Wanneer het tijd is voor een pauze of vakantie, is het instellen van een afwezigheidsmelding in Microsoft Teams essentieel. Het gaat niet alleen om het aan-/uitzetten van een status; het zorgt er ook daadwerkelijk voor dat iedereen weet dat je er niet bent en voorkomt een stortvloed aan “waar ben je?”-berichten. Bovendien synchroniseert Teams met Outlook, zodat je automatische antwoorden hand in hand gaan, zodat collega’s of externe contactpersonen niet in de wacht worden gezet. Maar soms lopen mensen hier tegenaan – misschien is de optie er niet, of wordt het antwoord niet weergegeven. Dat komt meestal door verouderde apps, ontbrekende machtigingen of problemen met de Outlook-synchronisatie. Deze handleiding behandelt de belangrijkste manieren om het werkend te krijgen op desktop en mobiel, zodat jij je kunt concentreren op het niet-werken, niet op het repareren van technologie.
Hoe u uw afwezigheid kunt instellen in Microsoft Teams (bureaublad)
Open Teams en stel uw afwezigheidsmelding in
- Start Teams en klik bovenaan op je profielfoto. Deze lijkt op je avatar of initialen.
- Scrol omlaag om ‘ Afwezigheidsbericht plannen’ te vinden. Als deze optie ontbreekt, heeft je app mogelijk een update nodig of is Outlook niet goed verbonden.
- Klik daarop en schakel vervolgens Automatische antwoorden inschakelen in. Hier begint de magie.
- Voer uw afwezigheidsbericht in. Dit is wat mensen zien in Teams en ook in Outlook als uw account is gesynchroniseerd.
- Vergeet niet om ‘Antwoorden verzenden buiten mijn organisatie’ aan te vinken als externe personen op de hoogte moeten worden gesteld.
- Stel je begin- en eindtijd in, want Teams moet het natuurlijk iets moeilijker maken dan alleen maar op ‘aan’ klikken.
- Klik op Opslaan en je bent klaar. Je statusupdates en Outlook zouden het ook moeten oppikken.
Meestal werkt dit probleemloos, maar in sommige gevallen is het resultaat mogelijk niet direct zichtbaar. Een herstart van Teams of zelfs het hele systeem kan soms helpen. Zo niet, controleer dan je Outlook-integratie nogmaals. Soms zijn de automatische antwoorden niet ingeschakeld of gebruik je gewoon een verouderde app.
Belangrijk: controleer uw automatische Outlook-antwoorden
- Open Outlook (desktop-app of web).
- Ga naar Bestand > Automatische antwoorden (Afwezig). Als u dit niet ziet, is Outlook mogelijk niet correct verbonden of zijn automatische antwoorden uitgeschakeld.
- Schakel automatische antwoorden in, stel uw bericht op en stel het datumbereik in op Teams.
- Sla alles op en kijk of Teams het antwoord oppakt. Soms heeft het alleen een klein zetje nodig.
Let op: Als automatische antwoorden in Outlook niet zijn ingeschakeld of de synchronisatie niet werkt, kan het zijn dat het automatische antwoord in Teams gewoon stil blijft staan. In sommige gevallen werkt het na een herstart of na afmelden en opnieuw aanmelden. Raar hoe lastig deze integraties kunnen zijn, maar ja, dat is nu eenmaal zo met Windows en Office.
Hoe u uw afwezigheid kunt instellen in Microsoft Teams (mobiel)
Afwezigheid inschakelen op uw telefoon
- Tik op uw profielfoto in de linkerbovenhoek.
- Tik op uw huidige status en selecteer vervolgens ‘Afwezig’.
- Schakel Automatisch beantwoorden in. Hier zie je een tekstvak om je bericht te typen. Maak het duidelijk of onleesbaar, afhankelijk van je stemming.
- Schakel vervolgens de optie Begin- en einddatum selecteren in en kies uw tijdsbestek.
- Klaar! Je antwoord wordt gesynchroniseerd tussen Teams en Outlook, zodat niemand meer in het ongewisse hoeft te blijven.
Let op: mobiele updates lopen soms vast of de app synchroniseert niet direct. Als dat gebeurt, kan het probleem mogelijk worden opgelost door de app opnieuw op te starten of de automatische antwoorden in Outlook te controleren.
Alles samenvattend
Het instellen van een afwezigheidsbericht in Teams is geen hogere wiskunde, maar het is een van die dingen die je in de weg kunnen zitten als je app verouderd is of de Outlook-synchronisatie niet goed verloopt. Als het eenmaal werkt, is het een uitkomst: je collega’s pingen je niet meer terwijl je snoozet en je externe contacten weten dat je afwezig bent. Onthoud: als de status niet direct wordt bijgewerkt, probeer dan Teams of je apparaat opnieuw op te starten en controleer de instellingen voor automatisch beantwoorden in Outlook.
Veelgestelde vragen over afwezigheidsberichten in Microsoft Teams
Als je de optie niet kunt vinden, is de kans groot dat je Teams-app een update nodig heeft. Zorg er ook voor dat Outlook verbonden is, aangezien automatische antwoorden van Teams afhankelijk zijn van de inschakeling en synchronisatie van de automatische antwoorden van Outlook.
Wanneer je een afwezigheidsbericht instelt, wordt je profiel bijgewerkt en zien teamgenoten een bericht wanneer ze met de muis over je naam bewegen. Je kunt ook berichten plaatsen in teamkanalen als je het extra duidelijk wilt maken.
Op een desktopcomputer ga je naar je profiel en dan naar Statusbericht instellen of Afwezigheidsbericht inplannen. Op een mobiel apparaat ga je naar je profiel en dan naar Status of Afwezig. In principe is het een kwestie van een paar tikken of klikken.
Ja, Teams ondersteunt automatische antwoorden die synchroniseren met Outlook, zodat iedereen – zowel intern als extern – een melding krijgt dat je afwezig bent. Houd er rekening mee dat als automatische antwoorden in Outlook niet zijn ingeschakeld, automatische antwoorden in Teams mogelijk niet werken.
Dit kan komen door een verouderde Teams-versie, niet-actieve automatische antwoorden in Outlook of synchronisatieproblemen. Meestal is het probleem te verhelpen door Teams bij te werken of de app opnieuw te starten.
Hopelijk scheelt dit iemand een paar uur werk. Deze dingen zijn eenvoudig als ze eenmaal werken, maar het kan lastig zijn om ze te bereiken als Outlook en Teams niet goed met elkaar communiceren.