Je gegevens in Word 2011 perfect alfabetisch sorteren is niet meer zo lastig als vroeger, maar het kan nog steeds een struikelblok zijn als je niet weet waar je moet zoeken. Of je nu een simpele lijst opruimt of een hele tabel probeert te ordenen, Word heeft die handige ingebouwde sorteerfunctie. Het probleem is dat deze een beetje verstopt zit in het tabblad ‘Start’, en als je niet oplet, is het gemakkelijk om de verkeerde dingen te selecteren of te vergeten de juiste opties in te stellen. Maar als je het eenmaal onder de knie hebt, is het vrij eenvoudig: met een paar klikken zijn je gegevens gesorteerd. Dus, hier is de uitleg over hoe je het moet doen, met een paar extra tips om het helemaal af te maken.
Alfabetiseren in Word 2011
Kies het juiste stuk tekst of data
Markeer de lijst, tabelkolom of het tekstblok dat u wilt alfabetiseren. Zorg ervoor dat u alleen selecteert wat u nodig hebt, want Word sorteert wat gemarkeerd is. Als u met een tabel werkt, klikt u gewoon op de kolomkop of markeert u de cellen die u wilt sorteren. En als het een lijst met opsommingstekens of nummers betreft, neem die dan op in uw selectie. In sommige configuraties kan het niet doen hiervan leiden tot vreemde volgordes, dus het is beter om voorzichtig te zijn.
Als je bijvoorbeeld een lijst met namen met opsommingstekens hebt, sleep je om alle namen en hun opsommingstekens te markeren. Hetzelfde geldt voor tabellen: klik op de bovenste cel of selecteer de hele kolom om alles consistent te houden.
Klik op het tabblad ‘Start’
Hier vind je de meeste basisopdrachten: lettertypen, stijlen en…de sorteerknop. Zoek het tabblad “Start” bovenaan en klik erop. Het staat meestal vooraan en in het midden, dus het zou niet lang moeten duren. Want Word verbergt de leuke dingen natuurlijk graag achter een paar klikken.
Zoek de knop ‘Sorteren’
Zoek in de groep “Alinea” naar dat kleine pictogram dat lijkt op een A en een Z met een pijltje naar beneden – ja, dat is de knop “Sorteren”. Soms is het maar een klein knopje, maar als je er met de muis overheen beweegt, verschijnt er een tooltip met de tekst “Sorteren”.In sommige versies kan het iets anders zijn, maar het staat altijd in dezelfde buurt.
Klik erop en er verschijnt een dialoogvenster. Dit is waar de magie gebeurt. Hier gaan de meeste fouten, omdat je de juiste opties moet kiezen.
Stel uw sorteervoorkeuren in
Selecteer in het dialoogvenster “Tekst sorteren” uw kolom- of lijsttype. Als u een lijst hebt, zou deze automatisch “Alinea’s” of _”Tekst”_ als sorteertype moeten kiezen. Als u een tabel sorteert, kiest u de juiste kolom uit de vervolgkeuzelijst “Sorteren op”. Zorg ervoor dat u de volgorde instelt op “Oplopend” (A tot Z) of “Aflopend” (Z tot A).
Hier is een kleine truc: als je lijst een koptekstrij heeft en je die niet gesorteerd wilt hebben, schakel dan ‘Koptekstrij’ onderaan het dialoogvenster uit. In sommige configuraties detecteert Word kopteksten automatisch, maar dat is niet altijd even betrouwbaar.
Houd er ook rekening mee dat de sorteerfunctie van Word op sommige machines hoofdlettergevoelig is, waardoor woorden met hoofdletters mogelijk anders worden gesorteerd dan woorden met kleine letters. Vraag me niet waarom, maar het is normaal.
Klik op “OK” en zie hoe het zijn werk doet
Zodra alles er goed uitziet, klikt u op “OK” en Word zal de geselecteerde tekst of tabel opnieuw ordenen. Het is een beetje vreemd, maar soms lijkt het in eerste instantie niets te doen. Probeer opnieuw te klikken of maak ongedaan (Cmd+Z) en probeer het nog eens.
Verwacht dat je lijst of tabel in alfabetische volgorde springt – je document ziet er veel overzichtelijker uit zonder al dat handmatige slepen. In sommige configuraties moet je mogelijk opnieuw selecteren of je opties aanpassen als het de eerste keer niet werkt, maar meestal is het gewoon een kwestie van nauwkeurige selectie en de juiste voorkeuren.
Extra tips voor een soepele alfabetiseringsreis
- Controleer uw selectie nogmaals voordat u sorteert: ontbrekende kopteksten of extra tekst kunnen tot chaos leiden.
- Als er in uw lijst verschillen in hoofdlettergebruik voorkomen en u een consistente volgorde wilt, kunt u overwegen om alle tekst eerst naar hoofdletters of kleine letters om te zetten (markeer de tekst en klik vervolgens op Hoofdlettergebruik wijzigen onder het tabblad ‘Start’).
- Moet je terug? De sneltoets Ongedaan maken ( Cmd + Z) werkt perfect voor snelle oplossingen.
- Bij complexe gegevens is het soms makkelijker om de lijst eerst om te zetten in een tabel en deze vervolgens op die manier te sorteren. Zo heeft u meer controle.
- Pro tip: Maak een back-up of kopie van je originele lijst voordat je sorteert, voor het geval je een fout maakt. Voorkomen is beter dan genezen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een lijst alfabetisch sorteren met opsommingstekens of nummers?
Absoluut. Selecteer gewoon alles, inclusief de opsommingstekens of nummers, en Word sorteert ze samen met de tekst. Houd er rekening mee dat de opsommingstekens soms op hun plaats blijven terwijl de tekst opnieuw wordt geordend, maar bij andere instellingen kunnen ze met de items meebewegen. Experimenteer er een beetje mee als het vreemd aanvoelt.
Wat als mijn lijst een koptekstrij heeft?
Zorg ervoor dat u het vinkje bij “Koptekstrij” in het sorteervenster uitschakelt. Anders kan Word die koptekst als onderdeel van de lijst beschouwen en de boel in de war schoppen. Zo blijven uw kopteksten bovenaan staan en wordt de rest correct gesorteerd.
Kan ik sorteren in de volgorde van Z tot A?
Ja, selecteer gewoon “Aflopend” in het sorteervenster. Zo simpel is het. Vergeet niet te controleren of je sortering hoofdlettergevoelig is of dat de Z correct als laatste letter wordt behandeld – soms gedraagt het zich een beetje vreemd.
Speelt taal een rol?
Sorteren houdt over het algemeen rekening met taalinstellingen, maar als u woorden uit verschillende talen of speciale tekens sorteert, kunnen de resultaten variëren. Mogelijk moet u uw taalvoorkeuren in Word aanpassen.
Kan ik meerdere kolommen in een tabel sorteren?
Ja, maar u moet opgeven op welke kolommen u eerst wilt sorteren. In het dialoogvenster ‘Sorteren’ kunt u sorteerniveaus toevoegen om de ene kolom voorrang te geven boven de andere. Houd er rekening mee dat het makkelijker is als uw gegevens goed in een tabel zijn opgemaakt dan wanneer u probeert een heleboel verspreide tekstblokken te sorteren.
Samenvatting
- Selecteer uw lijst- of tabelkolom.
- Ga naar het tabblad ‘Start’.
- Klik op de knop ‘Sorteren’ in de groep Alinea.
- Kies uw sorteeropties: tekst, oplopend of aflopend.
- Klik op OK en zie hoe het zichzelf organiseert.
Afronding
Het is best verrassend hoe vaak mensen niet beseffen dat Word 2011 een ingebouwde alfabetiseringstool heeft die klaarstaat om gebruikt te worden. Zodra je de stappen onder de knie hebt, bespaar je jezelf enorm veel tijd. Vergeet niet om weloverwogen te selecteren, je voorkeuren te controleren en een back-up te maken als je gegevens belangrijk zijn. Het kan wat uitproberen zijn, vooral op verschillende machines, maar over het algemeen is het een handige kleine functie die je workflow kan vereenvoudigen.