Steeds meer e-mails bevatten tegenwoordig tabellen, vooral wanneer je gegevens overzichtelijk wilt presenteren. Het is een beetje vreemd, maar de meeste e-mailclients ondersteunen nu het invoegen van basistabellen, maar het proces is niet altijd even eenvoudig, vooral niet als je tussen apparaten of platforms wisselt. Soms is de ingebouwde tabelfunctie, zoals in Outlook voor desktop, handig, maar op mobiele apparaten moet je een beetje zoeken naar oplossingen. Deze handleiding behandelt de belangrijkste manieren om tabellen in je e-mails te krijgen, of je nu op een pc of mobiel werkt, of gewoon een universele methode wilt die overal werkt. Het doel is om je gegevens er netjes uit te laten zien zonder al te veel gedoe, en geloof me, als je het eenmaal onder de knie hebt, gaat het vrij soepel – behalve wanneer dat niet zo is en je tegen eigenaardigheden aanloopt die je de haren uit het hoofd doen trekken. Maar maak je geen zorgen, dit zou de verwarring moeten helpen doorbreken en die tabellen op hun plek krijgen.
Methode 1 – Een tabel invoegen in Outlook-e-mail op de pc
De Outlook desktop-app heeft een verrassend goede tabeleditor, een beetje zoals Word, die je leven makkelijker maakt als je snel een tabel moet toevoegen. Natuurlijk is hij niet perfect – de rasterselectie is beperkt tot 10×10, wat prima is voor kleine dingen, maar grotere tabellen? Daar is de handmatige optie “Tabel invoegen…” handig. In sommige configuraties werkt het klikken op “Raster invoegen” prima, maar in andere moet je het misschien handmatig doen, dus raak niet gefrustreerd als het in het begin wat hapert. Nadat je je tabel hebt gemaakt, kun je de grootte ervan aanpassen, cellen samenvoegen of splitsen, wat ook vergelijkbaar is met Word, maar pas op: het contextmenu kan nogal lastig zijn en opent mogelijk niet volledig als je tabel te groot is of op een vreemde plek staat.
Een tabel invoegen in Outlook op Windows
- Ga naar Outlook en begin met het opstellen van een e-mail. Als het venster te krap aanvoelt of als je een prettigere bewerkingservaring wilt, zoek dan naar de knop ‘Openen in nieuw venster’ (meestal een pictogram in de rechterbovenhoek).Daarmee zou je een volledig Word-achtige interface moeten hebben om mee te werken. Dit maakt het invoegen en bewerken van tabellen een stuk soepeler.
- Ga naar het tabblad ‘Invoegen’ in het lint. Klik erop en plaats de cursor op de gewenste plek voor de tabel.
- Klik op de knop ‘Tabel’ – dat is het rasterpictogram. Je kunt met je muis over het raster bewegen om het aantal rijen en kolommen te kiezen, maar houd er rekening mee dat het beperkt is tot 10×10, tenzij je de handmatige methode kiest.
- Voor grotere tabellen: Kies “Tabel invoegen…” in de keuzelijst. Er verschijnt een klein dialoogvenster waarin u precies kunt aangeven hoeveel rijen en kolommen u nodig hebt. Klik op “OK” nadat u uw getallen hebt ingevoerd.
- Voer je gegevens in – net zo eenvoudig als in Word. Pas de grootte van de tabel aan door de hoeken of randen in de rechteronderhoek te verslepen. Wil je cellen samenvoegen? Selecteer meerdere cellen, klik vervolgens op het pictogram met de drie puntjes dat verschijnt en kies ‘Cellen samenvoegen’.Om samengevoegde cellen te splitsen, selecteer je ze en kies je ‘Cellen splitsen’ in hetzelfde menu.
Let op: het menu met tabelopties gedraagt zich soms vreemd als je de tabel van formaat verandert of verplaatst. Soms moet je dus de grootte of positie aanpassen. Maar over het algemeen is het behoorlijk betrouwbaar als je eenmaal gewend bent aan de opties.
Methode 2 – Een tabel invoegen in een e-mail voor Outlook op mobiel
Probeer je dit op een telefoon of tablet met de mobiele app van Outlook? Veel succes. De app ondersteunt de ingebouwde tabeleditor niet, althans niet rechtstreeks. Dus, de oplossing? Gebruik Outlook in de browser, wat wat omslachtig is, maar wel werkt. Ja, het is een zwakke plek, want Windows moet het natuurlijk moeilijker maken dan nodig is.
Open je mobiele browser en navigeer naar Outlook voor het web. Meld je aan met je account. Als je je niet elke keer wilt aanmelden, kun je de aanmelding opslaan, maar wees voorzichtig als het een gedeeld apparaat betreft. Je kunt een vreemde zoom krijgen wanneer je de e-maileditor uitvouwt, dus wees daar voorzichtig mee. Zoom uit als je de volledige werkbalk wilt zien.
Tik op ‘Nieuwe e-mail’ om te beginnen met schrijven. Vouw het editorvenster uit door op het uitvouwpictogram te tikken (meestal een dubbele pijl of een uitvouwknop).Omdat je hier niet rechtstreeks tabellen kunt invoegen, is de truc om je tabel ergens anders te maken, bijvoorbeeld in Google Sheets of Excel, en deze vervolgens te kopiëren.
Zodra je tabel klaar is, houd je hem lang ingedrukt en kies je ‘Kopiëren’.Ga vervolgens terug naar het e-mailconcept, tik in de hoofdtekst waar je hem wilt hebben en tik op ‘Plakken’.De tabel zou moeten verschijnen en je kunt hem verplaatsen of de grootte ervan aanpassen door hem te selecteren of te bewerken. Houd er rekening mee dat de tabel op sommige apparaten als afbeelding kan worden geplakt. Als de opmaak er niet goed uitziet, moet je de tabel mogelijk aanpassen of opnieuw maken in een andere tool.
Methode 3 – Een tabel invoegen in een e-mail op alle platforms
Deze optie is een soort universele workaround: gebruik een speciale tabeleditor zoals Google Sheets of Excel, maak je tabel en zet hem over. Dit is vooral handig als je geen directe ondersteuning hebt in je e-mailclient of als je meer controle wilt over de stijl en lay-out.
Maak je tabel in Google Sheets, Excel of een andere tabeleditor. Vul hem met de gegevens die je nodig hebt. Zorg er wel voor dat hij er goed uitziet, want als je hem eenmaal hebt geplakt, kun je hem in de e-mail nog maar beperkt aanpassen.
Kopieer de hele tabel – sleep eroverheen en klik Ctrl + C(of houd de knop lang ingedrukt en tik op ‘Kopiëren’ op je telefoon).Ga vervolgens naar je e-mailvenster en klik waar je de tabel wilt hebben. Plak deze met Ctrl + V(of houd de knop lang ingedrukt en tik op ‘Plakken’).
Op sommige platforms wordt de tabel direct in de e-mailtekst geplaatst, inclusief rasterlijnen. Als het er niet helemaal goed uitziet, of als je de opmaak wilt opschonen, selecteer je de geplakte tabel, zoek je naar ‘Stijlen’ of ‘Opmaak’ en kies je indien nodig ‘Opmaak wissen’.Vergeet echter niet dat je ook afbeeldingen kunt plakken, dus controleer goed of het een echte tabel is en niet zomaar een afbeelding. Want Windows en e-mailclients zoals Gmail of Outlook kunnen hier natuurlijk inconsistent in zijn.
In één configuratie werkte het in één keer. In een andere configuratie was de opmaak helemaal scheef en waren er wat handmatige aanpassingen nodig. Het geheel voelt wat onhandig aan, maar het is beter dan niets als je e-mailclient geen standaard tabellen ondersteunt.
Samenvatting
- U kunt de ingebouwde tabelhulpmiddelen van Outlook op de pc snel gebruiken, maar het is wel beperkt als u grotere tabellen nodig hebt.
- Op mobiele apparaten is de browsertruc eigenlijk het enige wapen: tabellen ergens anders aanmaken of kopiëren en dan plakken.
- Voor ultieme controle kun je tabellen in een andere editor maken, deze kopiëren en in je e-mail plakken. Pas wel op voor geplakte afbeeldingen of opmaakfouten.
Afronding
Tabellen in e-mails zijn geen hogere wiskunde, maar ze kunnen wel irritant zijn als de tools niet meewerken. De native editor op Windows of de browserhack op mobiele apparaten uitproberen, dekt de meeste use cases. Het voelt wat inconsistent aan, maar ach – het is beter dan handmatig HTML bouwen, wat voor de meeste mensen overbodig is. De belangrijkste les? Bereid je tabellen van tevoren voor in een spreadsheet en voeg ze toe – het werkt verrassend goed, zelfs als de opmaak niet altijd meteen perfect is.
Hopelijk scheelt dit iemand een paar uur. Houd er wel rekening mee dat sommige platforms beter zijn dan andere, en dat je misschien wat geduld nodig hebt.