SharePointでフォルダーを作成するのは一見簡単そうに見えますが、実際に様々なサイトやビューで試してみると、いくつか問題に遭遇します。ボタンが思った場所になかったり、インターフェースが少し不安定に感じたりします。少し違和感があるかもしれませんが、正確な手順と注意すべき点を知っておくことで、特に急いで整理しようとしている場合は、かなりのストレスを軽減できます。このガイドは、手間をかけずにフォルダーを設定するのに役立ちます。一度コツをつかめば、ファイルを整理し、共有をスムーズに行うことができます。
SharePoint でフォルダーを作成する方法は?
SharePointサイトを開く
この部分は非常に基本的なものですが、ログインしていない場合は他のすべてが意味を持ちません。組織のSharePoint Webサイト（https://）にアクセスしてください。
- ブラウザから会社の SharePoint サイトに移動します。
- Microsoft 365 のログイン詳細を使用してサインインします。
- フォルダーを追加するチームまたはプロジェクト サイトを選択します。
ファイルへのアクセスをさらに改善したい場合は、ファイル エクスプローラー で SharePoint を開く方法を確認してください。特にデスクトップ ユーザーの場合は、ドラッグ操作が簡単になる可能性があります。
ドキュメントライブラリにアクセスする
SharePointサイトには、通常少なくとも1つのドキュメントライブラリがあります。すべてのファイルはそこに保存されます。フォルダーを作成したりファイルをアップロードしたりする前に、このライブラリを開く必要があります。
- 左側のサイドバーまたは上部のナビゲーション メニューで ドキュメント リンクを探します。
- それをクリックしてください。変なメニューや「サイト コンテンツ」の下に隠れていることもあるので、前面中央にない場合は注意してください。
- 新しいフォルダーを追加するライブラリを選択します。
正しいビューに切り替える（オプション）
これは「SharePoint の使用環境によって異なる」という点です。SharePoint にはモダン ビューと従来のクラシック インターフェースがあり、ボタンも大きく異なります。何かおかしい点があったり、オプションが表示されなかったりする場合は、使用しているバージョンをもう一度ご確認ください。
- モダンブラウザをご利用の場合は、ライブラリ上部の「+ 新規」ボタンを探してください。通常は目立つので、見逃すことはないでしょう。
- ツールバー付きの昔ながらのサイトのように見える場合は、おそらくクラシック モードになっており、[アップロード]や[新しいドキュメント]などのオプションが表示されることがあります。
新しいフォルダを作成する
さて、いよいよフォルダーの入手です。手順はモダンとクラシックで若干異なりますが、どちらも慣れてしまえばかなり簡単です。
モダン SharePoint の場合:
- ドキュメント ライブラリの上部にある [ + 新規]をクリックします。
- ドロップダウンからフォルダーを選択します。
- 名前を入力してください。意味のある名前で、ここに何が存在するかを誰もが理解できるようにします。意味不明な名前は避けてください。
- 「作成」をクリックします。
クラシック SharePoint の場合:
- [新規ドキュメント]ボタンまたは[新規]と書かれたドロップダウンをクリックします。
- メニューからフォルダーを選択します。
- フォルダ名を入力します。
- [OK]または[保存]を押します。
設定によっては、フォルダーオプションがすぐに表示されない場合があります。表示されない場合は、画面を更新したり、表示を切り替えたりしてみてください。一部の機種では、「新規」メニューが安定するまでに1、2回クリックする必要がある場合もあります。
フォルダにファイルを移動またはアップロードする
フォルダを作成したら、ドラッグ＆ドロップでも直接アップロードでも、必要なデータを入力するだけです。フォルダをダブルクリックして開き、以下の操作を行います。
- 上部の「アップロード」をクリックするか、デスクトップからファイルを取得してフォルダー ウィンドウにドラッグします。
- アップロードバーが消えるまでお待ちください。大きなファイルのアップロードには時間がかかる場合がありますので、しばらくお待ちください。
- ファイルが内部に表示されていることを確認すれば、完了です。
アップロード後にファイルを整理したい場合は、SharePoint 内でファイルを移動する方法を知っておく必要があります。ブラウザーやネットワークによっては、ドラッグ アンド ドロップがスムーズに動作しないことがあります。
フォルダを閲覧できるユーザーを管理する
特定のユーザーにフォルダの閲覧や編集を許可したい場合は、共有コントロールが重要です。権限を設定するには、以下の手順に従ってください。
- フォルダをクリックして、「共有」ボタンをクリックします。
- メールアドレスまたはグループを入力します。誤って広範囲にアクセスを許可しないように、具体的に入力してください。
- 権限レベルを選択します:表示(読み取り専用)、編集(変更を加える)、またはフル コントロール(管理者用)。
- [送信]をクリックします。
ヒント: Teams を使用している場合は、Teams インターフェースから権限を管理することもできます。これにより、全員が同じチャットに参加している場合に作業が簡単になることがあります。
なぜわざわざフォルダーを作成する必要があるのでしょうか?
フォルダを使うことで、大量のファイルがある場合でもブラウジングや検索が簡単になります。整理整頓することで、検索結果を常に探し回る必要がなくなります。さらに、共同作業にも役立ちます。誰もがどこにファイルを置いたり見つけたりすれば良いかすぐに分かるので、混乱することはありません。ただし、フォルダを使いすぎると、ファイルがネストされてしまう可能性があるので注意してください。メタデータやビューの方が整理整頓に効果的な場合もありますが、フォルダは定番です。
- 必要なものを簡単に見つけられます
- 共有ドライブの乱雑さを軽減
- 個々のフォルダに対する権限処理の改善
もちろん、状況が複雑になった場合は、いつでもファイルにメタデータのタグを付けたり、カスタム ビューを作成したりして、深いフォルダー構造に過度に依存しないようにすることができます。
よくある質問
フォルダの横にある3つの点（⋯）をクリックし、「名前の変更」を選択して新しい名前を入力し、Enterキーを押すだけです。簡単ですが、もしできない場合は、権限が制限されている可能性があります。
はい。フォルダを開いて、「+ 新規>フォルダ」をクリックするだけです。既存のフォルダ内にトップレベルのフォルダを作成するのと同じように機能します。
おそらく権限の問題です。アカウントに編集権限または投稿権限がない場合、新しいフォルダを作成できません。必要に応じて管理者にお問い合わせください。
フォルダをクリックし、3つの点（⋯）をクリックして「削除」を選択します。確認します。ファイルはごみ箱に送られるので、気が変わった場合は復元できますが、急いでいる場合は面倒な場合があります。
まとめ
SharePointでフォルダを作成するのはそれほど難しいことではありませんが、インターフェースに慣れていないと少し扱いにくいと感じるかもしれません。「+新規」ボタンやドキュメントライブラリの場所がわかれば、作業はスムーズに進むでしょう。基本的には、数回クリックするだけで、思い通りのファイル構造を作成できます。これで、頭を悩ませることなく整理整頓したい人にとって、数分の節約になることを願っています。頑張ってください！