Faxen vanaf een computer lijkt misschien wat ouderwets, maar geloof het of niet, sommige plaatsen vragen er nog steeds om – vooral voor juridische documenten of ouderwetse klanten. Het is niet altijd even eenvoudig, vooral niet met Windows 10, omdat Windows niet echt duidelijk aangeeft hoe je alles moet instellen. Maar als je een faxmodem en een telefoonlijn hebt, kun je het eigenlijk vrij eenvoudig doen, zonder dat je apps van derden nodig hebt. Het is gewoon een kwestie van ervoor zorgen dat je hardware klaar is en Windows goed is geconfigureerd. Als je het goed doet, kun je documenten rechtstreeks vanaf je pc versturen, wat beter is dan elke keer printen en faxen vanaf een kopieerapparaat. De sleutel is de juiste configuratie en weten waar je moet klikken. Want Windows moet het natuurlijk wel moeilijker maken dan nodig is, toch?
Faxen vanaf een computer in Windows 10
Oké, dit is de deal. Als je rechtstreeks vanaf je Windows 10-computer een fax wilt versturen, werk je met de ingebouwde Windows Fax- en scanfunctie. Deze is best handig voor snelle faxen, maar je hebt eerst een paar dingen nodig: een werkende faxmodem (goedkoop in aanschaf, maar zorg ervoor dat deze compatibel is met Windows 10), een telefoonlijn die op die modem is aangesloten en een duidelijk begrip van waar alles in Windows staat. Zodra alles is ingesteld, kun je aan de slag – geen extra software nodig. Verwacht in het begin wat gepruts, maar als het eenmaal werkt, is het een fluitje van een cent. Vergeet alleen niet om het even te testen met een snelle fax naar iemand die je vertrouwt – soms kunnen de verbindingen vreemd zijn, en bij de ene configuratie werkte het meteen, bij de andere niet zo goed. Zo kom je niet voor verrassingen te staan wanneer dat belangrijke juridische document wordt verzonden.
Open Windows Faxen en scannen
Allereerst moet u Windows Faxen en Scannen starten. U vindt dit door “Windows Faxen en Scannen” in de zoekbalk naast het startmenu te typen. Zodra het daar staat, opent u het. In mijn ervaring is het net als uw digitale faxapparaat, klaar om te verzenden en ontvangen zonder extra gedoe. Als het niet is geïnstalleerd, moet u mogelijk de optionele functie inschakelen (zie Instellingen > Apps > Optionele functies > Functie toevoegen > Windows Faxen en Scannen).Maar de meeste Windows 10-installaties hebben het al of kunnen het eenvoudig van daaruit overnemen.
Stel uw faxmodem in
Dit onderdeel kan lastig zijn, maar is eigenlijk essentieel. Sluit uw faxmodem aan op een USB-poort (of PCI-poort als deze intern is), sluit een telefoonkabel aan op de modem en uw telefoonlijn en controleer of Windows de modem herkent. U kunt dit controleren door naar Configuratiescherm > Hardware en geluiden > Apparaten en printers te gaan en te kijken of uw modem verschijnt. Bij sommige installaties moet u mogelijk drivers bijwerken, dus vergeet niet de website van de fabrikant te raadplegen voor de nieuwste. Als Windows de modem niet automatisch detecteert, moet u mogelijk handmatig drivers installeren of een opdracht uitvoeren zoals devmgmt.mscApparaatbeheer openen. Als de modem niet wordt herkend, is dat een doodlopende weg totdat het probleem is opgelost, dus controleer eerst alle kabelverbindingen en driverupdates.
Een nieuwe fax maken om te verzenden
Zodra je modem klaar is, klik je in de app op ‘Nieuwe fax’. Zie dit als het starten van een nieuwe e-mail. Je ziet een venster waarin je je bericht kunt typen, bestanden kunt bijvoegen en het faxnummer van de ontvanger kunt invoeren. Voeg je document toe – pdf’s zijn over het algemeen het betrouwbaarst, maar tiff’s en doc’s kunnen ook werken. Als je vanaf een scanner verzendt of een set sjablonen hebt, is het handig om die bij de hand te houden, zodat je later geen tijd verspilt aan het zoeken naar bestanden.
Bellen en fax verzenden
Typ het faxnummer van de ontvanger zorgvuldig in – controleer het dubbel, want een verkeerd cijfer kan uw belangrijke document in verkeerde handen laten vallen. U kunt desgewenst een voorpagina toevoegen of zelfs uw eigen tekst invoeren, als de app dit toestaat. Klik op Verzenden als u klaar bent. De app belt het faxapparaat van de ontvanger via uw modem en verzendt vervolgens het document. Dit kan een paar minuten duren, vooral bij grotere bestanden. Houd uw telefoonlijn vrij en start geen andere taak die de verbinding zou kunnen verstoren. Soms is het een beetje vreemd – op sommige apparaten mislukken de eerste paar pogingen, maar na een herstart of herinstallatie van het stuurprogramma lukt het dan weer. Wees geduldig en controleer de status in de map ‘Postvak UIT’ of ‘Verzonden items’ om er zeker van te zijn dat het is gelukt.
Tips om faxen minder pijnlijk te maken
- Zorg ervoor dat uw faxmodem compatibel is met Windows 10. Dat scheelt u een hoop denkwerk.
- Controleer uw telefoonlijn: ruis of een verbroken verbinding kan uw faxpoging onmogelijk maken.
- Voer een test uit: stuur een paar faxen naar de machine van een vriend, gewoon om te controleren of alles goed is aangesloten.
- Sla indien mogelijk uw veelgebruikte faxnummers en sjablonen op, zodat u deze niet elke keer opnieuw hoeft in te vullen.
- Zorg ervoor dat uw Windows- en driver-updates up-to-date zijn. Verouderde drivers veroorzaken problemen en vertragingen.
Veelgestelde vragen
Kan ik faxen zonder telefoonlijn?
Nee, een vaste lijn is nog steeds de belangrijkste manier om traditioneel te faxen. Er bestaan wel digitale diensten, maar die maken vaak gebruik van apps van derden.
Heb ik een speciale faxmodem nodig?
Als u het eenvoudig en betrouwbaar wilt houden, ja. Uw pc heeft een fysieke of virtuele modem nodig om via de lijn met de fax te communiceren.
Kan ik een fax versturen zonder extra software?
Ja, Windows Faxen en Scannen is ingebouwd, dus er zijn geen tools van derden nodig. Zorg er wel voor dat je hardware compatibel is.
Hoe weet ik of mijn fax is verzonden?
Controleer de verzonden items in Windows Faxen en scannen. Als deze als verzonden zonder fouten worden weergegeven, is alles in orde. Soms verschijnt er een foutmelding als er iets mis is gegaan, zoals een bezette lijn of problemen met het apparaat.
Kan ik faxen ontvangen op Windows 10?
Absoluut, maar je moet de app wel instellen om inkomende faxen te accepteren en ervoor zorgen dat je modem is geconfigureerd voor inkomende oproepen. Meestal krijg je een prompt of moet je een selectievakje aanvinken om inkomende oproepen te ontvangen.
Samenvatting
- Sluit uw faxmodem aan en verbind deze met een telefoonlijn.
- Open Windows Faxen en scannen.
- Configureer uw modem indien nodig.
- Maak een nieuwe fax en voeg uw document toe.
- Voer het nummer van de ontvanger in en klik op verzenden.
Afronding
Dit hele proces lijkt misschien wat ouderwets, maar het werkt echt als alles goed is ingesteld. Bovendien is het een handige oplossing wanneer digitale opties falen of als je haast hebt en geen zin hebt om te rommelen met diensten van derden. Onthoud dat hardwarecompatibiliteit en een correcte configuratie essentieel zijn. Zodra het werkt, is het verrassend eenvoudig om documenten weer op de traditionele manier te versturen. Laten we hopen dat dit één update oplevert: een snelle handmatige installatie en je bent terug in de jaren 90 voor een vleugje nostalgie, met het voordeel van digitaal gemak.