コンピューターから FAX を送信するのは時代遅れのように思えるかもしれませんが、信じられないかもしれませんが、特に法務文書や昔からの顧客の場合、まだ一部の場所では FAX が求められます。これは、必ずしも最も簡単なプロセスではありません。特に Windows 10 では、Windows がすべてを設定する方法をあまり明確に示していないためです。ただし、FAX モデムと電話回線がある場合は、サードパーティ製のアプリを必要とせずに、実際にはかなり簡単に行うことができます。ハードウェアの準備ができており、Windows が正しく構成されていることを確認するだけです。正しく設定すれば、ドキュメントを PC から直接送信できるため、コピー機で印刷して FAX するよりも毎回優れています。重要なのは、正しい設定を行い、どこをクリックするかを知ることです。当然、Windows はそれを必要以上に難しくする必要がありますよね?
Windows 10でパソコンからFAXを送信する方法
では、手順を説明します。Windows 10 コンピューターから直接 FAX を送信する場合は、Windows に組み込まれている Windows FAX とスキャン機能を使用します。この機能は簡単な FAX 送信には非常に便利ですが、最初にいくつかのものが必要です。動作する FAX モデム (安価で購入できますが、Windows 10 と互換性があることを確認してください)、そのモデムに接続された電話回線、および Windows でのすべてがどこにあるのかを明確に理解していることです。セットアップが完了したら、すぐに使用できます。追加のソフトウェアは必要ありません。最初は少しいじくり回す必要がありますが、一度動作させてしまえば、あとは順調です。信頼できる相手に簡単な FAX を送信してテストすることを忘れないでください。接続が不安定な場合があり、あるセットアップでは最初はうまくいっても、別のセットアップではうまくいかないことがあります。こうしておけば、大きな法的文書を送信しても驚くことはありません。
Windows FAXとスキャンを開く
まず最初に、 Windows FAXとスキャンを起動します。スタートメニューの横にある検索バーに「Windows FAXとスキャン」と入力すると見つかります。表示されたら、開いてください。私の経験では、これはデジタルFAX機のようなもので、面倒な手間をかけずに送受信できます。インストールされていない場合は、オプション機能をオンにする必要があるかもしれません（「設定」>「アプリ」>「オプション機能」>「機能の追加」>「Windows FAXとスキャン」を参照）。ただし、ほとんどのWindows 10では既にこの機能が搭載されているか、そこから簡単に利用できます。
FAXモデムのセットアップ
この部分は一番難しいかもしれませんが、非常に重要です。FAX モデムを USB ポート (内蔵 PCI スロット) に接続し、モデムから電話回線に電話コードを差し込んで、Windows で認識されることを確認します。コントロール パネル > ハードウェアとサウンド > デバイスとプリンターの順に選択し、モデムが表示されるかどうかで確認できます。セットアップによってはドライバーの更新が必要になる場合がありますので、製造元の Web サイトで最新のドライバーを確認してください。Windows がモデムを自動的に検出しない場合は、ドライバーを手動でインストールするか、devmgmt.mscデバイス マネージャーを開くなどのコマンドを実行する必要があります。モデムが認識されない場合は、問題が解決するまで何もできませんので、まずはすべてのケーブル接続とドライバーの更新を再確認してください。
送信する新しいFAXを作成する
モデムの準備ができたら、アプリから「新規FAX」をタップします。新規メールの作成と同じように操作してください。メッセージを入力し、ファイルを添付し、受信者のFAX番号を入力できるウィンドウが表示されます。書類を添付します。PDFが最も信頼性が高い傾向がありますが、TIFFやDOCも使用できます。スキャナーから送信する場合や、テンプレートがある場合は、それらを手元に置いておくと、後でファイルを探す手間が省けます。
ダイヤルしてファックスを送信する
受信者の FAX 番号を慎重に入力してください。二重チェックを行ってください。間違った数字を入力すると、重要な文書が悪意のある人の手に渡ってしまう可能性があります。必要に応じて表紙を追加したり、アプリで許可されている場合はカスタム テキストを挿入することもできます。準備ができたら、[送信]をクリックします。アプリがモデム経由で受信者の FAX 機にダイヤルし、文書を送信します。この処理には、特にファイルが大きい場合は数分かかることがあります。電話回線を空けたままにして、接続を妨げる可能性のある別のタスクを開始しないでください。時々、奇妙な動作をすることがあります。マシンによっては、最初の数回の試行が失敗しても、再起動またはドライバーの再インストール後に成功することがあります。しばらく待ってから、[送信トレイ] または[送信済みアイテム]フォルダーの状態をチェックして、送信が完了したことを確認してください。
FAX送信を楽にするヒント
- FAX モデムが Windows 10 と互換性があることを確認してください。これにより、多くの手間が省けます。
- 電話回線を確認してください。ノイズや切断があるとファックスが送信できません。
- テスト実行を行います。つまり、すべてが正しく接続されていることを確認するために、友人のマシンにファックスを数通送信します。
- 可能であれば、よく使用する FAX 番号とテンプレートを保存しておけば、毎回詳細を入力する必要がなくなります。
- Windows とドライバーのアップデートを最新の状態に保ってください。古いドライバーは不具合や遅延の原因になります。
よくある質問
電話回線がなくてもファックスは使えますか？
いいえ、従来のファックス送信は依然として固定電話が主流です。デジタルサービスもいくつかありますが、サードパーティ製のアプリを利用することが多いです。
専用の FAX モデムが必要ですか?
シンプルかつ信頼性の高い接続をご希望であれば、可能です。PCとFAX機を回線経由で通信するには、物理モデムまたは仮想モデムが必要です。
追加のソフトウェアなしでファックスを送信できますか?
はい、Windows FAXとスキャンは内蔵されているので、サードパーティ製のツールは必要ありません。ハードウェアが互換性があることを確認してください。
ファックスが送信されたかどうかはどうすればわかりますか?
Windows FAXとスキャンで送信済みアイテムを確認してください。エラーなく送信済みと表示されれば問題ありません。ただし、回線が話し中だったりデバイスに問題があったりすると、エラーメッセージが表示される場合があります。
Windows 10 でファックスを受信できますか?
はい、もちろんです。ただし、アプリで受信ファックスを受信するように設定し、モデムが着信用に設定されていることを確認する必要があります。通常は、受信のプロンプトが表示されるか、チェックボックスをオンにする必要があります。
まとめ
- FAX モデムを接続し、電話回線に接続します。
- Windows FAXとスキャンを開きます。
- 必要に応じてモデムを設定してください。
- 新しいファックスを作成し、文書を添付します。
- 受信者の番号を入力して送信を押します。
まとめ
このプロセス全体は少し古風に思えるかもしれませんが、すべてが正しく設定されていれば本当にうまく機能します。さらに、デジタルオプションがうまく機能しない場合や、急いでいてサードパーティのサービスを利用したくない場合にも、頼りになる代替手段となります。ただし、ハードウェアの互換性と正しい設定が鍵となることを忘れないでください。一度うまく動作するようになれば、従来の方法で文書を送信するのは驚くほど簡単です。これでアップデートが1つでも完了すれば、ちょっとした手動設定で90年代の懐かしさを味わいながら、デジタルの利便性も享受できます。