Word 2011でデータを完璧なアルファベット順に並べるのは、以前ほど面倒ではなくなりましたが、どこを見れば良いのか分からないと、今でもつまずいてしまうことがあります。簡単なリストを整理する場合でも、表全体を整理する場合でも、Wordには便利な並べ替え機能が組み込まれています。問題は、この機能が「ホーム」タブの奥深くに隠れているため、注意を払っていないと間違った項目を選択したり、適切なオプションの設定を忘れたりしてしまうことです。しかし、一度コツをつかんでしまえば、非常に簡単です。数回クリックするだけでデータが並べ替えられます。そこで、その方法を詳しく説明し、さらにいくつかのヒントもご紹介します。
Word 2011でアルファベット順に並べ替える方法
適切なテキストまたはデータを選択する
アルファベット順に並べ替えたいリスト、表の列、またはテキストブロックをハイライト表示します。Wordはハイライト表示されたものだけを並べ替えるので、必要なものだけを選択するようにしてください。表の場合は、列見出しをクリックするか、並べ替えたいセルをハイライト表示します。箇条書きや番号を含むリストの場合は、それらも選択範囲に含めてください。設定によっては、選択しないと順序がおかしくなる可能性があるため、安全策を講じることをお勧めします。
例えば、箇条書き付きの名前リストがある場合、ドラッグしてすべての名前と箇条書きをハイライト表示します。表でも同様です。すべての一貫性を保つには、一番上のセルをクリックするか、列全体を選択します。
「ホーム」タブをクリックします
フォント、スタイル、そして並べ替えボタンなど、基本的なコマンドのほとんどがここにあります。上部にある「ホーム」タブを見つけてクリックしてください。通常は画面の中央に表示されるので、それほど時間はかかりません。Wordは便利な機能を数クリックで操作できるように隠しているからです。
「並べ替え」ボタンを見つけます
「段落」グループの中に、AとZに下矢印が付いたような小さなアイコンがあります。そう、それが「並べ替え」ボタンです。小さなボタンになっている場合もありますが、マウスオーバーするとツールヒントに「並べ替え」と表示されます。バージョンによっては多少異なる場合がありますが、常に同じ場所にあります。
それをクリックすると、ダイアログボックスがポップアップします。ここで魔法が起こります。正しいオプションを選択する必要があるため、多くの人がここで失敗します。
並べ替えの設定をする
「テキストの並べ替え」ダイアログボックスで、列またはリストの種類を選択します。リストの場合は、並べ替えの種類として「段落」または_「テキスト」_が自動的に選択されます。表を並べ替える場合は、「並べ替え」ドロップダウンから適切な列を選択します。並べ替え順序は「昇順」（AからZ）または「降順」（ZからA）に設定してください。
ちょっとした裏技があります。リストにヘッダー行があり、それを並べ替えたくない場合は、ダイアログボックスの下部にある「ヘッダー行」のチェックを外してください。設定によってはWordが自動的にヘッダーを検出しますが、必ずしも確実に検出されるとは限りません。
また、一部の機種ではWordのソート機能が大文字と小文字を区別するため、大文字の単語と小文字の単語の並びが異なる場合があります。理由は聞かないでください。これはよくあることです。
「OK」をクリックして、処理が完了するのを確認します。
すべてが正しく表示されたら、「OK」 をクリックすると、Word が選択したテキストまたは表の順序を変更します。少し奇妙ですが、最初は何も起こらないように見える場合があります。その場合は、もう一度クリックするか、元に戻す (Cmd+Z) してからもう一度試してみてください。
リストや表がアルファベット順に並び替えられるので、わざわざ手動でドラッグする手間をかけなくても、ドキュメントがずっと整理された印象になります。設定によっては、最初にうまくいかない場合は再度選択したり、オプションを調整したりする必要があるかもしれませんが、通常は正確な選択と適切な設定だけで済みます。
アルファベット順の旅をスムーズにするための追加のヒント
- 並べ替える前に、選択内容を再度確認してください。ヘッダーが欠落していたり、余分なテキストがあると混乱が生じる可能性があります。
- リストに大文字と小文字の違いがあり、順序を一定にしたい場合は、まずすべてのテキストを大文字または小文字に変換することを検討してください (強調表示し、[ホーム] タブで [大文字と小文字の変更] を選択します)。
- 元に戻す必要がありますか? 元に戻すショートカット ( Cmd + Z) は、簡単な修正に最適です。
- 複雑なデータの場合、最初にリストをテーブルに変換し、その後でそのように並べ替えて制御しやすくする方が簡単な場合があります。
- プロのヒント：並べ替える前に、万が一間違えた場合に備えて、元のリストのバックアップまたはコピーを保存しておきましょう。安全第一です。
よくある質問
箇条書きや数字を使ってリストをアルファベット順に並べることはできますか?
大丈夫です。箇条書きや番号も含めてすべて選択するだけで、Wordがテキストと一緒に並べ替えてくれます。ただし、テキストの並べ替え時に箇条書きの位置が変わらない場合もありますが、設定によっては項目と一緒に移動する場合もあります。違和感がある場合は、少し試してみてください。
リストにヘッダー行がある場合はどうなりますか?
並べ替えダイアログで「ヘッダー行」のチェックを必ず外してください。そうしないと、Wordがヘッダーをリストの一部として扱い、正しく表示されない可能性があります。そうすることで、ヘッダーが上部に表示され、残りの項目は正しく並べ替えられます。
ZからAの順に並べ替えることはできますか?
はい、並べ替えダイアログで「降順」を選択するだけです。とても簡単です。並べ替えで大文字と小文字が区別されているか、Zが最後の文字として正しく処理されているか、必ず確認してください。時々、少しおかしな動作をすることがあります。
言語は要因になりますか?
並べ替えは通常、言語設定に従いますが、異なる言語の単語や特殊文字を並べ替える場合は、結果が異なる場合があります。Word の言語設定を調整する必要がある可能性があります。
テーブル内の複数の列を並べ替えることはできますか?
はい、可能ですが、まずどの列で並べ替えるかを指定する必要があります。「並べ替え」ダイアログで並べ替えレベルを追加して、列の優先順位を設定できます。ただし、データが表形式で適切にフォーマットされている方が、散らばったテキストブロックを並べ替えるよりも簡単です。
まとめ
- リストまたはテーブルの列を選択します。
- 「ホーム」タブに移動します。
- 段落グループ内の「並べ替え」ボタンをクリックします。
- 並べ替えオプション（テキスト、昇順、降順）を選択します。
- 「OK」をクリックして、自動的に整理されるのを確認します。
まとめ
Word 2011には、アルファベット順の自動入力機能が標準搭載されていることに気づかない人が意外と多いものです。使い方に慣れれば、本当に時間の節約になります。ただし、適切な選択をし、設定をしっかり確認し、重要なデータはバックアップを取っておくようにしましょう。特に複数のパソコンで使う場合は、多少の試行錯誤が必要になるかもしれませんが、全体的にはワークフローを簡素化できる便利な機能です。