SharePoint サイトの構築方法: ステップバイステップのチュートリアル

SharePointサイトのセットアップは比較的簡単ですが、権限、レイアウトオプション、メニューの位置などが分かりにくく、頭を悩ませることがあります。サイトを作成しようとして、適切なオプションが表示されなかったり、初期セットアップ後に特定の設定がどこにあるのか分からなかったりして、行き詰まってしまうこともあるでしょう。このガイドでは、無駄な説明や専門用語を使わずに、サイトをゼロから作成し、チームにとって実際に機能するようにカスタマイズする方法を詳しく説明します。目標は、手間をかけずに、プロジェクト、ファイル、簡単な更新のための便利なワークスペースを提供することです。

SharePoint でサイトを作成する方法

SharePointでサイトを作成する手順

まず、適切な権限があることを確認してください。通常、Microsoft 365 の管理者権限、または少なくともサイト作成権限が必要です。これらがすべて揃っていれば、新しいサイトを立ち上げる手順は以下のとおりです。

1. Microsoft 365を開き、SharePoint へ移動します。アプリランチャー（Office ホームページの左上にある小さなグリッド）内にあります。設定によっては、リンクがメニュー内に隠れている場合がありますので、すべてのアプリの下にある「SharePoint」を探してください。
2. そこに到達したら、大きな「+ サイトを作成」ボタンをクリックしてください。このボタンが表示されない場合は、権限を確認してください。デフォルトでは、すべてのユーザーがサイトを作成できるわけではありません。
3. チームサイト（共同作業、ドキュメントの共有、チャットに最適）とコミュニケーションサイト（より広範なグループへの情報配信に最適）のどちらかを選択します。通常、チーム向けの場合はチームサイトを、より広範な更新情報の場合はコミュニケーションサイトを選択します。
4. わかりやすいサイト名を入力してください。「マーケティングキャンペーン2024」や「人事ポリシー」など、誰もがサイトの内容を理解しやすい名前にしましょう。サイト名を入力すると、URLが自動生成されます。必要に応じて変更できますが、シンプルなものにしておきましょう。
5. サイトの目的を説明する説明を追加します。複数のサイトを作成して整理したい場合に役立ちます。
6. プライバシー設定を選択してください。「公開」は組織内の誰でも閲覧可能、「非公開」は閲覧制限付きです。本当にアクセスが必要なのは誰なのかを考えましょう。非公開サイトは、後で誰かに権限を与え忘れた場合、面倒なことになります。
7. メンバーとオーナーを招待するには、メールアドレスまたは名前を入力してください。大規模な組織に所属している場合は、メンバーを追加する権限があるかどうかを再確認する必要があります。権限がないと、期待どおりに機能しない可能性があります。
8. 最後に完了をクリックしてください。これで新しいサイトが公開されました！あとは、設定画面を開いてさらにカスタマイズしたり、重要なドキュメントをアップロードしたりするのをお忘れなく。

サイトを公開したら、コンテンツをフォルダーやドキュメントライブラリに整理しておくと便利です。後から簡単に見つけられるようになります。また、サイトの設定も忘れずに確認しましょう。サイトの外観や権限を変更したり、Webパーツを追加したりできます。

SharePoint サイトをカスタマイズする

基本的なサイトを作成した後は、少し個性的なタッチを加えることで、大きな効果が得られます。テーマを変更したり、Webパーツを追加したり、ロゴをアップロードしたりすることで、企業テンプレートのような印象ではなく、チームが実際に所有しているサイトのような印象を与えることができます。

1. 「設定」>「外観の変更」に移動します。ここからテーマ、色、ヘッダーを選択でき、斬新さよりもカスタマイズ性を高めることができます。
2. 「ページの編集」>「+ Webパーツの追加」を使用して、ニュースフィード、カレンダー、またはリストにWebパーツを配置します。一般的なWebパーツには、ドキュメントライブラリ、埋め込みPower BIレポート、ニュース投稿などがあります。設定によっては、右上の歯車アイコンから編集モードに切り替える必要がある場合があります。
3. ファイルを専用のドキュメントライブラリにアップロードし、必要に応じてフォルダに整理しましょう。こうすることで、チームはファイルの山から探す手間をかけずに、必要な情報を簡単に見つけることができます。
4. ブランディングが重要な場合は、「設定」>「サイト情報」にアクセスし、ロゴをアップロードするか、サイトの説明を変更してください。ここで、サイトをよりパーソナライズすることができます。

また、SharePoint サイト間でコンテンツを頻繁に移動する場合は、ファイルを効率的に移動またはコピーする方法を確認してください。後で面倒な手間が省けます。

SharePoint サイトとは何でしょうか?

基本的にはチームのデジタルワークスペースです。ファイル、会話、最新情報など、すべてが1か所に集約されています。便利なのは、さまざまな種類が用意されていることです。チームサイトは共有ドキュメントを使った社内共同作業用で、コミュニケーションサイトは部署のニュースレターや会社のお知らせなど、情報の発信に特化しています。

コンテンツを整理し、権限を適切に設定することで、SharePoint は混乱を招くツールから、真の働き者へと生まれ変わります。まだ理解できていない方は、SharePoint のハウツーページで基本事項を網羅していますが、このガイドで始めることができるはずです。

そもそもなぜサイトを作成する必要があるのでしょうか?

• ファイル、ニュース、お知らせなどすべてが一元化されるため、ユーザーは探し回ったりリンクを電子メールで送信したりする必要がなくなります。
• ドキュメントのチェックイン、チェックアウト、履歴により、バージョンの混乱を回避するのに役立ちます。
• Teams、Outlook、OneDriveとネイティブに統合されているため、シームレスなワークフローを実現できます。信じられないかもしれませんが、サイトの作成は今や組織的なコラボレーションの基盤となっています。

よくある質問