Het delen van Excel-bestanden voelt vaak als koorddansen: je wilt samenwerken, maar je gevoelige gegevens ook beschermen tegen onbedoelde bewerkingen of nieuwsgierige blikken. Soms is het onbeveiligd achterlaten van spreadsheets vragen om problemen; formules raken beschadigd of iemand maakt onbedoeld fouten in de opmaak. Soms voelt het instellen van een wachtwoord als een snelle oplossing, maar je moet ervoor zorgen dat het correct wordt gedaan, zodat die bestanden beveiligd blijven. Hier is een handleiding die de belangrijkste beveiligingsmethoden behandelt, samen met een aantal praktische tips om te voorkomen dat je gegevens in verkeerde handen vallen.
Hoe u uw Excel-gegevens effectief kunt beschermen
Een werkblad beveiligen met een wachtwoord
Dit is waarschijnlijk de meest voorkomende manier: specifieke werkbladen of cellen vergrendelen, zodat gebruikers alleen kunnen doen wat u toestaat. Handig wanneer u input van collega’s wilt, maar niet wilt dat ze met formules of belangrijke informatie knoeien. De truc is dat alle cellen standaard vergrendeld zijn zodra u het werkblad beveiligt, dus u moet eerst de cellen ontgrendelen die u wilt bewerken.
- Selecteer eerst het werkbladtabblad dat u wilt vergrendelen.
- Markeer de cellen die bewerkbaar moeten blijven, klik met de rechtermuisknop en kies Cellen opmaken. Schakel op het tabblad Beveiliging het selectievakje Vergrendeld uit. Deze stap is een beetje vreemd, maar zonder deze stap worden zelfs je ontgrendelde cellen beschermd.
- Ga naar het tabblad Controleren en klik op Blad beveiligen. Er verschijnt een dialoogvenster.
- Kies een wachtwoord dat u niet vergeet, want Excel kan het natuurlijk niet herstellen als u het kwijtraakt. Bevestig het en klik op OK. Nu kunnen alleen mensen met het wachtwoord de beveiliging opheffen of wijzigingen aanbrengen die buiten de ingestelde rechten vallen.
- In dat beschermingsvenster vind je opties zoals het selecteren van vergrendelde cellen, het opmaken van cellen, enzovoort. Stel deze naar wens in. In sommige configuraties mislukte de bescherming de eerste keer al — nogal irritant — maar het is een goed idee om het venster te sluiten en opnieuw te openen om te testen of het werkt.
Om de beveiliging van het werkblad later op te heffen, ga je terug naar Controleren en klik je op Beveiliging werkblad opheffen. Je hebt het wachtwoord nodig, dus raak het niet kwijt!
Het hele werkboek beschermen
Wil je voorkomen dat mensen werkbladen toevoegen, verwijderen of herschikken? Dan is werkmapbeveiliging een uitkomst. Het gaat meer om de structuur dan om de gegevens zelf. Handig als je een sjabloon of standaardbestand hebt dat je niet wilt laten verpesten.
- Open uw Excel-bestand.
- Navigeer naar Controleren en klik vervolgens op Werkmap beveiligen.
- Voer een wachtwoord in waarmee de structuur veilig blijft. Bevestig het wachtwoord indien gevraagd.
- Sla je bestand op – hiermee worden de nieuwe beperkingen gehandhaafd. Gebruikers kunnen nu geen sheets meer toevoegen of verwijderen tenzij ze het wachtwoord kennen. Zo eenvoudig is het.
Het bestand versleutelen met een wachtwoord
Op het serieuzere beveiligingsvlak vergrendelt encryptie het hele bestand; het is in feite een digitaal hangslot. Zonder wachtwoord kan niemand de inhoud openen of bekijken, wat perfect is voor gevoelige gegevens. Maar let op: als u het wachtwoord vergeet, is er volgens Microsoft geen officiële manier om binnen te komen. Gebruik daarom een wachtwoordbeheerder.
- Klik op Bestand, vervolgens op Info.
- Kies Werkmap beveiligen en vervolgens Versleutelen met wachtwoord.
- Voer je moeilijk te raden wachtwoord in, bevestig en sla het bestand op.
Door de manier waarop encryptie werkt, is het een soort eenmalig iets: als je het kwijtraakt, is de toegang tot het wachtwoord voorbij. Bewaar het wachtwoord daarom op een veilige plek, zoals een speciale wachtwoordbeheerder of een beveiligde notitie.
Wat u nog meer moet weten over het beveiligen van Excel-bestanden
Naast de basisbeveiliging zijn er enkele trucjes en kanttekeningen. U kunt bijvoorbeeld werkbladen verbergen door met de rechtermuisknop op tabbladen te klikken en Verbergen te selecteren. Dit is echter eenvoudig te omzeilen, tenzij de werkmapstructuur met een wachtwoord is beveiligd. Voor zeer gevoelige gegevens is het bovendien geen goed idee om uitsluitend op de beveiliging van Excel te vertrouwen; hackers kunnen deze beveiligingen soms met een beetje kennis kraken.
Dus, voor serieuze zaken, overweeg om wachtwoorden in een aparte, speciale wachtwoordkluis te bewaren of gespecialiseerde beveiligingstools te gebruiken. Excel-beveiliging is het beste om onbedoelde bewerkingen of lukraak rondneuzen te voorkomen, niet om je te beschermen tegen kwaadaardige aanvallen.
Professionele tips om gegevens veiliger te houden
- Sterke, unieke wachtwoorden zijn een must. Maak ze niet te simpel en gebruik ze niet opnieuw.
- Bewaar je wachtwoorden altijd veilig, vooral als je bestanden versleutelt. Een wachtwoordbeheerder is hierbij een redder in nood.
- Onthoud: de beveiliging van Excel werkt meer als een zacht hek dan als een kluisdeur. Combineer deze dus met goede gewoontes op het gebied van gegevensverwerking.
- Als u maximale beveiliging nodig hebt, kunt u robuustere oplossingen overwegen, zoals speciale encryptiesoftware of het verplaatsen van gevoelige informatie naar een met een wachtwoord beveiligde externe opslag.
Samenvatting
- Vergrendel werkbladen waarvoor gecontroleerde invoer nodig is, maar waarbij bepaalde cellen bewerkbaar blijven.
- Beveilig hele werkmappen om structurele wijzigingen te voorkomen.
- Versleutel bestanden met wachtwoorden voor de sterkste uitsluiting.
- Gebruik goede wachtwoorden en bewaar ze veilig. Vertrouw niet alleen op de ingebouwde trucs van Excel.
- Houd er rekening mee dat bescherming niet waterdicht is: voor belangrijkere gegevens zijn extra beveiligingsmaatregelen nodig.
Afronding
Het beveiligen van Excel-gegevens is niet waterdicht, maar het kan de lat zeker hoger leggen tegen onbedoelde bewerkingen en stiekem snuffelen. De sleutel is om de juiste methode voor uw behoeften te kiezen – werkblad, werkmap of volledige encryptie – en deze te combineren met sterke wachtwoorden. Soms is het combineren van een paar trucjes de beste optie. Houd er rekening mee dat vastberaden hackers of technisch onderlegde gebruikers manieren kunnen vinden om deze beveiliging te omzeilen. Toch zouden deze tips voor dagelijks gegevensbeheer een goede gemoedsrust moeten bieden.