Navigeren door SharePoint: een stapsgewijze handleiding voor beginners

SharePoint is Microsofts cloudplatform voor het opslaan, ordenen en delen van bestanden. Het is vrijwel overal beschikbaar als je team Microsoft 365 gebruikt. Of je er nu via een browser of via Microsoft Teams mee aan de slag gaat, het zou samenwerking moeten vereenvoudigen. Maar laten we eerlijk zijn: het is niet altijd even intuïtief, vooral niet wanneer er iets kapotgaat of vreemd gedrag vertoont. Daarom volgt hier een overzicht van praktische tips en oplossingen die goed van pas komen wanneer SharePoint problemen geeft of wanneer je gewoon meteen aan de slag wilt.

Hoe gebruik je SharePoint?

Wat is SharePoint

SharePoint is in essentie een gigantische digitale archiefkast die ook dienstdoet als teamintranet. Je kunt er veilig documenten mee opslaan, machtigingen beheren, versies aanpassen en zelfs workflows automatiseren als je daar interesse in hebt. Het is een beetje vreemd omdat het voornamelijk in een browser draait, dus je vraagt ​​je misschien af ​​waarom het niet eenvoudiger is. In sommige configuraties kan het zelfs traag zijn of niet goed laden, vooral als je browsercache overbelast is of de machtigingen verkeerd zijn geconfigureerd.

• Bewaar en deel documenten veilig – want veiligheid is natuurlijk belangrijk
• Beheren wie mag bekijken of bewerken
• Houd versies bij, zodat u niet per ongeluk iets belangrijks overschrijft
• Automatiseer taken met integraties, als je daar van houdt

U kunt SharePoint rechtstreeks openen via uw browser door naar https://your-organization.sharepoint.com te gaan. U kunt ook binnen Microsoft Teams via het tabblad Bestanden gaan, dat rechtstreeks is gekoppeld aan de documentbibliotheek van uw team.

Toegang krijgen tot SharePoint

Toegang krijgen tot uw SharePoint-site zou eenvoudig moeten zijn, maar soms is dat niet zo. Als het voelt alsof de site vastloopt of er fouten optreden, kunt u het volgende doen:

1. Meld u aan bij uw Microsoft 365-account, meestal via https://portal.office.com.
2. Open de app-launcher (het wafelpictogram) en klik op SharePoint.
3. Selecteer je teamsite of communicatiesite. Als deze niet wordt weergegeven, controleer dan of je toestemming hebt gekregen.
4. Klik op de startpagina van de site op de Documentenbibliotheek om met het beheren van bestanden te beginnen.

Soms, als de site langzaam laadt of helemaal niet verschijnt, kan het helpen om de cache van je browser te wissen of van browser te wisselen (Chrome versus Edge).Controleer ook of je Office-licentie niet verlopen of beperkt is.

Bestanden maken en ordenen

Eenmaal in een documentbibliotheek zou het aanmaken van mappen of het uploaden van bestanden een fluitje van een cent moeten zijn. Maar er gebeuren vreemde dingen: bestanden worden niet geüpload of mapnamen krijgen vreemde tekens. Hier is het verhaal:

1. Klik bovenaan op Nieuw en selecteer vervolgens de map of een specifiek bestandstype, zoals Word, Excel, PowerPoint, enz.
2. Typ een duidelijke naam en druk op Enter.
3. Om bestanden toe te voegen, kunt u ze vanaf uw bureaublad slepen en neerzetten of op Uploaden klikken. Voor bulkuploads kunt u met de knop Uploaden meerdere bestanden tegelijk selecteren.
4. Organiseer bestanden met mappen of voeg metadatatags toe (zoals projectnamen of afdelingen).Zo kunt u dingen later veel gemakkelijker terugvinden.

Bij sommige configuraties kan het zijn dat de nieuwe map of het nieuwe bestand niet direct zichtbaar is, vooral als je internet traag is. Vernieuw de pagina als je de wijzigingen niet direct ziet.

Bestanden delen en toegang beheren

Delen is wat SharePoint zo nuttig maakt, maar machtigingen kunnen soms verwarrend zijn, waardoor bestanden toegankelijk zijn terwijl dat niet de bedoeling is, of andersom. Zo ga je hiermee om:

1. Beweeg de muis over het bestand of de map en klik op de drie puntjes (meer opties).
2. Selecteer Delen in het menu.
3. Voer de e-mailadressen van collega’s of externe partners in. U kunt kiezen of ze rechten krijgen om te bekijken of te bewerken.
4. Klik op Verzenden of Delen.

Als je de rechten later wilt aanpassen, klik je op Toegang beheren (meestal een optie in hetzelfde menu of in de bestandseigenschappen).Daar kun je het delen stoppen, vervaldatums instellen of alleen toegang verlenen aan specifieke personen. Soms worden rechten niet direct bijgewerkt, dus wees geduldig of vernieuw de pagina na het wijzigen van de instellingen.

Versiegeschiedenis gebruiken

Dit is een van die verborgen pareltjes die je redden als een bestand per ongeluk wordt overschreven of beschadigd. Versiegeschiedenis houdt eerdere versies bij de hand – een soort teruggedraaide tijdmachine.

1. Selecteer uw document uit de bibliotheek.
2. Klik op de drie puntjes of het contextmenu en kies vervolgens Versiegeschiedenis.
3. In de lijst kunt u eerdere versies bekijken, wijzigingen vergelijken of een eerdere momentopname herstellen. Let op: in sommige browsers of configuraties kan het laden traag zijn of werkt het mogelijk niet als de rechten beperkt zijn.

Op één machine weigert de versiegeschiedenis soms te laden totdat de browser opnieuw wordt opgestart. Ik weet niet waarom, maar het is een veelvoorkomend probleem.

SharePoint integreren met Teams en OneDrive

Dit is waar het *echt* handig wordt. Door bibliotheken te synchroniseren, kun je offline of vanuit de Verkenner werken, en worden wijzigingen automatisch teruggesynchroniseerd naar SharePoint.

1. Ga in Microsoft Teams naar het tabblad Bestanden van je kanaal.
2. Klik op Synchroniseren (mogelijk ziet u dit als een wolkpictogram of een link).U wordt gevraagd OneDrive te openen of te installeren als dat nog niet is gebeurd.
3. Volg de instructies om te verifiëren en locaties te kiezen.
4. Daarna verschijnen je documentbibliotheken in Verkenner (Windows) of Finder (Mac).Wijzigingen worden daar gesynchroniseerd zolang OneDrive actief is.

Pro tip: Op sommige netwerken kan dit synchronisatieproces vertragen of mislukken. Het opnieuw opstarten van OneDrive helpt vaak. Zorg er ook voor dat je voldoende lokale schijfruimte hebt als je met grote bestanden werkt.

Aanbevolen werkwijzen voor dagelijks gebruik

Eerlijk gezegd is georganiseerd blijven het halve werk. Gebruik duidelijke naamgevingsconventies voor mappen en vergeet niet de Prullenbak te controleren voordat je bestanden definitief verwijdert. Als je aan gevoelige documenten werkt, kun je door op ‘Bestellen’ te klikken onbedoelde wijzigingen voorkomen. Het instellen van waarschuwingen of meldingen over belangrijke wijzigingen kan je voor verrassingen behoeden, vooral bij gedeelde projecten.

Probleemoplossing en tips

Wanneer SharePoint niet goed werkt (langzame laadtijden, machtigingsfouten, synchronisatieproblemen), kunt u het volgende snel proberen:

1. Maak de cache en cookies van uw browser leeg, omdat gecachte gegevens vreemde laadproblemen kunnen veroorzaken.
2. Controleer de status van uw Microsoft 365-licentie: verlopen licenties kunnen de toegang of functies blokkeren.
3. Start de OneDrive-synchronisatieclient opnieuw vanuit het systeemvak. Soms heeft het gewoon even een snelle start nodig.
4. Probeer SharePoint te openen in een ander browserprofiel of in de incognitomodus om conflicten met browserextensies uit te sluiten.

Als de problemen aanhouden, controleer dan je netwerkverbinding of kijk of er serviceonderbrekingen zijn via de Microsoft 365-beheerstatuspagina. Soms is het slechts een tijdelijke storing aan hun kant.

Veelgestelde vragen