SharePointでリストを作成すると、データの管理、ワークフローの整理、あるいは全員の足並みを揃えるのに非常に便利です。Microsoft 365の一部としてSharePoint Onlineを使用している場合でも、少し古いバージョンを使用している場合でも、適切なリストを作成することで、タスクの自動化や共同作業の円滑化に役立ちます。権限設定やナビゲーションの不具合、あるいは単にどのオプションを選択すればよいか分からないといった理由で、うまくいかないこともあります。そこで、このウォークスルーガイドは、使い始める際の手助けとなり、遭遇する可能性のある落とし穴をいくつか紹介します。使いこなせれば、今までどうやってSharePointなしでやっていたのかと不思議に思うでしょう。
SharePoint でリストを作成する方法
SharePoint を開きます (ログイン情報を忘れないようにしてください)
最初のステップは常にSharePointサイトにアクセスすることです。通常はMicrosoft 365からSharePointアプリを探します。見つからない場合は、「すべてのアプリ」を確認するか、利用できない場合はIT部門にお問い合わせください。職場または学校のアカウントでサインインし、リストが必要なサイトに移動します。頻繁に使用する予定がある場合は、このサイトをブックマークしておくことをお勧めします。毎回リンクを探す手間はかかりません。
- Microsoft 365 アカウントにサインインします。
- ダッシュボードからSharePointアプリをクリックします。
- リストを作成するサイトを選択してください。権限が限られている場合は、数分前にクリックする必要があるかもしれません。
プロのヒント: 作業を楽にするために、ブラウザでサイトを右クリックしてお気に入りに追加するかピン留めします。そうすれば、毎週 URL を探し回る必要がなくなります。
リストを作成する時間です!
必要な場所に着いたら、コマンドメニューにある大きな「新規」ボタンを押してください。サイトによっては、クイック起動バーやサイトコンテンツページにショートカットが用意されている場合もあります。ドロップダウンから「リスト」を選択することが重要です。「ドキュメントライブラリ」や「ページ」しか表示されない場合は、間違った場所にいます。
- サイトのホームページで、[新規]ボタンをクリックします。
- ポップアップ表示されるオプションから「リスト」を選択します。
- どのように始めるかを決めます:
- すべてをゼロから構築したい場合は、リストを空白にします(頑張ってください)。
- すでにデータが用意されていて、すべてを再入力したくない場合は、Excel から入力します。
- 以前のリストを複製する場合は、既存のリストから選択します。
- 面倒な作業で、課題管理やイベント計画などの定義済みレイアウトを使いたい場合は、テンプレートをご利用ください。これらのテンプレートは、権限やバージョンによっては正常に動作しない場合がありますので、サイトにプリインストールされているか、管理者から追加する必要があるかをご確認ください。
リストの脳を設定する
スタイルを選んだら、適切な名前とコンテキストを設定することが重要です。こうすることで、後々、あなた自身だけでなく他の人もそのスタイルの概要を把握しやすくなります。 「名前」を入力し、「説明」には説明的な内容も追加しましょう。ナビゲーションについて既に検討している場合は、 「サイトナビゲーションに表示」オプションを切り替えます。準備ができたら、「作成」をクリックします。
後から特定のユーザーにこのリストを表示させたり、編集させたりしたくない場合は、権限を調整する必要があります。これについては後ほど詳しく説明します。まずは、列の追加を始めましょう。
列などを追加してみましょう
ここで、リストにどのような情報を保存するかを定義します。タスク、在庫、フィードバックを追跡しますか？データの種類に応じて、テキスト、数値、日付、人、選択肢など、さまざまな列を追加してください。列を追加すると、「必須」、「デフォルト値」、「一意」などのオプションが表示されます。これらのオプションを調整して、重複エントリを防いだり、ルールを適用したりしてみてください。
- リスト ビューの上部または横にある[+ 列を追加]ボタンをクリックします。
- データに適したタイプを選択してください。通常は、テキストまたは日付が安全です。
- 列名とその他の検証オプションを設定します。
- ［保存］をクリックします。
ヒント：データを他のソースに接続したり、Excelからエクスポートしたりする場合は、同期の問題を回避するために列の種類が一致していることを確認してください。また、インポートされたデータが完全に揃っていない場合があるため、一括追加する前に必ず確認してください。
見た目も良く、機能的にも優れています
いくつかのレコードを入力した後、リストの表示方法を変更したい場合があります。デフォルトの「すべてのアイテム」表示が気に入らない人もいるかもしれません。そこで、以下の手順で表示方法を変更しましょう。
- [すべてのアイテム] というドロップダウンをクリックします。
- 新しいビューを作成するか、既存のビューを変更します。
- フィルター、並べ替え順、グループ化を設定します。例えば、日付の降順で並べ替えて、最近のエントリを最初に表示します。
これは、大規模なデータセットを管理している場合や、頻繁にアクセスする情報を一番上に表示したい場合に非常に便利です。また、特定のニーズに合わせて異なるビューを設定することもできます。例えば、「保留中」ビューフィルターを設定して、未完了の項目のみを表示することもできます。少し奇妙に思えますが、正しく設定すれば非常に便利です。
SharePoint リストに煩わされるのはなぜでしょうか?
- 中央ハブ:全員が同じデータを参照できるので、メールの混乱がなくなります。
- 拡張可能: Power Automate を使用すると、ワークフローを開始したり、アラートを送信したり、何かが追加または変更されたときに電子メールをトリガーしたりすることもできます。
- 共同作業:複数の人が同時に編集する場合でも問題ありません。誰かが一時的にロックアウトされても、SharePoint によって管理できます。
- Excel 同期:データをエクスポートしたり、Excel にリンクしたりして、簡単にレポートを作成できます。
よくある質問（当然ですが…）
ええ、これはよく間違えるんですよね。リスト作成時に「Excelから」を選択してスプレッドシートをアップロードすると、SharePointが列の自動マッチングを試みます。たまにエラーが出たり、列が抜けたりすることもあるので、後でもう一度確認してください。
リストを開き、「共有」をクリックして、メールアドレスまたはユーザー名を入力します。共有を許可するには、リストレベルまたはサイトレベルで権限設定が必要になる場合がありますので、アクセス権に関するプロンプトに注意してください。
もちろんです！Power Automate は SharePoint リストに直接接続できます。アイテムが追加または更新されたときにトリガーされるフローを作成するだけです。使い方を覚えれば簡単です。
リストに移動し、設定アイコン（歯車アイコン）の下にある「リスト設定」を選択します。一番下までスクロールして「このリストを削除」をクリックします。確認すると、リストは削除されます。ただし、一度削除すると、バックアップがない限り復元するのは困難ですのでご注意ください。
まとめ
SharePointでリストを作成・カスタマイズするのは、一度コツをつかめばそれほど難しいことではありません。共有データの管理が格段に楽になり、アラートやワークフローを自動化することも可能です。ただし、特にExcelデータをインポートしたり、他のユーザーと共有したりする場合は、権限と列の種類を必ず確認してください。権限やサイト設定が問題になる場合もありますが、それも修正可能です。
まとめ
- Microsoft 365 アカウントを通じて SharePoint にアクセスします。
- 新規>リストメニューを使用して、新規に開始するか、インポートします。
- リストに名前を付け、必要に応じて権限を設定し、列の追加を開始します。
- ビューを使用してデータを整理およびフィルタリングし、簡単にアクセスできるようにします。