Leren hoe je Microsoft Forms correct deelt, kan soms best lastig zijn, vooral als je niet zo bekend bent met de interface of als de deelopties vreemd werken. Als er geen reacties binnenkomen of je niet zeker weet of je medewerkers wel kunnen bewerken, kan deze korte uitleg de zaken verduidelijken. Bovendien zorgt weten hoe je kunt bepalen wie wat kan zien ervoor dat je gegevens veiliger zijn en je workflow soepeler verloopt. Aan het einde van deze cursus weet je hoe je enquêtelinks kunt versturen, teamleden met bewerkingsrechten kunt uitnodigen en zelfs toegang kunt intrekken indien nodig. Wat is echt een redding? Zorg ervoor dat je instellingen voor delen zijn afgestemd op wat je nodig hebt – reacties verzamelen, samenwerken, of beide – zonder je gegevens per ongeluk aan de verkeerde mensen bloot te stellen.
Hoe deel ik een Microsoft-formulier?
Delen voor reacties
- Open Microsoft Forms en klik op het formulier dat je wilt delen. Soms is het verborgen in je recente lijst of onder je specifieke map als je dingen organiseert.
- Klik op de knop Delen in de rechterbovenhoek. Het is dat kleine pijltje dat eruitziet als een uitgaande pijl, makkelijk over het hoofd te zien als je afgeleid bent.
- Bepaal wie mag reageren. De opties zijn meestal:
- Iedereen met de link: Prima als u reacties van buiten uw organisatie wilt ontvangen. Houd er echter rekening mee dat iedereen met de link de enquête kan invullen, dus pas op voor spam.
- Alleen mensen in uw organisatie: Hiermee beperkt u de reacties tot uw team of klas. Gebruikers moeten inloggen met hun werk- of school-e-mailadres.
- Specifieke personen: U kunt specifieke personen kiezen als u de antwoorden verder wilt beperken. Ideaal voor privé-enquêtes of tests.
- Kopieer de gegenereerde link. In sommige configuraties ziet u mogelijk een optie om een QR-code te genereren of een embedcode op te halen als u het formulier ergens online wilt plaatsen.
- Verstuur die link via e-mail, Messenger of embed hem rechtstreeks in een webpagina. Je kent het wel, de gebruikelijke digitale verspreidingsmethoden. Soms, bij een snelle interne peiling, werkt het kopiëren en plakken van de link verrassend goed.
Delen voor samenwerking
- Open uw formulier en beweeg de muis over dezelfde knop Delen.
- Ga naar het tabblad ‘ Delen om samen te werken’. Soms is het weggestopt, waarschijnlijk omdat Microsoft het onnodig ingewikkeld wil maken.
- Kies of iedereen met de link mag bewerken of dat alleen de leden van je organisatie deze mogen bewerken. Vink meestal het vakje ‘Iedereen met de link mag bewerken’ aan, maar wees ook hier voorzichtig met wie die link krijgt.
- Kopieer de samenwerkingslink. Stuur deze rechtstreeks naar je teamgenoten als je wilt dat ze samen aan het formulier werken of aanpassingen maken zonder het geheel te dupliceren.
Nadat je een formulier hebt gedeeld om samen te werken, is het goed om te onthouden dat je het ook kunt verwijderen als het verouderd is of als je een fout hebt gemaakt. Ga naar je formulierenlijst, selecteer het formulier en klik op Verwijderen. Dat is makkelijk, maar let op voordat je dat doet, vooral als er nog geen back-up van de reacties is gemaakt.
Veelgestelde vragen
Klik op Delen, selecteer Iedereen met de link en verstuur de URL rechtstreeks. Zo kunnen studenten de URL overal openen, zonder dat ze hoeven in te loggen.
Ja, maar alleen als u ‘ Iedereen met de link’ selecteert. Als u het beperkt tot uw organisatie, hebben buitenstaanders er geen toegang toe.
Gebruik de optie ‘Delen om samen te werken’, kopieer de link en deel deze met collega’s. Zorg er wel voor dat de rechten zo zijn ingesteld dat bewerken is toegestaan, anders kunnen ze de link alleen bekijken.
Absoluut. Open het formulier, ga terug naar de deelinstellingen en schakel de samenwerkingslink uit of wijzig de antwoordinstellingen om de toegang te beperken. Houd er rekening mee dat reeds verzamelde antwoorden niet verdwijnen, tenzij u het formulier verwijdert.
Conclusie
Zodra je al deze opties voor delen en samenwerken onder de knie hebt, is het vrij eenvoudig om je Microsoft Forms te beheren. Links versturen, vrienden uitnodigen om te bewerken of toegang intrekken – het is allemaal slechts een paar klikken. Vergeet niet om de machtigingen dubbel te controleren om te voorkomen dat onbedoelde ogen je werk zien. In sommige configuraties voelt het alsof je door hoepels moet springen, maar met wat oefening wordt het makkelijker. Hopelijk vereenvoudigt dit het proces een beetje – want Microsoft moet het delen natuurlijk veel ingewikkelder maken dan het zou moeten zijn.
Samenvatting
- Weet waar de knop Delen zich bevindt: in de rechterbovenhoek van Formulieren
- Bepaal wie mag reageren: iedereen of alleen je team
- Deel de link of embedcode afhankelijk van uw behoeften
- Gebruik Delen om samen te werken als anderen het formulier moeten bewerken
- Onthoud dat u de toegang kunt intrekken of formulieren kunt verwijderen wanneer dat nodig is
Afronding
Het delen van Microsoft Forms is niet bepaald eenvoudig, maar als je deze opties eenmaal onder de knie hebt, valt het wel mee. Of je nu reacties van iedereen wilt, privébewerkingen of strikte controle, de instellingen zijn er – ze zitten alleen soms verborgen achter menu’s. Hopelijk scheelt dit een paar uur voor iemand die het probeert uit te zoeken. Ik hoop dat dit de zaken wat eenvoudiger houdt.