Als je de functie ‘Afwezigheid’ (automatische antwoorden) probeert in te stellen in de nieuwe Outlook voor Windows, kan dat in het begin wat verwarrend zijn. De interface is natuurlijk veranderd en niet alles staat zoals je verwacht. Het is eigenlijk best handig als je het eenmaal doorhebt, vooral als je van plan bent om weg te gaan en mensen op de hoogte wilt stellen zonder elke e-mail handmatig te beantwoorden. Bovendien bespaart het je enorm veel tijd, zodat je niet steeds je inbox hoeft te checken wanneer je eigenlijk zou moeten ontspannen of offline met iets bezig zou moeten zijn. Hier vind je een eenvoudige manier om die automatische antwoorden te activeren, met enkele tips over wanneer dit het beste werkt en waar je op moet letten.
Hoe u de afwezigheidsinstellingen in de nieuwe Outlook voor Windows kunt herstellen
Open Outlook en ga naar het instellingenmenu
- Zorg ervoor dat je de nieuwe versie van Outlook gebruikt, niet de klassieke versie – dat is een heel ander verhaal. Je kunt indien nodig rechtsboven tussen de twee opties schakelen.
- Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek om het deelvenster ‘Instellingen’ te openen. Dit is je belangrijkste hub voor alle aanpassingen.
Toegang tot het gedeelte Automatische antwoorden op de juiste manier
- Scrol omlaag in het deelvenster Instellingen en zoek onderaan naar ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’.Klik daarop om meer opties te zien. Dit is het lastige: bij sommige configuraties zitten de schakelaars voor Automatische antwoorden verborgen achter verschillende menu’s.
- Navigeer vervolgens naar Mail > Automatische antwoorden. Soms staat het onder Algemeen > Automatische antwoorden (afhankelijk van de versie, maar meestal staat het daar).
Stel uw automatische afwezigheidsberichten in
- Schakel nu Automatische antwoorden inschakelen in. Dit is wat de functie daadwerkelijk inschakelt.
- Selecteer ‘Antwoorden alleen verzenden gedurende een bepaalde periode’ om aan te geven wanneer deze antwoorden moeten worden verzonden. Voer de begin- en einddatum/-tijd in – ja, je Outlook heeft nu datumkiezers hiervoor. Vergeet niet de tijdzone correct in te stellen, anders reageer je misschien terwijl je slaapt.
- Typ je bericht onder Automatische antwoorden verzenden binnen je organisatie. Wees informeel maar duidelijk: je wilt niet robotachtig overkomen, maar vermijd ook dat je te veel deelt.
- Als u het goed vindt dat iedereen uw antwoord ontvangt, laat u het vakje leeg. Wilt u echter alleen antwoorden naar uw contactpersonen sturen, vink dan ‘ Antwoorden alleen naar contactpersonen verzenden’ aan. Zo krijgen spammers of willekeurige nieuwsbrieven uw afwezigheidsbericht niet.
- Vergeet niet om onderaan op Opslaan te klikken als alles er goed uitziet. Soms zijn het kleine dingen, zoals het missen van de knop Opslaan, die dit verpesten.
Afronden
Eerlijk gezegd is het instellen hiervan in de nieuwe Outlook niet zo eenvoudig als in de oude, en soms worden die menu’s juist verborgen wanneer je ze nodig hebt. Als je de opties voor automatisch antwoorden niet op de juiste plek ziet, komt dat meestal doordat de interface van Outlook is gewijzigd of doordat je accounttype geen volledige automatische antwoorden ondersteunt (zoals bij sommige IMAP-accounts).Maar door te rommelen met het menu ‘ Alle Outlook-instellingen weergeven’ en te zoeken naar Mail > Automatische antwoorden, kun je het probleem vaak oplossen. Op sommige apparaten is het de eerste keer wat lastig, maar dan merk je het vanzelf.
Omdat Outlook voortdurend evolueert, kunnen sommige van deze stappen na updates veranderen. Maar over het algemeen voldoet deze aanpak in de meeste gevallen, vooral met het nieuwere interfaceontwerp van Microsoft.
Veelgestelde vragen over de automatische afwezigheidsberichten van Outlook
Ga naar ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’, zoek onder Mail naar ‘Automatische antwoorden’, schakel het in, kies de gewenste datum, schrijf je bericht en klik op ‘Opslaan’. Zo gedaan!
Klik op het tandwielpictogram en kies ‘ Alle Outlook-instellingen weergeven’. Ga vervolgens naar E-mail > Automatische antwoorden.
Meestal komt dit doordat je accounttype geen automatische antwoorden ondersteunt, zoals sommige IMAP- of POP-instellingen. In dat geval worden de antwoorden niet automatisch verzonden. Maar als Outlook open blijft op je apparaat, kun je regels instellen voor automatische antwoorden, hoewel dat minder soepel verloopt.
Automatische antwoorden worden hier automatisch ingesteld, maar als je het hebt over het openen van antwoorden in een nieuw venster, is dat helaas geen functie in de nieuwe versie van Outlook. Misschien ooit nog, toch?
Houd er rekening mee dat de interface van Outlook je niet de stuipen op het lijf mag jagen. Een beetje geduld en een paar klikken zouden voldoende moeten zijn. Ik hoop dat dit helpt.