Een lijst maken in SharePoint: een stapsgewijze aanpak

Het maken van een lijst in SharePoint is een handige manier om gegevens bij te houden, workflows te organiseren of gewoon iedereen op één lijn te houden. Of je nu SharePoint Online gebruikt als onderdeel van Microsoft 365 of gewoon een wat oudere configuratie, het maken van een goede lijst kan helpen bij het automatiseren van taken en het soepeler laten samenwerken. Soms lopen mensen tegen problemen aan vanwege machtigingen, navigatieproblemen of gewoon omdat ze niet weten welke opties ze moeten kiezen. Deze walkthrough helpt je op weg en wijst op een aantal valkuilen waar je tegenaan kunt lopen. Als het eenmaal klaar is, vraag je je af hoe je ooit zonder hebt gekund.

Hoe maak ik een lijst in SharePoint?

Open SharePoint (en vergeet uw inloggegevens niet)

De eerste stap is altijd toegang krijgen tot je SharePoint-site. Meestal ga je via Microsoft 365 naar de SharePoint- app. Als je deze niet ziet, kijk dan onder Alle apps of vraag het aan de IT-afdeling of de app beschikbaar is. Meld je aan met je werk- of schoolaccount en navigeer vervolgens naar de juiste site waar je de lijst nodig hebt. Het is de moeite waard om deze site te bookmarken als je van plan bent hem vaak te gebruiken. Niets is zo vervelend als telkens naar de link te moeten zoeken.

1. Meld u aan bij uw Microsoft 365-account.
2. Klik op de SharePoint -app in het dashboard.
3. Selecteer de site waar je de lijst wilt maken. Het kan zijn dat je een paar minuten van tevoren moet klikken als je beperkte rechten hebt.

Professionele tip: Om het uzelf gemakkelijker te maken, kunt u met de rechtermuisknop op de website in uw browser klikken en deze toevoegen aan uw favorieten of vastzetten. Zo hoeft u niet elke week naar die URL’s te zoeken.

Tijd om de lijst te maken!

Zodra je ter plaatse bent, klik je op de grote knop Nieuw in het menu. Sommige sites hebben ook een snelkoppeling in de snelstartbalk of op de pagina met site-inhoud. Het is belangrijk om ‘Lijst ‘ te kiezen uit de dropdown: als je alleen ‘Documentbibliotheek’ of ‘Pagina’ ziet, ben je hier aan het verkeerde adres.

1. Klik op de startpagina van uw site op de knop Nieuw.
2. Kies Lijst uit de opties die verschijnen.
3. Bepaal hoe u wilt beginnen:
   • Een lege lijst als je alles vanaf nul wilt opbouwen (succes).
   • Vanuit Excel als u al gegevens klaar hebt en niet alles opnieuw wilt typen.
   • Vanuit een bestaande lijst, als u een eerdere lijst wilt klonen.
   • Sjablonen als je geen zin hebt om te werken en vooraf gedefinieerde lay-outs wilt, zoals probleemregistratie of evenementenplanning. Soms zijn deze sjablonen niet altijd even effectief, afhankelijk van je rechten of versie. Controleer daarom of ze al op je site zijn geïnstalleerd of via de beheerder moeten worden toegevoegd.

Stel de hersenen van uw lijst in

Nadat je je stijl hebt gekozen, is het tijd om er een goede naam en wat context aan te geven. Dit helpt jou en anderen later te begrijpen waar het over gaat. Vul de naam in en voeg eventueel een beschrijving toe als je je beschrijvend wilt voelen. Als je al vooruitdenkt over de navigatie, schakel dan de optie ‘ Weergeven in sitenavigatie’ in. Klik op ‘Maken’ als je klaar bent.

Als je later besluit dat bepaalde mensen deze lijst niet mogen zien of niet mogen bewerken, moet je de rechten aanpassen (daarover later meer).Maar voor nu is het tijd om kolommen toe te voegen.

Laten we wat kolommen en dergelijke toevoegen

Hier definieert u welke informatie de lijst zal bevatten. Houdt u taken, inventaris of feedback bij? Voeg kolommen toe voor Tekst, Getal, Datum, Persoon, Keuze of andere typen, afhankelijk van het soort gegevens. Wanneer u een kolom toevoegt, ziet u opties zoals ‘Vereist’, ‘Standaardwaarde’ en ‘Uniek’.Experimenteer hiermee om dubbele vermeldingen te voorkomen of regels af te dwingen.

1. Klik op de knop + Kolom toevoegen. Deze bevindt zich bovenaan of aan de zijkant van uw lijstweergave.
2. Selecteer het type dat bij uw gegevens past. Meestal zijn Tekst of Datum de beste keuzes.
3. Stel de kolomnaam en eventuele andere validatieopties in.
4. Klik op Opslaan.

Pro tip: Als je gegevens verbinding maken met andere bronnen of geëxporteerd zijn vanuit Excel, zorg er dan voor dat je kolomtypen overeenkomen om synchronisatieproblemen te voorkomen. Soms zijn de geïmporteerde gegevens ook niet perfect uitgelijnd, dus controleer dit nogmaals voordat je ze in bulk toevoegt.

Zorg dat het er goed uitziet en voor je werkt

Nadat u een paar records hebt ingevuld, wilt u mogelijk de weergave van de lijst wijzigen. Niet iedereen is gecharmeerd van de standaardweergave ‘Alle items’.Om het leven gemakkelijker te maken:

1. Klik op het keuzemenu met de tekst Alle items.
2. Selecteer Nieuwe weergave maken of een bestaande weergave wijzigen.
3. Configureer filters, sorteervolgorde en groepering. Sorteer bijvoorbeeld aflopend op datum om de meest recente items als eerste te zien.

Dit is superhandig als je grote datasets beheert, of als je vaak geraadpleegde informatie bovenaan wilt hebben. Je kunt ook verschillende weergaven instellen voor specifieke behoeften, zoals een filter ‘In behandeling’ om alleen onvolledige items weer te geven. Het is een beetje vreemd, maar erg handig als je het goed doet.

Waarom zou u SharePoint-lijsten gebruiken?

• Centrale hub: Hiermee ziet iedereen dezelfde gegevens, geen e-mailchaos meer.
• Uitbreidbaar: met Power Automate kunt u workflows starten, waarschuwingen verzenden en zelfs e-mails laten versturen wanneer er dingen worden toegevoegd of gewijzigd.
• Samenwerken: Meerdere mensen tegelijk bewerken? Geen probleem – zelfs als iemand tijdelijk wordt buitengesloten, maakt SharePoint het beheersbaar.
• Excel-synchronisatie: exporteer gegevens of maak een koppeling naar Excel voor rapportage zonder gedoe.

Veelgestelde vragen (want natuurlijk…)