Hoe u eenvoudig bestanden in SharePoint kunt overbrengen

Het verplaatsen van bestanden in SharePoint is niet altijd een eenvoudige taak, vooral niet als je een heleboel documenten hebt of je bibliotheken snel moet reorganiseren. Soms wil je gewoon een bestand of map verplaatsen zonder de versiegeschiedenis te verliezen of machtigingen te verpesten. Bovendien kunnen er, afhankelijk van de methode die je kiest, dingen vreemd verlopen, zoals bestanden die niet verschijnen waar je verwachtte of koppelingen die onverwachts kapotgaan. Dit overzicht behandelt de meest betrouwbare manieren die ik heb ontdekt, plus een paar tips om je leven makkelijker te maken. Want SharePoint moet het natuurlijk wel moeilijker maken dan alleen slepen en neerzetten in Windows, toch?

Hoe verplaats ik bestanden in SharePoint?

Methode 1: Bestanden verplaatsen met behulp van de browserinterface

Dit is de meest directe en meestal de snelste manier als je niet met honderden bestanden werkt. Het voordeel is dat het soepel werkt voor kleine batches of afzonderlijke bestanden. Je vindt de knop ‘ Verplaatsen naar’ in de webinterface, die vrij intuïtief is. Maar wees gewaarschuwd: als je veel bestanden of mappen hebt, kan dit soms vertragen of vastlopen, vooral als je netwerk vreemde dingen doet.

• Meld u aan bij uw SharePoint-site via https://uwbedrijf.sharepoint.com.
• Open de specifieke documentbibliotheek met de bestanden die u wilt verplaatsen.
• Selecteer het bestand of de map (beweeg de muis over het cirkelvormige selectievakje en klik erop).
• Klik op Verplaatsen naar in de opdrachtbalk bovenaan (het is een klein pijlpictogram).
• Navigeer via de mappenstructuur of de inhoud van de site naar de doelmap of -bibliotheek.
• Klik hier op Verplaatsen om te bevestigen. Als de verplaatsoptie grijs is of niet werkt, helpt het soms om de pagina snel te vernieuwen of de cache te wissen.

Dit is perfect voor het verplaatsen van slechts een paar bestanden. Als je van plan bent om grote reorganisaties door te voeren, maak dan eerst een back-up van je bestanden, want rommelen met rechten en links kan je later parten spelen.

Methode 2: Bestanden verplaatsen tussen bibliotheken of sites

Dus, wil je bestanden verplaatsen tussen bibliotheken of zelfs tussen verschillende SharePoint-sites? Het is wat omslachtig, maar wel te doen. Je hebt toegangsrechten nodig voor zowel de bron- als de doelbibliotheek. Het proces is vergelijkbaar, maar het is van toepassing wanneer bestanden niet in dezelfde mappenstructuur staan.

• Open de bronbibliotheek (net als voorheen) via het web.
• Selecteer de bestanden of meerdere items die u wilt verplaatsen (met behulp van selectievakjes).
• Klik op Verplaatsen naar.
• Blader naar de doelbibliotheek of site waar u de bestanden naartoe wilt verplaatsen. Soms moet u submappen verwisselen of zelfs de site in het navigatievenster wijzigen.
• Selecteer de map of de hoofdmap van de bibliotheek en klik op Hierheen verplaatsen.

Deze aanpak voelt wat beperkt aan: soms is er sprake van bugs als de bibliotheken groot zijn of als de rechten niet goed werken. Als je de webinterface frustrerend vindt, is het openen van SharePoint in Verkenner wellicht een betere keuze.

Methode 3: OneDrive-synchronisatie gebruiken voor het verplaatsen van bestanden

Als je vertrouwd bent met Windows Verkenner, is het synchroniseren van je SharePoint-bibliotheek met OneDrive vaak de snelste manier. Dat komt doordat het slepen van bestanden in Verkenner gewoon makkelijker is, vooral bij bulkverplaatsingen. Maar het is niet direct; OneDrive synchroniseert op de achtergrond, en dat is waar het soms misgaat.

• Klik in uw SharePoint-bibliotheek op de knop Synchroniseren (deze wordt geopend in uw browser en opent OneDrive).
• Wacht tot de synchronisatie is gestart. Uw bibliotheek zou als een map in Verkenner moeten verschijnen.
• Sleep bestanden eenvoudig naar de nieuwe locatie.
• Laat OneDrive zijn werk doen en let op synchronisatiemeldingen of fouten.

Als de synchronisatie niet automatisch start of vastloopt, kan het probleem worden opgelost door OneDrive opnieuw op te starten of uit en weer in te loggen. Controleer ook je OneDrive-instellingen: zorg ervoor dat bibliotheken onder Instellingen > Account zijn ingesteld op automatische synchronisatie. Dit is handig wanneer je tientallen of honderden bestanden verplaatst, en het maskeert de vreemde gebruikersinterface-problemen van SharePoint.

Methode 4: Automatiseer het verplaatsen van bestanden met Power Automate

Voor doorlopende of herhaaldelijke verplaatsingen – bijvoorbeeld elke week of wanneer bepaalde bestanden in een map terechtkomen – hoeft u met Power Automate niet elke keer handmatig te doen. Het is best handig als je het eenmaal onder de knie hebt, maar de installatie is wat omslachtig, vooral als je er nog niet bekend mee bent.

• Open Microsoft Power Automate in uw Office 365-account.
• Klik op Maken en kies een geautomatiseerde stroom.
• Selecteer een trigger zoals ‘ Wanneer een bestand wordt gemaakt of gewijzigd in een map’. U moet de brondocumentbibliotheek en het mappad opgeven. Details zoals deze Shared Documents/FolderAzijn hier gebruikelijk.
• Voeg een actie toe: zoek naar Verplaats bestand (SharePoint).
• Configureer de bron- en bestemmingsadressen. De URL-paden moeten exact zijn, zoals https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yourSite/Shared Documents/FolderA.
• Sla je flow op, activeer hem en test hem. Merk op hoe de verplaatsing wordt geautomatiseerd zonder handmatige handelingen.

Dit is een uitkomst als je herhaaldelijk opruimt, vooral in grote bibliotheken. Houd flowruns wel in de gaten: soms mislukken ze ongemerkt als padnamen veranderen of rechten worden doorgevoerd.

Waarom het verplaatsen van bestanden in SharePoint beter werkt dan kopiëren

Verplaatsen in plaats van kopiëren heeft zo zijn voordelen, vooral omdat de versiegeschiedenis intact blijft en dubbele bestanden worden voorkomen. Bovendien werkt SharePoint de bestandsmachtigingen en metadata bij tijdens het verplaatsen, waardoor alles consistent blijft voor je team. Kopiëren kan meerdere versies opleveren en soms koppelingen verbreken, wat vervelend is als anderen die koppelingen gebruiken. Ik snap niet waarom het zo moeilijk is om simpele dingen niet ingewikkeld te maken, maar zo is SharePoint nu eenmaal.

Veelgestelde vragen