Het opzetten van een SharePoint-site is vrij eenvoudig, maar soms kunnen de rechten, lay-outopties of menulocaties je hoofd doen breken. Misschien probeer je een site te maken en loop je vast omdat je de juiste opties niet ziet, of weet je niet waar je bepaalde instellingen kunt vinden na de eerste installatie. Deze handleiding laat zien hoe je een site helemaal opnieuw kunt maken en aanpassen zodat deze echt werkt voor je team, zonder overbodige poespas of al te technisch jargon. Het doel is om de site minder gedoe te geven en hem meer een handige werkruimte te maken voor projecten, bestanden en snelle updates.
Hoe maak ik een site in SharePoint?
Stappen om een site in SharePoint te maken
Zorg er eerst voor dat je de juiste rechten hebt. Meestal moet je beheerder zijn of ten minste rechten hebben om sites te maken in je Microsoft 365-configuratie. Als dat allemaal geregeld is, lees je hier hoe je een nieuwe site kunt starten.
- Open Microsoft 365 en ga naar SharePoint. Je vindt het in de app-launcher (het kleine raster in de linkerbovenhoek van je Office-homepage).In sommige configuraties is de link mogelijk verborgen in het menu, dus zoek gewoon naar ‘SharePoint’ onder alle apps.
- Klik daar op de grote knop + Site maken. Als je deze niet ziet, controleer dan je rechten nog eens: niet iedereen kan standaard sites maken.
- Kies tussen een teamsite (geschikt voor samenwerking, gedeelde documenten, chats) of een communicatiesite (meer voor het delen van informatie met grotere groepen).Als het voor je team is, kies je meestal voor een teamsite; voor bredere updates kies je voor Communicatie.
- Typ een duidelijke sitenaam. Iets als “Marketingcampagne 2024” of “HR-beleid” zorgt ervoor dat iedereen herkent waar het over gaat. De URL wordt automatisch gegenereerd terwijl u dit doet. U kunt deze indien nodig wijzigen, maar houd het simpel.
- Voeg een beschrijving toe waarin u uitlegt waar de site voor is. Dit is handig als u er meerdere maakt en alles overzichtelijk wilt houden.
- Kies de privacyinstelling. Openbaar betekent dat iedereen in uw organisatie het kan zien; Privé betekent dat het beperkt is. Denk na over wie er echt toegang nodig heeft; privésites kunnen lastig zijn als u later vergeet iemand toestemming te geven.
- Nodig leden en eigenaren uit door hun e-mailadressen of namen in te voeren. Als je deel uitmaakt van een grote organisatie, moet je soms dubbel controleren of je de juiste rechten hebt om mensen toe te voegen, anders werkt dit mogelijk niet zoals verwacht.
- Klik ten slotte op Voltooien. Dat is alles — je nieuwe site is live! Vergeet alleen niet om naar de instellingen te gaan om hem verder aan te passen of belangrijke documenten te uploaden.
Zodra je site online is, is het een goed idee om de content te ordenen in mappen of documentbibliotheken. Zo kun je later gemakkelijker dingen terugvinden. Vergeet ook niet de instellingen van de site te bekijken; je kunt de vormgeving en rechten wijzigen of webonderdelen toevoegen.
Pas uw SharePoint-site aan
Nadat je de basis van de site hebt gemaakt, kun je een aantal persoonlijke accenten toevoegen. Door thema’s te wijzigen, webonderdelen toe te voegen of logo’s te uploaden, voelt de site minder als een bedrijfssjabloon en meer als iets dat je team daadwerkelijk bezit.
- Ga naar Instellingen > Uiterlijk wijzigen. Hier kunt u thema’s, kleuren en headers kiezen, waardoor het minder fris en meer op maat wordt.
- Gebruik Pagina bewerken > + Webonderdeel toevoegen om nieuwsfeeds, agenda’s of lijsten toe te voegen. Veelvoorkomende webonderdelen zijn onder andere documentbibliotheken, ingesloten Power BI-rapporten of nieuwsberichten. In sommige configuraties moet u mogelijk via het tandwielpictogram rechtsboven naar de bewerkingsmodus overschakelen.
- Upload je bestanden naar speciale documentbibliotheken en orden ze in mappen als dat zinvol is. Zo kan je team vinden wat ze nodig hebben in plaats van door een wirwar van bestanden te moeten spitten.
- Als branding belangrijk is, ga dan naar Instellingen > Site-informatie en upload je logo of wijzig de sitebeschrijving. Hier kun je je site een persoonlijkere uitstraling geven.
En als u vaak content tussen SharePoint-sites verplaatst, lees dan hoe u bestanden efficiënt kunt verplaatsen of kopiëren. Dat bespaart u later een hoop gedoe.
Wat is eigenlijk een SharePoint-site?
Het is in feite de digitale werkruimte van je team. Bestanden, gesprekken, updates – alles op één plek. Het mooie is dat je verschillende typen krijgt: Teamsites zijn voor interne samenwerking met gedeelde documenten, terwijl Communicatiesites meer gericht zijn op het verspreiden van informatie – zoals een afdelingsnieuwsbrief of bedrijfsaankondigingen.
Door je content goed te organiseren en de juiste rechten te gebruiken, verander je SharePoint van een onoverzichtelijke hoop in een echte werkpaard. Als je nog niet helemaal uit je hoofd bent, worden de basisbeginselen behandeld in de uitgebreide SharePoint-handleidingen, maar hiermee kun je alvast aan de slag.
Waarom zou je überhaupt een site maken?
- Alles wordt gecentraliseerd: bestanden, nieuws, aankondigingen. Mensen hoeven dus niet zelf naar informatie te zoeken of links te mailen.
- Voorkom versiechaos met document-check-ins, check-outs en geschiedenis.
- Integreert naadloos met Teams, Outlook en OneDrive, voor een naadloze workflow. Geloof het of niet, het maken van een site is tegenwoordig zo’n beetje de ruggengraat van georganiseerde samenwerking.
Enkele snelle veelgestelde vragen
De ene is bedoeld voor samenwerking binnen kleinere groepen – denk aan projectteams – terwijl de andere bedoeld is om informatie te delen met een groter publiek. Klinkt logisch?
Ja. Dat kan via het SharePoint-beheercentrum, maar wees voorzichtig: het hernoemen van een site-URL kan problemen opleveren met sommige links of integraties.
Stel het in als privé tijdens het aanmaken, of ga later naar Site-instellingen > Rechten om aan te passen wie de inhoud mag zien of bewerken. Niet zo eng als het klinkt, je moet alleen letten op de gebruikersrollen.
Absoluut. Wanneer een teamsite wordt aangemaakt, worden Teams-groepen meestal automatisch gekoppeld, zodat je rechtstreeks vanuit Teams kunt chatten, vergaderen en samenwerken. Handig als je Teams veel gebruikt.
Afronding
Het maken van een SharePoint-site is geen groot, ingewikkeld proces; als je eenmaal weet waar je moet zoeken, is het een kwestie van door menu’s klikken en informatie invullen. Het echte werk is om de site aan te passen aan de behoeften van je team – thema’s, webonderdelen, machtigingen – dát is wat hem dagelijks nuttig maakt. Als je een duidelijk doel hebt en alles georganiseerd houdt, wordt het in een mum van tijd de beste vriend van je team.