SharePointでユーザーのアクセスを素早く取り消す方法

SharePointでの権限管理は、セキュリティ確保の上で非常に重要です。特に機密情報を扱っている場合や、誤って編集されてしまうのを防ぎたい場合などはなおさらです。チームやプロジェクトを離れた後も、アクセス権が残っている場合があります。元同僚に詮索されたくはないものですから、アクセス権を効果的に削除する方法を知っておくことは非常に重要です。このガイドでは、ファイルやフォルダーの検索からアクセス権の取り消し、必要に応じてサイトの権限を調整するまで、プロセス全体を詳しく説明します。この手順を定期的に行うことで、情報漏洩や不正な編集を防ぐことができます。SharePointは、一見簡単そうに思える操作を、少し複雑にしているからです。

SharePoint で誰かのアクセスを削除するにはどうすればいいですか?

SharePointサイトを開いてコンテンツを見つける

1. ブラウザから組織のSharePointサイトにアクセスします。通常はhttps://YOURDOMAIN.sharepoint.com/sites/YourTeamのようなアドレスです。
2. Microsoft 365アカウントでサインインしてください。通常は、所有者または管理者権限を持つアカウントです。そうでない場合、権限を変更するオプションが表示されない場合があります。
3. 正しい場所 (正しいチームまたはプロジェクト サイトなど) にいることを確認します。
4. ファイルまたはフォルダーが保存されているドキュメント ライブラリ ( 「ドキュメント」またはカスタムの名前が付けられている場合があります) に移動します。
5. 権限を更新したい特定の項目を探します。長いリストの中で見失われてしまうこともあるので、検索バーを使うと便利です。

SharePoint サイトをまだ設定していない場合、または新しいサイトを作成する必要がある場合は、公式チュートリアルを確認してください。作業が簡単になります。

アクセス管理パネルにアクセスする

1. ファイルまたはフォルダをクリックします。その横にある 3 つのドット(…)をクリックするか、[共有] ボタンをクリックします。
2. ドロップダウン メニューから[アクセスの管理]を選択します。
3. これにより、直接のユーザーやファイルを共有しているリンクなど、アクセス権を持つすべてのユーザーを表示するパネルがポップアップ表示されます。

ユーザーのアクセスを剥奪する

1. 取り消したいユーザーの「直接アクセス」または「アクセスを許可するリンク」を確認します。
2. 名前の横にある[X]または[共有を停止]オプションをクリックします。これは通常、かなり明白です。
3. プロンプトが表示されたら、削除を確定してください。これで権限が直ちに削除されます。

時々バグが発生することがあります。設定によっては、ページを更新するか数分待つまで変更が反映されないことがあります。念のためお知らせします。

オプション: サイトの権限を調整する

1. 右上にある歯車アイコン（設定メニュー）をクリックします。
2. [サイトの権限]を選択します。そのオプションが表示されない場合は、SharePoint 管理センターに移動する必要がある場合がありますが、通常のユーザーの場合は、歯車アイコンで十分です。
3. 関連するグループを選択します:メンバー(編集権限)、所有者(フルコントロール)、または訪問者(読み取り専用)。
4. リストでユーザーを見つけて、「グループから削除」をクリックします。

ちょっと極端な例ですが、サイト全体へのアクセスを禁止したい場合には有効です。整理整頓したり、上位レベルでアクセス権限を取り消したりする場合に便利です。

理由はよく分かりませんが、この方法だと個々のファイルの設定よりも早く権限をリセットしてしまうことがあります。SharePointってそういうところが変なんです。

アクセスがなくなったかどうかを確認する

1. ファイルまたはフォルダーのアクセス管理パネルに戻ります。
2. ユーザーがリストに表示されなくなっていることを再確認してください。
3. すぐに更新されない場合は、ページを更新するか、1 分ほどお待ちください。SharePoint では遅延が発生する場合があります。
4. 必要に応じて、チームメイトまたはチーム リーダーに簡単なメッセージを送信して、アクセスが取り消されたことを確認します。

なぜ権限に注意する必要があるのでしょうか?

アクセス権を持つユーザーを定期的に監査しておくことで、後々面倒な事態を防ぐことができます。特にチームメンバーを頻繁に変更したり、ファイルを移動したりしている場合は、権限が同期しなくなる可能性があります。また、アクセスを必要なユーザーのみに限定することは、セキュリティ対策として重要です。ローカルで同期されているライブラリを使用している場合は、権限の変更後にフォルダーの同期を解除し、オフラインアクセスが残らないようにすることを忘れないでください。Windowsでは、この処理がさらに複雑になるからです。

よくある質問