De vernieuwde Outlook-interface maakt contactbeheer een stuk vlotter, maar het zorgt wel voor wat extra uitdagingen als je gewend bent aan de klassieke versie. Als je een contactpersoon probeert te vinden of door de algemene adreslijst (GAL) wilt navigeren, is dat niet zo eenvoudig: het oude adresboekvenster is verdwenen en het bladeren door de GAL voelt vrij beperkt, tenzij je creatief bent. Deze handleiding helpt je de beste manier te vinden om nu contactpersonen te vinden, plus een aantal oplossingen als je geavanceerdere GAL-toegang nodig hebt.
Methode 1: Toegang tot het adresboek tijdens het opstellen van een e-mail
Dit is nog steeds dé manier om snel contactpersonen op te zoeken tijdens het schrijven. Je krijgt de zoekopties direct in het e-mailvenster, wat niet slecht is. De belangrijkste truc is om de ontvangersvelden en de zoekbalk te gebruiken – dat werkt prima als je contactgegevens al gesynchroniseerd of lokaal opgeslagen zijn.
Zoek direct naar contacten tijdens het opstellen
- Open een nieuwe e-mail: Klik op ‘Nieuwe e-mail’ op het tabblad Start.
- Klik op een ontvangersveld: ‘ Aan ‘, ‘Cc’ of ‘Bcc’. Er verschijnt een klein adresvenster.
- Gebruik het zoekvak: typ de naam, het e-mailadres of de distributielijst van de contactpersoon. Als je verbonden bent met een Exchange- of Microsoft 365-account, wordt er ook gezocht naar contactpersonen binnen de organisatie. In sommige configuraties worden alleen je persoonlijke contactpersonen opgehaald, dus verwacht niet de volledige algemene adreslijst zoals voorheen.
- Contactpersoon toevoegen: Klik op de knop ‘Toevoegen’ naast de naam van de contactpersoon om deze toe te voegen.
Op sommige machines voelt deze zoekfunctie wat beperkt aan vergeleken met wat je in de oude Outlook zag, maar het is nu de belangrijkste methode. De interface ziet er overzichtelijker uit, maar dit gaat ten koste van de diepgang van de zoekfunctie.
Methode 2: Het tabblad Personen (Contacten) gebruiken
Deze gaat meer over het doorbladeren van je adreslijst wanneer je niet in een specifieke e-mail zit. Het is handig, maar ook vrij beperkt in omvang.
Vind en doorzoek hier uw contacten
- Klik op het pictogram ‘Personen’: Tik op dat pictogram in het linkernavigatievenster. Het is het kleine silhouet- of contactenpictogram.
- Zoek naar contacten: Gebruik de zoekbalk bovenaan. Je kunt gedeeltelijke namen, afdelingsgegevens of andere trefwoorden invoeren. De resultaten tonen matches van je contacten en eventueel de algemene adresgegevens (GAL) als deze gekoppeld zijn.
- Problemen met bladeren: In tegenstelling tot de klassieke versie kun je niet zomaar door een alfabetische lijst van de GAL scrollen. Het is voornamelijk zoekgestuurd. Op een Mac zie je contactgegevens door op het pictogram van de contactkaart te klikken, maar ook hier kun je niet bladeren op afdeling of functie.
Je merkt misschien dat het zoeken in sommige configuraties traag aanvoelt of dat de GAL niet volledig toegankelijk is, tenzij je trefwoorden opgeeft. Hierdoor is het niet meer zo eenvoudig om de GAL rechtstreeks te bereiken als voorheen.
Beperkingen van het nieuwe Outlook-adresboek
Voor mensen die gewend zijn aan de oude Outlook, kunnen deze veranderingen aanvoelen als een stap terug. Dit is wat er ontbreekt of anders is:
- Geen apart adresboekvenster: je kunt niet zomaar een apart venster openen zoals in de klassieke gebruikersinterface. Alles is geïntegreerd in deze pop-upzoekopdrachten.
- Beperkt zoeken in GAL: Geen zoeken op afdeling of functietitel zonder trefwoorden. Je krijgt in principe alleen zoekresultaten — zoeken is voorlopig niet mogelijk.
Hierdoor vragen veel gebruikers zich af hoe ze de GAL beter kunnen benaderen. Daar komen hacks om de hoek kijken.
Oplossingen voor betere GAL-toegang
Dit is een beetje vreemd, maar als je uitgebreider door GAL wilt browsen, zul je misschien wat creatiever moeten zijn. Dit kan helpen:
- Gebruik de zoekfunctie uitgebreid: de zoekbalk in het tabblad ‘Personen’ of in de ontvangersvelden is uw belangrijkste hulpmiddel. Verfijn uw zoekopdracht met specifieke trefwoorden zoals ‘Financiën’ of gedeeltelijke namen.
- Tijdelijk overschakelen naar de klassieke Outlook: In Windows kunt u, indien uw IT-afdeling dit toestaat, terugschakelen naar de klassieke Outlook-interface. Ga naar Bestand > Office-account > Over Outlook of controleer het optiemenu voor ‘Overschakelen naar klassieke Outlook’, indien beschikbaar. Op Mac betekent dit meestal dat u Outlook opent in de oude modus of Outlook op het web gebruikt (op https://outlook.office.com/), dat nog steeds een bredere GAL-browser biedt.
- Gebruik Outlook op het web: want – verrassing! – de webversie ondersteunt nog steeds beter georganiseerd browsen in de GAL, vooral als je een Mac gebruikt of de volledige zoekfunctionaliteit wilt zonder gedoe. Log in, open Personen en blader door de GAL door te klikken.
In sommige gevallen is dit niet perfect, maar deze oplossingen kunnen je dichter bij je doel brengen. Verwacht alleen niet de oude GAL-browser in de nieuwe Outlook-app – het is nu een heel ander verhaal.
En natuurlijk kunt u de zoekfuncties soms wat verbeteren door Outlook op uw Mac of Windows-apparaat up-to-date te houden, aangezien Microsoft voortdurend aan verbeteringen werkt.
Conclusie
Het vinden van contacten in de nieuwe Outlook draait in principe om zoeken in plaats van bladeren. De belangrijkste methoden zijn het zoeken naar ontvangers in e-mails of het tabblad ‘Personen’, maar de opties voor bladeren in de GAL zijn vrij beperkt, tenzij je van interface wisselt of Outlook online bekijkt. Het is niet per se beter of slechter – gewoon anders genoeg om mensen in eerste instantie af te schrikken. Uiteindelijk helpt het om te wennen aan de zoekgebaseerde workflow, maar als je uitgebreid wilt bladeren in de GAL, zit dat nog steeds verborgen achter een aantal tijdelijke oplossingen.