De grammatica- en stijlcontrolefuncties van Microsoft Word zijn erg handig om veelvoorkomende fouten op te sporen en je teksten duidelijker te maken. Maar de standaardinstellingen zijn natuurlijk niet altijd perfect – soms voelen ze te streng, te laks of gewoonweg irritant. Als je aan iets specifieks werkt of bepaalde stijlvoorkeuren hebt (zoals regionale interpunctie of het vermijden van lijdende vorm), is het aanpassen van deze instellingen noodzakelijk. Deze handleiding behandelt verschillende manieren om de controletools van Word aan te passen, van basisinstellingen tot het gebruik van de meer geavanceerde Microsoft Editor, zodat je documenten er perfect uitzien zonder te worstelen met al te agressieve of nutteloze controles. Nadat je hiermee hebt geëxperimenteerd, zul je waarschijnlijk een soepeler en minder frustrerend bewerkingsproces merken – en hopelijk minder foutpositieve resultaten die je workflow verstoren.
Grammatica- en stijlcontroles in Microsoft Word oplossen
Methode 1: Grammatica- en stijlinstellingen configureren in Word
Met de ingebouwde controleopties van Word kun je specifieke grammaticaregels uitschakelen of aanpassen. Dit is essentieel als de standaardcontroles te gevoelig zijn of niet relevant voor je stijl. Deze aanpassingen werken goed als je merkt dat Word dingen markeert die je niet interesseren, of fouten mist die je liever wilt opsporen. Verwacht een meer op maat gemaakte controle-ervaring die beter aansluit bij je schrijfstijl en welke regels voor jou belangrijk zijn.
Stappen:
- U krijgt toegang tot Word-opties door te klikken op Bestand > Opties.
- Selecteer ‘Controle’ in het zijbalkmenu.
- Klik op Instellingen naast Schrijfstijl. Hier ziet u opties voor Grammatica of Grammatica en verfijningen, met controles op meer dan alleen basisgrammatica, zoals duidelijkheid, beknoptheid en formaliteit.
- Selecteer of deselecteer individuele grammaticaregels, zoals lijdende vorm, woordrijkheid, leestekens, etc., afhankelijk van wat u wilt dat Word markeert.
- U kunt de leestekenconventies aanpassen, zoals hoe aanhalingstekens worden gebruikt, of er spaties na punten moeten worden toegevoegd of taalspecifieke regels. Ga hiervoor naar Leestekenconventies (in Windows) of Vereisen op Mac.
- Klik op OK om uw wijzigingen op te slaan en verder te gaan met uw persoonlijke proefdruk.
Dit helpt enigszins, omdat het de ruis verwijdert van regels die niet relevant zijn voor jouw specifieke schrijfstijl. In sommige situaties is het nodig om deze aanpassingen opnieuw toe te passen, omdat Word na updates de standaardinstellingen kan herstellen, maar eenmaal ingesteld, voelt het veel minder irritant. Het is vooral handig als je in een andere regionale stijl schrijft of specifieke institutionele stijlgidsen hanteert.
Methode 2: Grammaticacontroles verfijnen met Microsoft Editor (Microsoft 365)
Als je Microsoft 365 hebt, geeft Microsoft Editor je nog meer controle. Je kunt specifieke suggesties direct in- of uitschakelen – ideaal als je die zeurende suggesties over lijdende vorm of overmatig gebruik van bijwoorden zat bent. Eerlijk gezegd kunnen de suggesties van de Editor overweldigend worden, tenzij je ze onder controle houdt, en deze methode is daar perfect voor. Het is alsof je je proefdrukassistent aanpast, zodat deze alleen aangeeft wat je echt belangrijk vindt.
Stappen:
- Open het Editor- venster door op de knop Editor op het tabblad Start te klikken of druk gewoon op F7. Dat is meestal sneller dan door menu’s te spitten.
- Bekijk de suggesties onder Spelling, Grammatica en Verbeteringen. Deze zijn gecategoriseerd, zodat je je kunt concentreren op wat je stoort.
- Om te wijzigen welke suggesties worden gemarkeerd, klikt u op de drie puntjes ( … ) naast een categorie en kiest u Suggesties aanpassen. Hier kunt u individuele controles in- of uitschakelen, bijvoorbeeld of passieve zinnen worden gemarkeerd of dat u bepaalde stijlsuggesties wilt vermijden.
- Klik met de rechtermuisknop op een onderstreepte of gemarkeerde zin in uw document om direct specifieke suggesties te beheren.
Deze configuratie is soms wat vreemd, omdat instellingen niet altijd direct worden opgeslagen of correct worden gesynchroniseerd tussen apparaten, maar op één apparaat werkte het prima. Logisch, want Word en Office 365 hebben soms nog steeds hun eigenaardigheden. Toch is het de moeite waard om ermee te experimenteren als je meer gedetailleerde controle wilt.
Methode 3: Wijzigen van de proeftaal en meertalige controles
Dit is een veelvoorkomend struikelblok: Word ondersteunt meerdere talen, maar als je bijvoorbeeld in Brits-Engels schrijft in plaats van Amerikaans, of Frans of Spaans, moet je Word vertellen welke taalregels het moet gebruiken. Anders signaleert het een heleboel foutieve fouten, of mist het echte fouten, omdat het de verkeerde woordenlijst of regels gebruikt.
Stappen:
- Selecteer de tekst die u wilt controleren en ga naar Controleren > Taal > Controletaal instellen.
- Kies je taal, zoals Engels (Verenigd Koninkrijk) of een andere taal. Zorg ervoor dat je ‘Instellen als standaard’ aanvinkt als je wilt dat dit je standaardtaal is voor alle nieuwe documenten.
- Als u aan een groot document werkt waarin meerdere talen voorkomen, selecteert u alle tekst ( Ctrl+A ) voordat u de taal voor de controle instelt. Zo zorgt u voor consistentie.
Ik weet niet waarom, maar soms schakelt Word niet automatisch over naar een andere taal wanneer je de tekst wijzigt. Mogelijk moet je dit handmatig doen, vooral als je samenwerkt met mensen in verschillende regio’s of niet-Engelstalige content gebruikt. Houd ook de taalindicator in de onderste balk in de gaten: als deze uit staat, controleert Word mogelijk in de verkeerde taal, wat tot vreemde waarschuwingen leidt.
Methode 4: Automatische spelling- en grammaticacontrole beheren
Word controleert standaard je spelling en grammatica terwijl je typt. Dit is superhandig, maar kan afleidend zijn als je midden in een tekstverwerkingsprogramma zit. Soms wil je het tijdelijk uitschakelen, bijvoorbeeld wanneer je grote stukken tekst kopieert of gevoelige tekst verwerkt. Of misschien heb je gewoon een hekel aan die rode kronkels die constant verschijnen.
Stappen:
- Ga naar Bestand > Opties (Windows) of Word > Voorkeuren (Mac).
- Selecteer Controle. Hier vindt u de selectievakjes voor Spelling controleren tijdens het typen en Grammaticafouten markeren tijdens het typen.
- Schakel deze optie uit als u geen realtime correcties of markeringen wilt, of schakel deze optie in als u wilt dat Word fouten direct markeert terwijl u werkt.
Dit is handig als je een schone versie bewerkt of met gevoelige informatie werkt die je niet automatisch wilt laten markeren. Houd er rekening mee dat je, als je deze optie uitschakelt, later een handmatige controle moet uitvoeren.
Methode 5: Een handmatige spelling- en grammaticacontrole uitvoeren
Als je je hele document een frisse blik wilt geven, kun je met een handmatige controle zien of er dingen over het hoofd zijn gezien of gemist. Het is best bevredigend om te zien wat Word markeert nadat je je eerste versie hebt afgerond.
Stappen:
- Klik op het tabblad Controleren en selecteer vervolgens Spelling en grammatica of druk op F7.
- Bekijk elke suggestie. Word presenteert de gemarkeerde items één voor één. Je kunt ervoor kiezen om de suggestie te accepteren, te negeren of toe te voegen aan je woordenboek als het een vals-positief resultaat oplevert.
Soms worden bij een handmatige run fouten ontdekt die door de automatische controles heen glippen, vooral als de controles op een gegeven moment zijn uitgeschakeld. Bereid je voor op dat kleine gevoel van voldoening wanneer je een heleboel fouten hebt hersteld of gemarkeerde suggesties opnieuw hebt beoordeeld.
Methode 6: Genegeerde woorden en grammatica resetten (oudere Word-versies)
Als je nog steeds met een oudere versie van Word werkt, is er een manier om genegeerde fouten te herstellen – handig als je bepaalde fouten vaak negeert en later opnieuw wilt controleren. Best lastig, maar noodzakelijk als je workflow veel foutpositieve fouten of handmatig genegeerde fouten bevat.
Stappen (alleen oudere versies):
- Ga naar Extra > Spelling en grammatica en selecteer Genegeerde woorden en grammatica resetten.
- Voer de spelling- en grammaticacontrole opnieuw uit om te zien of er iets over het hoofd is gezien of er nieuwe fouten opduiken.
Dit helpt meestal wanneer je een document na lange tijd opnieuw bekijkt of dingen wilt controleren die je eerder hebt genegeerd. Niet perfect, maar beter dan die fouten eeuwig te laten staan.
Afronding
Al deze aanpassingen maken de controletools van Word veel beter beheersbaar. Ze helpen valse alarmen te verminderen, te focussen op wat er echt toe doet en de controle aan te passen aan jouw specifieke stijl- of taalvoorkeuren. Natuurlijk moet Word het soms moeilijker maken dan nodig is, maar een beetje maatwerk kan al veel opleveren.
Samenvatting
- Pas de controleregels in Word-opties aan zodat ze bij uw stijl passen
- Gebruik Microsoft Editor voor gedetailleerde controle over suggesties
- Stel de juiste proeftaal in voor meertalige documenten
- Schakel realtimecontroles in of uit, afhankelijk van uw workflow
- Voer handmatige controles uit om automatische missers op te sporen
- Genegeerde fouten in oudere versies indien nodig resetten
Conclusie
Het aanpassen van de controle-instellingen van Word is niet altijd even eenvoudig, maar zodra die aanpassingen zijn doorgevoerd, is het een ware game-changer. In plaats van te verdrinken in onnodige meldingen of overduidelijke fouten te missen, krijg je eindelijk een soepelere bewerkingservaring die specifiek is afgestemd op jouw behoeften. Ben je de standaard onzin zat? Probeer deze dan eens – soms klikt het gewoon. Hopelijk stroomlijnt dit het proces wat en bespaar je jezelf wat hoofdpijn.