Google Formulieren zijn erg handig voor snelle enquêtes, registratieformulieren of gewoon het verzamelen van informatie zonder te hoeven rommelen met code. Ze zijn gratis, wat een pluspunt is voor kleine bedrijven of mensen met een beperkt budget. Maar er zijn natuurlijk ook vervelende situaties, zoals wanneer reacties plotseling uitblijven of helemaal niet meer verzonden kunnen worden. Meestal is het een probleem met de instellingen, een opslaglimiet of een vreemde blokkering, en eerlijk gezegd is het niet altijd even makkelijk om dit op te lossen. Deze handleiding behandelt een aantal veelvoorkomende valkuilen en oplossingen. Als er geen reacties binnenkomen of het formulier gewoon geen nieuwe reacties accepteert, is de kans groot dat een van deze dingen de boosdoener is en met een paar kleine aanpassingen kan worden opgelost.
Hoe u als eigenaar een Google-formulier kunt controleren en repareren
Als u degene bent die het formulier heeft aangemaakt, zijn er vier belangrijke dingen die u moet controleren. Vaak is het gewoon een kwestie van de juiste schakelaar omzetten of wat opslaglimieten opschonen. Deze kleine instellingen kunnen problemen veroorzaken, vooral als u onlangs iets hebt gewijzigd of bestanden hebt verplaatst. Het oplossen hiervan kost meestal een paar klikken, maar de impact op het verzamelen van reacties kan enorm zijn.
Zorg ervoor dat het formulier openstaat voor reacties
Waarom dit helpt: Soms wordt het formulier per ongeluk gesloten, of bent u vergeten de reactieacceptatie in te schakelen na het aanbrengen van wijzigingen. Als het formulier geen reacties accepteert, kan niemand een reactie indienen – duh.
In sommige configuraties wordt deze schakelaar gereset of uitgeschakeld na updates of als je formulieren kloont. Het is dus de moeite waard om dit nogmaals te controleren.
- Open uw Google Formulier via Google Drive of rechtstreeks via forms.google.com.
- Klik rechtsboven op de knop ‘Instellingen’ (het tandwielpictogram).
- Zorg ervoor dat in het pop-upvenster, onder het tabblad Reacties, de optie ‘Reacties accepteren’ is ingeschakeld.
Op sommige machines kan het lastig zijn om op die schakelaar te klikken: soms verandert de wijziging niet meteen of gaat de pagina terug naar de oorspronkelijke staat. In die gevallen kunt u het formulier gewoon vernieuwen of sluiten en opnieuw openen, en het dan opnieuw controleren.
Controleer account- en opslaglimieten
Dit komt vaker voor dan je zou denken. Als de Google Drive-opslag van de eigenaar vol is of als het formulier zich in een gedeelde map met beperkte rechten bevindt, kunnen reacties zonder duidelijke waarschuwing worden geblokkeerd.
- Ga naar drive.google.com en controleer linksonder uw opslagruimte. Er is vrije ruimte.
- Houd er rekening mee dat als uw formulier een vraag over het uploaden van bestanden bevat, de antwoorden meetellen voor uw Google Drive-opslag. Zodra de opslagruimte vol is, komen er geen nieuwe uploads of antwoorden meer binnen.
- Verwijder indien nodig onnodige bestanden of upgrade naar betaalde opslagruimte. Gratis gebruikers kunnen met wat opschoning snel ruimte vrijmaken.
- Zorg ervoor dat het formulier niet in een gedeelde map is opgeslagen. Bestanden uploaden in gedeelde mappen werkt vaak niet vanwege problemen met rechten. Het is beter om het formulier naar Mijn Schijf te verplaatsen.
Erachter komen dat de opslagruimte vol is of dat het formulier in een gedeelde map staat, kan een game-changer zijn. Meestal worden de uploadproblemen opgelost door het terug te zetten naar je eigen schijf.
Beperkingen voor het beoordelen van reacties
Als de eigenaar ‘Maximaal 1 reactie’ instelt, krijgen alleen gebruikers die zijn ingelogd op hetzelfde Google-account één kans. Dit is geen probleem, tenzij je meerdere reacties van dezelfde persoon verwacht of ze geen Google-account hebben. Soms maakt het per ongeluk aan laten staan van deze instelling je kans op meerdere reacties teniet.
- Ga naar Instellingen in de formuliereditor.
- Zoek onder het tabblad Reacties naar ‘Beperk tot 1 reactie’.
- Als het aan staat, zet het dan uit. Ja, zo makkelijk is het.
Dit is vooral handig in gevallen waarin respondenten aangeven dat ze niet kunnen indienen – vaak zitten ze gewoon aan de verkeerde kant van deze limiet. In een paar gevallen zorgde het uitschakelen hiervan ervoor dat de reacties weer binnenstroomden, zelfs na een periode van stilte.
Controleer de validatieregels voor vragen
Soms is het formulier in orde, maar zijn bepaalde validatieregels voor vragen te streng of te buggy. Als u bijvoorbeeld een getallenreeks, datumnotatie of aangepast antwoordpatroon instelt, kunnen gebruikers vastlopen als ze iets weglaten of verkeerd typen. Door sommige van deze regels te resetten of te versoepelen, kunnen inzendingen worden geblokkeerd.
- Bewerk de vragen waarop validatieregels worden toegepast.
- Zoek naar opties zoals Nummer moet tussen liggen of Komt overeen met patroon.
- Soms kan een simpele typefout of een onverwachte antwoordopmaak ervoor zorgen dat de respondent fouten ziet en niet weet waarom hij of zij de vraag niet kan indienen.
- Maak de validatie soepeler als het formulier zich niet goed gedraagt. Soms helpt het om te strikte regels te verwijderen, zodat reacties sneller worden verwerkt.
Het is een beetje vreemd, maar te agressieve validatie kan reacties doen verstommen, vooral als de respondent niet goed leest of als de validatielogica niet helemaal klopt.
Wat u moet controleren als u de respondent bent
Wanneer je een Google-formulier invult en tegen een muur aanloopt, zijn de gebruikelijke verdachten vragen met validatieproblemen, ontbrekende verplichte velden of gesloten antwoorden van de formuliereigenaar. Soms is het gewoon een bug of een cache-rommeltje, dus het loont de moeite om deze punten te controleren.
- Zoek naar rode tekst of een bericht dat aangeeft dat een vraag verplicht is. Je kunt de vraag niet indienen zonder deze te beantwoorden.
- Controleer nogmaals of je antwoorden voldoen aan de validatieregels, zoals datumnotatie of getalbereik. Een verschil kan je inzending ongeldig maken.
- Controleer of het formulier niet is gesloten of gepauzeerd door de eigenaar. Soms vergeten ze het formulier na tests of updates opnieuw te openen.
- Probeer de pagina te vernieuwen of open het formulier in een andere browser of incognitomodus om cacheproblemen uit te sluiten.
Eerlijk gezegd kunnen kleine problemen, zoals het missen van een verplicht antwoord of het indienen in het verkeerde formaat, ertoe leiden dat reacties worden afgewezen. Dit is vervelend, maar meestal op te lossen met een snelle blik op de foutmelding.