SharePoint の使い方: 初心者向けステップバイステップガイド

SharePointは、ファイルを保存、整理、共有するためのMicrosoftのクラウドベースのプラットフォームです。チームがMicrosoft 365を使っているなら、SharePointはどこにでも存在します。ブラウザからでもMicrosoft Teamsからでも、SharePointを使えば共同作業が楽になるはずです。しかし、正直に言うと、必ずしも直感的に操作できるとは限りません。特に、何かが壊れたり、挙動がおかしくなったりすると、なおさらです。そこで、SharePointがうまく動作しない時や、すぐに使い始めたい時に役立つ、実用的なヒントと解決策をまとめてみました。

SharePoint の使い方

SharePointとは

SharePointは、本質的には巨大なデジタルファイルキャビネットのようなもので、チームのイントラネットとしても機能します。ドキュメントを安全に保存し、権限を管理し、バージョンを調整し、さらにはワークフローを自動化することも可能です（そのような機能に興味があれば）。主にブラウザ上で動作するので、なぜもっとシンプルにできないのかと不思議に思うかもしれません。設定によっては、特にブラウザのキャッシュが飽和状態になっていたり、権限の設定が間違っていたりすると、動作が遅くなったり、正しく読み込まれなかったりすることもあります。

• ドキュメントを安全に保存して共有する – もちろんセキュリティは重要です
• 閲覧または編集できるユーザーを管理する
• バージョンを追跡して、誤って重要なものを上書きしないようにします
• 統合機能を使ってタスクを自動化する（興味があれば）

SharePoint にアクセスするには、ブラウザーから直接https://your-organization.sharepoint.comにアクセスするか、Microsoft Teams 内の [ファイル] タブ (チームのドキュメント ライブラリに直接リンク) を介してアクセスします。

SharePointへのアクセス方法

SharePointサイトへのアクセスは簡単であるべきですが、そうでない場合もあります。フリーズしたりエラーが発生したりした場合は、以下の手順に従ってください。

1. Microsoft 365 アカウントにサインインします (通常はhttps://portal.office.com経由) 。
2. アプリ ランチャー (ワッフル アイコン) を開き、SharePoint をクリックします。
3. チームサイトまたはコミュニケーションサイトを選択してください。表示されない場合は、権限が付与されているかどうかを確認してください。
4. サイトのホームページで、ドキュメントライブラリをクリックしてファイルの管理を開始します。

サイトの読み込みが遅かったり、表示されなかったりする場合は、ブラウザのキャッシュをクリアするか、ブラウザ（ChromeとEdgeなど）を切り替えると改善する場合があります。また、Officeライセンスの有効期限が切れていないか、制限されていないかご確認ください。

ファイルの作成と整理方法

ドキュメントライブラリに入れば、フォルダの作成やファイルのアップロードは簡単にできるはずです。しかし、奇妙なことが起こります。ファイルがアップロードされなかったり、フォルダ名がおかしな文字になったりするのです。その詳細は以下の通りです。

1. 上部の「新規」をクリックし、フォルダーまたは Word、Excel、PowerPoint などの特定のファイル タイプを選択します。
2. わかりやすい名前を入力して Enter キーを押します。
3. ファイルを追加するには、デスクトップからドラッグ＆ドロップするか、「アップロード」をクリックします。一括アップロードの場合は、「アップロード」ボタンをクリックすると、複数のファイルを一度に選択できます。
4. フォルダーを使用してファイルを整理したり、メタデータ タグ (プロジェクト名や部門など) を追加したりすると、後で簡単に見つけることができます。

設定によっては、特にインターネット速度が遅い場合、新しいフォルダやファイルがすぐに表示されないことがあります。変更がすぐに表示されない場合は、ページを更新してください。

ファイルを共有しアクセスを管理する方法

SharePoint の便利な点は共有機能ですが、権限が複雑に絡み合って、本来アクセスすべきでないファイルにアクセスできてしまったり、逆にアクセスすべきでないファイルにアクセスできてしまったりすることがあります。その場合の対処法は以下のとおりです。

1. ファイルまたはフォルダの上にマウスを移動し、3 つのドット (その他のオプション) をクリックします。
2. メニューから共有を選択します。
3. 同僚または外部パートナーのメールアドレスを入力します。表示権限または編集権限を付与するかを選択できます。
4. 送信 または 共有 をクリックします。

後で権限を調整したい場合は、「アクセスを管理」（通常は同じメニュー内、またはファイルのプロパティにあるオプション）をクリックしてください。そこから、共有を停止したり、有効期限を設定したり、特定のユーザーのみにアクセスを許可したりできます。権限はすぐに更新されない場合があるので、しばらくお待ちいただくか、設定を変更した後は画面を更新してください。

バージョン履歴の使い方

これは、ファイルが誤って上書きされたり破損したりしたときに役立つ隠れた機能の一つです。バージョン履歴機能により、以前のバージョンを簡単に保存できます。いわば、タイムマシンを巻き戻したようなものです。

1. ライブラリからドキュメントを選択します。
2. 3 つのドットまたはコンテキスト メニューをクリックし、バージョン履歴 を選択します。
3. リストから以前のバージョンを確認したり、変更内容を比較したり、以前のスナップショットを復元したりできます。ただし、一部のブラウザや設定では、読み込みが遅くなったり、権限が制限されている場合は機能しない可能性があります。

あるマシンでは、ブラウザを再起動するまでバージョン履歴が読み込まれないことがあります。理由はよく分かりませんが、よくある不具合です。

SharePoint を Teams および OneDrive と統合する方法

ここが本当に便利なところです。ライブラリを同期すると、オフラインでもファイルエクスプローラーからでも作業でき、変更内容は自動的にSharePointに同期されます。

1. Microsoft Teams で、チャネルの[ファイル]タブに移動します。
2. 同期（クラウドアイコンまたはリンクとして表示されることがあります）をクリックします。OneDrive を開くか、まだインストールされていない場合はインストールするように求められます。
3. 指示に従って認証し、場所を選択します。
4. その後、ドキュメントライブラリがファイルエクスプローラー（Windows）またはFinder（Mac）に表示されます。OneDriveが動作している限り、そこでの変更はリアルタイムで同期されます。

ヒント：一部のネットワークでは、同期プロセスに遅延が発生したり、失敗したりすることがあります。OneDriveを再起動すると、多くの場合問題が解決します。また、大きなファイルを扱う場合は、ローカルディスクに十分な空き容量があることを確認してください。

日常使用のベストプラクティス

正直に言うと、整理整頓は勝利の半分です。わかりやすいフォルダ命名規則を使用し、完全に削除する前に必ずごみ箱を確認してください。機密性の高いドキュメントを扱っている場合は、「チェックアウト」をクリックすることで、誤って編集してしまうのを防ぐことができます。大きな変更があった場合にアラートや通知を設定しておくと、特に共有プロジェクトでは予期せぬ事態を防ぐことができます。

トラブルシューティングとヒント

SharePoint に問題が発生した場合 (読み込み時間が遅い、権限エラー、同期の問題など)、次の簡単な修正方法をお試しください。

1. キャッシュされたデータによって奇妙な読み込み問題が発生する可能性があるため、ブラウザのキャッシュと Cookie をクリアしてください。
2. Microsoft 365 ライセンスの状態を確認してください。ライセンスの有効期限が切れると、アクセスや機能がブロックされる可能性があります。
3. システム トレイから OneDrive 同期クライアントを再起動します。ちょっとした操作が必要な場合もあります。
4. ブラウザー拡張機能の競合を排除するために、別のブラウザー プロファイルまたはシークレット モードで SharePoint を開いてみてください。

問題が解決しない場合は、ネットワーク接続を確認するか、Microsoft 365 管理ステータスページでサービス停止が発生していないかご確認ください。場合によっては、一時的な問題であることもあります。

よくある質問