Hoe u de toegang van een gebruiker tot SharePoint snel kunt intrekken

Het beheren van machtigingen in SharePoint is cruciaal voor de beveiliging, vooral als u gevoelige informatie gebruikt of onbedoelde wijzigingen wilt voorkomen. Soms verlaten mensen teams of projecten en blijft hun toegang bestaan. Niemand wil dat een voormalige collega rondneust, dus het is belangrijk om te weten hoe u de toegang effectief kunt intrekken. Deze handleiding begeleidt u door het hele proces, van het vinden van het bestand of de map tot het intrekken van iemands toegang en zelfs het aanpassen van sitemachtigingen indien nodig. Door dit regelmatig te doen, helpt u lekken of ongeautoriseerde bewerkingen te voorkomen – want SharePoint moet het natuurlijk net iets ingewikkelder maken wanneer u denkt dat het eenvoudig is.

Hoe verwijder ik de toegang tot iemand in SharePoint?

Open uw SharePoint-site en zoek de inhoud

1. Navigeer via uw browser naar de SharePoint-site van uw organisatie. Meestal is dit iets als https://UWDOMEIN.sharepoint.com/sites/UwTeam.
2. Meld u aan met uw Microsoft 365-account. Dit is meestal het account met eigenaars- of beheerdersrechten. Anders ziet u mogelijk geen opties om rechten te wijzigen.
3. Controleer of u op de juiste plek bent (bijvoorbeeld bij het juiste team of de juiste projectsite).
4. Ga naar de documentbibliotheek waar uw bestand of map zich bevindt. Deze heet mogelijk Documenten of iets dergelijks.
5. Zoek het specifieke item waarvoor je de rechten wilt bijwerken. Soms staat het ergens in een lange lijst, dus het is handig om de zoekbalk te gebruiken.

Als u uw SharePoint-site nog niet hebt ingesteld of een nieuwe site wilt maken, bekijk dan de officiële tutorials — die maken het leven gemakkelijker.

Toegang tot het beheertoegangspaneel

1. Klik op het bestand of de map. Klik op de drie puntjes (…) ernaast of klik op de knop Delen.
2. Selecteer Toegang beheren in het vervolgkeuzemenu.
3. Er verschijnt een venster waarin iedereen wordt weergegeven die toegang heeft, inclusief directe gebruikers en links waarmee het bestand wordt gedeeld.

De toegang van een gebruiker afnemen

1. Kijk onder Directe toegang of Links die toegang geven voor de persoon die u wilt intrekken.
2. Klik op de X of de optie ‘Stop met delen’ naast hun naam. Dit is meestal vrij duidelijk.
3. Bevestig de verwijdering wanneer daarom wordt gevraagd. Dit zou hun rechten onmiddellijk moeten intrekken.

Soms is er wat bugs: bij sommige configuraties wordt de wijziging pas zichtbaar als je de pagina ververst of een paar minuten wacht. Even ter info.

Optioneel: Sitemachtigingen aanpassen

1. Klik op het tandwielpictogram rechtsboven (het instellingenmenu).
2. Kies Sitemachtigingen. Als deze optie er niet is, moet u mogelijk naar het SharePoint-beheercentrum gaan, maar voor gewone gebruikers is het tandwielpictogram voldoende.
3. Selecteer de relevante groep: Leden (bewerkingsrechten), Eigenaren (volledige controle) of Bezoekers (alleen-lezen).
4. Zoek de gebruiker in de lijst en klik op Verwijderen uit groep.

Dit is nogal drastisch, maar als iemand geen toegang tot de hele site mag hebben, werkt het. Handig als je dingen wilt opruimen of de toegang op een hoger niveau wilt intrekken.

Ik weet niet waarom, maar soms reset deze methode de machtigingen sneller dan individuele bestandsinstellingen. SharePoint is zo vreemd.

Controleer of de toegang verdwenen is

1. Ga terug naar het paneel Toegang beheren voor het bestand of de map.
2. Controleer of de gebruiker niet meer in de lijst staat.
3. Als de pagina niet direct wordt bijgewerkt, vernieuwt u de pagina of wacht u een minuutje. SharePoint kan soms vertraging oplopen.
4. Stuur indien nodig snel een bericht naar uw teamgenoot of teamleider om te bevestigen dat de toegang is ingetrokken.

Waarom moet je de machtigingen in de gaten houden?

Regelmatig controleren wie toegang heeft, kan later veel hoofdpijn besparen. Rechten kunnen gemakkelijk uit de pas lopen, vooral als je teams continu bijwerkt of bestanden verplaatst. Bovendien is het een goede beveiligingsmaatregel om de toegang strikt te beperken tot degenen die het nodig hebben. Als je lokaal gesynchroniseerde bibliotheken gebruikt, vergeet dan niet om mappen te ontkoppelen na wijzigingen in de rechten om te voorkomen dat offline toegang blijft bestaan ​​– want Windows maakt het natuurlijk alleen maar ingewikkelder.

Veelgestelde vragen