Controle houden over wie er kan deelnemen aan je Microsoft Teams-vergaderingen is erg belangrijk, vooral wanneer je met gevoelige informatie werkt of gewoon willekeurige onderbrekingen wilt voorkomen. Het vergrendelen van de vergadering nadat iedereen binnen is, is een slimme zet – het voorkomt dat iemand anders nog kan deelnemen als de vergadering eenmaal bezig is. Maar het gaat niet alleen om vergrendelen en ontgrendelen; er zijn een heleboel andere beveiligingsaanpassingen die je vergaderingen veel veiliger kunnen maken, zoals het instellen van de lobby of het beheren van chat- en presentatorrollen.
Een Microsoft Teams-vergadering vergrendelen en ontgrendelen
Een Microsoft Teams-vergadering vergrendelen
Dit is handig als je geen verrassingen of laatkomers wilt die binnenstormen als de boel eenmaal op gang is. In sommige configuraties helpt het om vervelende laatkomers te voorkomen. Als je de blokkering eenmaal hebt geactiveerd, kunnen nieuwe mensen niet meer deelnemen, tenzij je de blokkering weer opheft. Je zult merken dat deelnemers die al actief zijn nog steeds kunnen chatten, bestanden kunnen bekijken of opnames kunnen bekijken, maar dat er geen nieuwe deelnemers meer zijn. Soms een vreemde beperking, maar voorkomen is beter dan genezen.
- Toegang tot het deelvenster Deelnemers: Neem deel aan de vergadering als organisator of medeorganisator. Klik op de knop Deelnemers in de vergaderknoppen. Meestal is dit een klein pictogram met personen of personen + +.
- Vergadering vergrendelen: Klik op Meer acties (de drie puntjes …) in het deelvenster Deelnemers en selecteer Vergadering vergrendelen. Bevestig de actie wanneer daarom wordt gevraagd. In sommige versies kan de vraag “Weet u het zeker?” zijn.
Zodra de app vergrendeld is, krijgen laatkomers een melding dat de app vergrendeld is en kunnen ze niet deelnemen. Ze kunnen nog steeds chatberichten en gedeelde bestanden zien als deze zijn ingeschakeld, maar ze kunnen niet opnieuw inloggen tenzij ze de app ontgrendelen. Niet helemaal waterdicht, maar voldoende voor kleinere, gecontroleerde vergaderingen.
Hoe de vergadering te ontgrendelen
Om iemand later te laten deelnemen of als je van gedachten bent veranderd, is ontgrendelen eenvoudig. Hetzelfde geldt: ga terug naar het deelvenster ‘ Deelnemers ‘, klik op ‘Meer acties’ en kies ‘ Ontgrendel de vergadering ‘.Bevestigen – dat is alles. Sommige mensen zeggen dat dit niet altijd in één keer werkt of dat je de instellingen even moet vernieuwen, maar over het algemeen is het eenvoudig.
- Toegang tot het deelnemersvenster: Klik op de knop Deelnemers terwijl u zich in de vergadering bevindt.
- Ontgrendel de vergadering: Klik op Meer acties (drie puntjes …) en kies vervolgens Ontgrendel de vergadering. Bevestig indien gevraagd.
Extra beveiligingstips voor betere controle
Vergrendelen is een goed begin, maar waarom zou je daar stoppen? Je kunt het nog verder verfijnen met een aantal andere instellingen. Deze zijn vrij eenvoudig direct in te schakelen en helpen je vergaderingen privé en georganiseerd te houden:
- Lobby-instellingen: Je kunt de lobby zo instellen dat iedereen wordt tegengehouden totdat je ze toelaat – erg handig voor grote of gevoelige vergaderingen. Ga naar Instellingen > Vergaderingen > Vergaderbeleid in het Microsoft Teams Beheercentrum (of soms via het menu met vergaderopties).Beperk de lobby indien nodig tot alleen organisatoren en medeorganisatoren.
- Chatbeheer: Schakel chat volledig uit of beperk het tot bepaalde fases. Te vinden onder Vergaderopties : klik tijdens de vergadering op de drie puntjes en selecteer Vergaderopties. Hier kun je voorkomen dat deelnemers chatten of bestanden delen als dat afleidend is.
- Presentatorrollen: beperk wie er mag presenteren. Je kunt dit ook vóór de vergadering instellen in de Vergaderopties — kies ‘Alleen ik’ of specifieke personen als presentatoren. Voorkomt dat willekeurige deelnemers het scherm overnemen of ongewenste dingen delen.
- Audio- en videobediening: Zet het geluid van deelnemers uit of schakel camera’s uit om het overzichtelijk te houden. Je kunt dit doen in het deelvenster Deelnemers of vooraf in de vergaderinstellingen.
- Deelnemers verwijderen: Als iemand problemen veroorzaakt of er niet zou moeten zijn, klik dan met de rechtermuisknop op hun naam in de deelnemerslijst en selecteer Verwijderen. Snel en eenvoudig, maar gebruik het niet te vaak, anders kunnen mensen paranoïde worden.
Al deze opties kunnen op elk moment worden in- of uitgeschakeld, dus het is verstandig om er tijdens de vergadering even naar te kijken als er iets niet helemaal in orde lijkt. En tijdens terugkerende vergaderingen is het verstandig om deze beveiligingsopties regelmatig te controleren, want Microsoft maakt het natuurlijk soms moeilijker dan nodig is.
Afronding
Het vergrendelen van een Teams-vergadering is een kleine maar belangrijke stap om je sessies privé te houden. In combinatie met andere functies zoals lobbybeheer, chatbeperkingen en presentatorinstellingen, verbetert het de beveiliging van je vergadering aanzienlijk. Onthoud dat ontgrendelen soms nodig kan zijn als je later meer mensen verwacht, dus vergeet dat niet te doen wanneer dat nodig is.
Samenvatting
- Sluit vergaderingen pas af nadat iedereen binnen is, zodat niemand te laat komt.
- Gebruik het deelvenster Deelnemers voor snel vergrendelen/ontgrendelen.
- Stel lobbyregels en presentatormachtigingen in om chaos te voorkomen.
- Beheer de chat en camera’s om de focus te behouden.
- Controleer deze instellingen regelmatig, vooral bij terugkerende vergaderingen.
Conclusie
Al met al is het vergrendelen van een Teams-vergadering geen hogere wiskunde, maar het is verrassend effectief als je minder drama en meer controle wilt. Een paar kleine aanpassingen hier en daar kunnen het verschil maken tussen een rommelige chaos en een goed beheerde virtuele ruimte. Hopelijk werpt dit wat licht op de zaak en helpt het je vergaderingen wat privéer en soepeler te houden. Ik hoop dat dit helpt!