します。
- 送信元アドレスと宛先アドレスを設定します。URL パスは のように正確である必要があります
https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yourSite/Shared Documents/FolderA。 - フローを保存し、有効化してテストします。手動でクリックすることなく、自動的に移動が行われることをご確認ください。
これは、特に大規模なライブラリで繰り返し整理作業を行う場合に非常に役立ちます。フロー実行には注意してください。パス名が変更されたり、権限が不正に渡ったりすると、何も通知されずに失敗することがあります。
SharePointでファイルをコピーするよりも移動する方が効果的な理由
コピーではなく移動することには利点があります。主な理由は、バージョン履歴がすべてそのまま保持され、重複による混乱を回避できる点です。さらに、SharePointは移動時にファイルの権限とメタデータを更新するため、チーム全体で一貫性が保たれます。コピーすると複数のバージョンが作成され、リンクが壊れる場合があり、他のユーザーがそのリンクに依存している場合は面倒です。単純なことを複雑にしないのがなぜこんなに難しいのかはわかりませんが、それがSharePointなのです。
よくある質問
CtrlキーまたはShiftキーを押しながらクリックして、必要なファイルをすべて選択し、「移動先」をクリックするだけです。移動先を選択すれば完了です。特にファイル数が多い場合は少し遅くなることもありますが、一つずつ操作するよりはずっと楽です。
はい、ただし管理者がサイト間移動を有効にしている場合に限ります。有効になっていない場合は、ダウンロードと再アップロードが必要になります。当然ながら、SharePoint は本来よりも複雑な処理を強いる必要があるからです。
はい、基本的にはそうですが、SharePointはOfficeアプリ内のリンクを常に最新の状態に保とうとします。それでも、誰かが直接リンクを持っている場合は、リンクが切れたり、リダイレクトされたりする可能性があります。
ファイルが開いている場合、ファイルを閉じるまで移動が停止することがあります。これはよくあることです。ファイルを閉じると、移動は問題なく完了しますが、編集作業中の場合は遅延が発生する可能性があります。
まとめ
正直なところ、万能な解決策はありません。手っ取り早い解決策であれば、Webインターフェースをご利用ください。ただし、権限にはご注意ください。一括操作や定期的な操作の場合は、OneDriveとの同期やPower Automateフローの設定をしておくと、後々面倒な作業を大幅に軽減できるかもしれません。少しの忍耐も役立ちます。SharePointには独特の癖があり、それに対処するのも仕事の一部です。しかし、これらの方法に慣れてしまえば、ファイル管理ははるかに簡単になります。
まとめ
- ブラウザの [移動先] ボタンを使用すると、1 回限りの移動をすばやく行うことができます。
- より大きなバッチの場合は、OneDrive のライブラリを同期します (エクスプローラーでドラッグ アンド ドロップします)。
- 日常的な反復的な動作のために Power Automate フローを設定します。
- 万が一に備えて、大規模な再編成を行う前に必ずバックアップしてください。
これで、誰かの面倒が少しでも軽減されることを願っています。SharePoint は必ずしも楽しいものではありませんが、適切なコツをつかめば、使いこなせるようになります。