Het bijhouden van de voltooiing van taken of projecten in Excel kan soms een behoorlijke hoofdpijn zijn, vooral als je meer wilt dan alleen een paar cijfers. Visuele voortgangsbalken maken het veel gemakkelijker om in één oogopslag te zien welke taken op schema liggen, welke achterlopen en waar aandacht nodig is. Excel heeft hiervoor een handvol verschillende methoden, van eenvoudige voorwaardelijke opmaak tot fraaie grafieken of zelfs tekstbalken. Het is een beetje vreemd hoe sommige opties beter werken, afhankelijk van je instellingen, maar over het algemeen kunnen deze trucs je echt helpen om alles overzichtelijk te houden zonder je werkblad te overladen.
Hoe u voortgangsbalken in Excel kunt repareren
Gebruik voorwaardelijke opmaakgegevensbalken voor een snelle visuele weergave
Dit is waarschijnlijk de makkelijkste manier om een mooie voortgangsbalk in een cel te krijgen. Het gebruikt een gekleurde achtergrondbalk die wordt gevuld op basis van het getal in de cel, zodat je in plaats van decimale percentages te scannen, direct een visuele indicatie krijgt. Het is perfect als je alleen de voltooiingspercentages wilt bijhouden, en het wordt dynamisch bijgewerkt wanneer je het getal wijzigt.
- Zet je taaknamen in één kolom (bijvoorbeeld kolom A).Zet daarnaast de voltooiingspercentages als decimalen in kolom B (bijvoorbeeld 0, 25 voor 25%).Zorg er wel voor dat je deze cellen opmaakt als getallen of percentages, zodat ze consistent zijn.
- Selecteer de cellen met de percentages, bijvoorbeeld B2:B11.
- Ga naar het tabblad Start en klik op Voorwaardelijke opmaak > Gegevensbalken > Meer regels. Je ziet mogelijk al een aantal vooraf ingestelde stijlen, maar kies voor Meer regels voor aangepaste controle.
- Stel het minimum en maximum in op Number. Voer 0 in voor het minimum en 1 voor het maximum, ervan uitgaande dat uw percentages in decimale vorm zijn (0-1).Kies een vulkleur die u mooi vindt – groen, blauw, wat u maar wilt – en klik op OK.
- Nu toont elke cel een balk die evenredig is met de waarde. Als je het percentage aanpast, wordt de balk automatisch aangepast. In sommige configuraties kan dit wat traag zijn totdat je kunt scrollen of verversen, maar meestal verloopt het soepel.
- Pas de kolombreedte of rijhoogte aan zodat de balken goed zichtbaar zijn. Als u alleen de balk en geen cijfers wilt, ga dan terug naar Voorwaardelijke opmaak > Regels beheren en vink het vakje Alleen balk weergeven aan.
Markeer overcomplete taken met drempels
Deze methode helpt om direct taken te detecteren die op de een of andere manier de 100% overschrijden. Dit kan gebeuren als je handmatig gegevens invoert of formules gebruikt die de 100% overschrijden. Het is handig om fouten of overpresteerders op te sporen.
- Selecteer uw percentagecellen en ga naar Voorwaardelijke opmaak > Regels beheren > Nieuwe regel.
- Kies Gebruik een formule om te bepalen welke cellen u wilt opmaken.
- Voer een formule in zoals
=B2>1(ervan uitgaande dat B2 je eerste percentagecel is).Deze formule is van toepassing op elke cel met een percentage boven de 100% (of 1 decimaal). - Klik op Opmaak, kies een felrode vulling of iets opvallends en klik op OK. Zorg ervoor dat deze regel boven de regel voor de gegevensbalk in de regelslijst staat. Zo niet, gebruik dan de pijl-omhoog om de regel te verplaatsen zodat deze voorrang krijgt.
Hiermee worden taken die de 100% overschrijden direct gemarkeerd, waardoor u wordt gewezen op mogelijke invoerfouten of daadwerkelijke overprestaties. Op één machine is mogelijk een update of herinstallatie nodig, maar over het algemeen werkt het na installatie vrij betrouwbaar.
Maak nauwkeurige voortgangsbalken met gestapelde staafdiagrammen
Als je iets verfijnders en aanpasbaarders wilt, zijn gestapelde staafdiagrammen de oplossing. Ze geven je een duidelijk beeld van het resterende werk versus het voltooide werk en zijn behoorlijk flexibel.
- Stel uw gegevens in met drie kolommen: taaknaam, voortgangspercentage en resterend percentage (
=1-B2) voor elke taak. - Selecteer de kolommen met de voortgang en het resterende percentage en ga vervolgens naar Invoegen > Staafdiagram > Gestapelde staaf. Er zijn geen speciale invoegtoepassingen nodig, alleen de ingebouwde grafiekopties van Excel.
- Geef de ‘Resterende’ reeks een lichtgrijze opvulling of helemaal geen opvulling – je wilt niet dat het afleidt. Houd de ‘Voortgang’ reeks een opvallende kleur.
- Verwijder de legenda of titel van de grafiek als deze er rommelig uitziet en voeg indien nodig gegevenslabels toe om exacte percentages weer te geven. De grafiek wordt bijgewerkt wanneer u de gegevens wijzigt – onthoud dat het een visuele snelkoppeling is, geen perfecte meting.
Tekstgebaseerde voortgangsbalken gebruiken voor compacte weergave
Deze is een beetje ouderwets, maar effectief als je een minimalistische look nodig hebt of in dashboards met beperkte ruimte werkt. Het gebruikt de REPT()-functie om een balk met tekens te genereren.
- Voer in een hulpkolom een formule in, bijvoorbeeld:
=REPT("▓", B2*10) & REPT("-", (1-B2)*10). - Dit creëert een string met gevulde blokken voor voltooide onderdelen en koppeltekens voor de resterende onderdelen. Elk blok is gelijk aan 10%, dus je percentages moeten dienovereenkomstig worden geschaald.
- Kopieer de formule voor elke taak. Wanneer u de percentagekolommen bijwerkt, worden de tekstbalken automatisch aangepast, wat een snelle visuele indicatie geeft zonder het werkblad te overbelasten.
Gewogen selectievakjes voor complexe voortgangsbewaking
Als je taken niet even belangrijk of tijdrovend zijn, zijn gewogen selectievakjes handig. Je kunt verschillende gewichten toekennen en voltooide taken afvinken om de algehele voortgang te bekijken.
- Maak een lijst van uw taken, wijs gewichten toe in een aparte kolom en plaats selectievakjes (via Ontwikkelaar > Invoegen > Formulierbesturingselementen > Selectievakje ) naast elke taak.
- Koppel elk selectievakje aan een cel (klik met de rechtermuisknop op het selectievakje, kies Besturingselement opmaken en stel een celkoppeling in).
- Bereken de totale gewogen voltooiing met:
=SUMPRODUCT(--(status_range=TRUE), weight_range). Vervang status_range en weight_range door uw eigen cellen. De dubbele min verandert TRUE/FALSE in 1/0. - Voor dynamische arrays kunt u het volgende proberen:
=BYROW(status * {0.6, 0.2, 0.1, 0.1}, LAMBDA(x, SUM(x)))dit berekent de som van de Booleaanse status van elke rij, vermenigvuldigd met hun gewichten.
Dit zorgt ervoor dat elke taak bijdraagt aan de totale voortgang op basis van zijn belang. Je kunt het totale percentage visualiseren met een voortgangsbalk of gewoon het getal in de gaten houden.
Ik hoop dat dit helpt
Met deze trucs is het zeker haalbaar om duidelijke visuele voortgang in Excel te krijgen, ook al voelt het soms wat lastig. Eenmaal ingesteld, worden ze meestal automatisch bijgewerkt wanneer de gegevens veranderen, wat tijd bespaart en voor meer duidelijkheid zorgt. Experimenteer gewoon met wat bij jouw stijl en gegevens past, en wees niet verbaasd als je onderweg wat dingen aanpast.
Samenvatting
- Voorwaardelijke opmaak met gegevensbalken is de snelste manier om visuele vooruitgang te boeken.
- Met drempelregels kunt u overschrijdingen en fouten snel opsporen.
- Gestapelde staafdiagrammen zorgen voor een nauwkeuriger en aanpasbaarder beeld.
- Tekstbalken zijn ideaal voor dashboards met weinig ruimte.
- Gewogen selectievakjes zijn handig als het belang van een taak varieert.
Afronding
Al deze methoden maken het bijhouden van de voortgang een stuk eenvoudiger. Je kunt kiezen wat het beste bij je workflow past – soms werkt een combinatie van verschillende benaderingen ook. Houd je data schoon en deze visuals houden je projecten overzichtelijk zonder al te veel gedoe.