Het effectief delen van Word-documenten is iets ingewikkelder dan alleen op verzenden klikken. Microsoft Word bevat een heleboel functies waarmee je statische bestanden kunt omzetten in interactieve onlinepresentaties, zodat meerdere mensen ze in realtime kunnen bekijken, er commentaar op kunnen geven of ze zelfs kunnen downloaden. Dat kan superhandig zijn voor teams op afstand, docenten of iedereen die samenwerking minder lastig wil maken. Deze handleiding legt uit hoe je de Office Presentation Service kunt gebruiken voor online delen – spoiler, het is makkelijker dan het klinkt – en wijst op een aantal belangrijke functies, zoals navigatie voor deelnemers, live bewerken en het snel downloaden van documenten. Bovendien is er een handige truc voor lezen op volledig scherm, zodat iedereen tijdens een lokale show-and-tell de aandacht op de prijs houdt. Aan het einde hiervan kun je je Word-document moeiteloos omzetten in een live, interactieve presentatie. Of je nu een rapport deelt met een klant of een miniworkshop geeft, deze methoden maken het flexibeler en minder saai. Houd er wel rekening mee dat sommige van deze opties afhankelijk zijn van je Office-versie, dus als er iets ontbreekt, is een update misschien aan de orde. Nu gaan we verder met de daadwerkelijke stappen: laten we dit doen.
Een Word-document live delen met behulp van de Office-presentatieservice
Methode 1: Een Word-document online presenteren met de Office Presentation Service
De Office Presentation Service is in het begin wat vreemd, maar je kunt er een link mee genereren waarop mensen kunnen klikken om je document live te bekijken. In tegenstelling tot het versturen van een PDF, kunnen mensen hiermee wijzigingen in realtime zien, in hun eigen tempo navigeren en het bestand zelfs downloaden als je dat wilt. Het is een geweldige manier om snelle demo’s of kleine teambesprekingen te doen zonder te rommelen met complexe vergadertools. Dit is van toepassing wanneer je realtime online samenwerking nodig hebt, zoals het tonen van bijgewerkte cijfers over een project of samen een rapport doornemen. Verwacht dat iedereen met de link kan zien wat je doet, door het document kan navigeren en mogelijk een kopie kan downloaden als je dat vakje aanvinkt. Soms duurt het een paar seconden om de link te genereren en bij sommige installaties is hij wat onbetrouwbaar. Op die dagen kan een snelle herstart van Word of de pc helpen.- Open je Word-document en zorg ervoor dat je bent aangemeld bij je Microsoft-account, want deze service is afhankelijk van je inloggegevens.- Ga naar het menu Bestand en klik op Delen of selecteer het tabblad Delen indien beschikbaar.- Kies Online presenteren (als u dit niet ziet, hebt u mogelijk een Office 365-abonnement of de nieuwste updates nodig).Zo niet, dan staat het mogelijk onder Delen > Online presenteren.- Selecteer Office-presentatieservice in de opties.- Vink vóór het delen het vakje aan met Externe kijkers toestaan het document te downloaden, zodat mensen indien nodig een kopie lokaal kunnen opslaan. Dit is erg handig als ze een permanente versie willen of later offline bewerkingen moeten uitvoeren.- Klik op Online presenteren en Word genereert een link om te delen. U kunt deze link kopiëren en e-mailen, in een chatbericht plaatsen of insluiten in een website.- Klik als u klaar bent op Presentatie starten; uw kijkers krijgen nu toegang via die link. U ziet uw document nog steeds zoals gebruikelijk en kunt navigeren, terwijl uw kijkers het document zelfstandig kunnen volgen of verkennen als ze dat willen.- Om te stoppen met delen, gaat u terug naar het tabblad Online presenteren en klikt u op Presentatie beëindigen.Professionele tip: Soms werkt de link niet meteen of laadt hij niet meer. Als dat gebeurt, start Word dan opnieuw op of start zelfs je pc opnieuw op. Het is nogal gevoelig om altijd up-to-date te zijn.Belangrijkste kenmerken:
- Onafhankelijke navigatie voor deelnemers: kijkers kunnen rondspringen of gewoon achteroverleunen en kijken. De statusbalk laat zien of ze gesynchroniseerd zijn of zelfstandig aan het verkennen zijn.
- Live bewerken: de wijzigingen die u aanbrengt, worden voor iedereen direct zichtbaar. Het lijkt op een live, gezamenlijke bewerkingssessie.
- Downloadopties: Als u downloads inschakelt, wordt het delen en offline werken een stuk eenvoudiger, vooral als u zich binnen en buiten internetzones bevindt.
Methode 2: Gebruik het volledige scherm en de leesmodus om je te concentreren op de les
Dit is iets heel anders – het gaat meer over het bepalen hoe je document eruitziet wanneer je presenteert voor een kleine groep of in een vergaderruimte. Maximaliseer het document op je scherm met de volledig-schermmodus, zodat het minder afleidt. Dit is vooral handig als je ieders aandacht op één onderdeel wilt houden zonder een wirwar van menu’s of werkbalken. De truc is dat je, afhankelijk van je Word-versie, verschillende opties hebt. Voor nieuwere versies is de modus Focus geweldig; voor oudere versies kan de functie ‘Lezen in volledig scherm’ de klus klaren. In sommige configuraties Escverlaat je de volledig-schermmodus door erop te drukken, maar als dat niet werkt, moet je mogelijk een wisselknop instellen in je werkbalk Snelle toegang – want Word moet het natuurlijk iets lastiger maken dan het zou moeten zijn.- Open je Word-document en ga naar het tabblad Beeld.- Zoek de knop Focus of de knop Leesmodus (soms aangeduid als Lezen in volledig scherm).Klik erop.- Het document wordt schermvullend, waardoor andere vensters en werkbalken worden verborgen.- Om af te sluiten, drukt Escof klikt u op de sluitknop. Als u een oudere versie van Office of Word 2010 gebruikt, moet u mogelijk de volledig-schermweergave aan uw werkbalk Snelle toegang toevoegen: klik met de rechtermuisknop op de werkbalk, kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen en zoek en voeg vervolgens Volledig schermweergave in-/uitschakelen toe. Hierdoor lijkt uw document meer op een presentatiedia, waardoor iedereen gefocust blijft, vooral wanneer u werkt zonder projector of schermdeling.Samenvatting: Het gebruik van de ingebouwde presentatiefuncties van Word is niet perfect; soms is het onbetrouwbaar of zijn bepaalde opties verborgen achter updates. Maar zodra u er eenmaal mee overweg kunt, wordt het een snelle oplossing om uw document aantrekkelijker over te brengen, zowel online als in het echt.
Samenvatting
- Gedeelde bestanden kunnen interactief worden gemaakt via de Office Presentation Service, ideaal voor samenwerking op afstand.
- Controleer uw Office-versie. Voor sommige functies hebt u de nieuwste updates of een abonnement nodig.
- De volledig scherm-modus is handig voor offline presentaties of als u zich ongestoord op één document wilt concentreren.
Afronding
Al met al geven deze opties wat meer leven aan eenvoudige Word-documenten – je hebt geen geavanceerde tools of ingewikkelde instellingen nodig. Met een paar klikken kun je je bestanden dynamischer en aantrekkelijker maken, passend bij verschillende scenario’s. Houd er wel rekening mee dat configuraties soms veranderen na updates, dus als er iets vreemds gebeurt, let dan op recente Word-updates of wijzigingen in de instellingen. Hopelijk scheelt dit iemand een paar uur, of maakt het in ieder geval je volgende presentatie wat vloeiender. Succes!