Het rechtstreeks koppelen van je SharePoint-bestanden aan Windows Verkenner voelt echt als een kleine tovertruc: ineens is werken aan clouddocumenten slechts een muisklik verwijderd, in plaats van dat je het hele proces via een browser moet doorlopen. Eerlijk gezegd maakt het alles gewoon sneller en minder irritant. Je ziet je SharePoint-bibliotheken direct in je bestandenlijst en je kunt ze openen, bewerken en opslaan alsof het lokale bestanden zijn. Dit is natuurlijk wel afhankelijk van een goed werkende OneDrive-synchronisatieclient, maar zodra die is ingesteld, worden wijzigingen automatisch naar SharePoint gesynchroniseerd. Geen heen en weer schakelen meer – erg handig wanneer je team snel en op een natuurlijke manier toegang nodig heeft tot gedeelde documenten.
Hoe krijg ik SharePoint in Windows Explorer?
Open uw SharePoint-site in een browser.
Eerste stap: open je favoriete webbrowser (Edge, Chrome, Firefox, wat dan ook) en ga naar je SharePoint-site. Zoek de juiste site-URL, meestal in de vorm https://bedrijfsnaam.sharepoint.com/sites/sitenaam. Zorg ervoor dat je bent ingelogd met je organisatieaccount, anders werken de synchronisatietools niet. Als je niet bent ingelogd, blijft de knop ‘Synchroniseren’ waarschijnlijk grijs of verschijnt deze helemaal niet.
Navigeer naar de documentbibliotheek die u wilt synchroniseren.
Zodra je bent ingelogd op de SharePoint-site, navigeer je naar de specifieke documentbibliotheek. Deze kan bijvoorbeeld ‘Gedeelde documenten’, ‘Teambestanden’ of een andere aangepaste naam van je team heten. Dit is de map die op je pc verschijnt, dus zorg ervoor dat je de juiste bibliotheek hebt geselecteerd, vooral als er meerdere opties zijn. Soms moet je eerst op mappen klikken als je organisatie de indeling verder heeft doorgevoerd. Het belangrijkste is: dit is waar je bestanden vandaan komen.
Klik op de knop ‘Synchroniseren’.
Zoek in die bibliotheek naar de grote ‘Synchroniseren’-knop in de werkbalk, meestal bovenaan. Als je hem niet meteen ziet, kan hij verborgen zitten achter een ‘…’-menu of onder ‘Alle documenten’.Soms is hij wat lastiger te vinden, vooral in oudere browserversies of met aangepaste thema’s, maar hij is er meestal wel. Door erop te klikken, start je het proces: je pc wordt gevraagd om die bibliotheek met OneDrive te verbinden.
Bevestig het synchronisatieverzoek.
Er verschijnt waarschijnlijk een klein pop-upvenster, bijvoorbeeld ‘Microsoft OneDrive openen?’.Klik op ‘Openen’. Als u nog niet bent aangemeld bij OneDrive, wordt u gevraagd dit te doen. In sommige configuraties ziet u mogelijk een knop ‘Nu synchroniseren’ of een verzoek om toestemming te geven. Zodra u dit doet, begint OneDrive met het synchroniseren van deze bibliotheek met uw pc. Soms duurt dit even, dus raak niet in paniek als het niet meteen gebeurt. Op sommige computers kan deze stap wat onvoorspelbaar zijn. Mogelijk moet u de knop opnieuw aanklikken of OneDrive opnieuw opstarten als het in eerste instantie niet reageert.
Controleer dit in Windows Verkenner.
Open Verkenner en kijk in het linkernavigatievenster. Daar zou je de naam van je bedrijf of de map ‘Microsoft’ moeten zien, met daarin je gesynchroniseerde SharePoint-bibliotheek. Meestal wordt er een nieuwe map aangemaakt met de naam van de bibliotheek of de site, en alle bestanden van SharePoint staan daarin. Bij één configuratie werkte het meteen, bij een andere moest ik OneDrive opnieuw opstarten of uitloggen en weer inloggen, dus wees niet verbaasd als het de eerste keer wat lastig is. Zodra de map er is, werkt het net als een gewone map: je kunt er bestanden in slepen, online bewerken of updates opslaan, zonder dat je ooit nog een browser hoeft te openen.
Houd er rekening mee dat als u de stap hebt overgeslagen om te controleren of OneDrive actief is, of als er problemen zijn met de machtigingen, de synchronisatie mogelijk niet plaatsvindt. Afhankelijk van uw instellingen worden mogelijk ook niet alle bestanden direct gedownload; sommige worden weergegeven als alleen online met een blauw wolkje. Let er dus op welke bestanden ruimte innemen op uw computer.
Tips om SharePoint-bestanden goed te laten samenwerken met Windows Explorer
- Zorg ervoor dat OneDrive actief is. Als het pictogram (het wolkje) niet in je systeemvak staat, werkt de synchronisatie niet. Meestal is het probleem opgelost door erop te klikken of je pc opnieuw op te starten.
- Synchroniseer alleen wat je nodig hebt. In plaats van complete bibliotheken te klonen, kun je je beperken tot de mappen waarmee je het meest werkt. Dat bespaart ruimte en voorkomt synchronisatieproblemen.
- Begrijp de pictogrammen. Een blauwe wolk betekent dat het bestand alleen online beschikbaar is, een groen vinkje geeft aan dat het lokaal is opgeslagen en offline beschikbaar is. Bedenk wat je lokaal wilt opslaan en pas je instellingen daarop aan.
- Toegangsrechten zijn belangrijk. Geen “Synchroniseren”-knop? Dat kan aan je toegangsrechten liggen. Neem contact op met je SharePoint-beheerder om toegang te krijgen of controleer of de bibliotheekinstellingen synchronisatie toestaan.
- Synchronisatieproblemen? Controleer het OneDrive-pictogram op ‘Synchronisatieproblemen bekijken’ of een vergelijkbare optie in het contextmenu. Probeer de synchronisatie opnieuw of zoek naar foutmeldingen als de gegevens niet worden bijgewerkt.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik de knop ‘Synchroniseren’ niet in SharePoint?
Dit kan gebeuren als uw machtigingen beperkt zijn of als de beheerder de functie heeft uitgeschakeld via het organisatiebeleid. Ook kunnen sommige oudere SharePoint-versies of browserproblemen de knop verbergen of uitschakelen. Als u zeker weet dat u toegang zou moeten hebben, controleer dan de site-instellingen of neem contact op met uw IT-beheerder.
Moet ik OneDrive installeren?
Nee, dit is geen magie — het hangt af van de OneDrive-synchronisatieclient. Zonder deze client is de knop ‘Synchroniseren’ vrijwel nutteloos. De meeste Windows-systemen hebben deze client al geïnstalleerd, maar zo niet, of als deze verouderd is, kunt u deze downloaden van de officiële Microsoft OneDrive-downloadpagina.
Wat als ik offline aan een gesynchroniseerd bestand werk?
Geen zorgen. Je werkt met een lokale kopie. Zodra je internetverbinding weer werkt, uploadt OneDrive je wijzigingen automatisch. Als jij en iemand anders tegelijkertijd hetzelfde bestand bewerken, kunnen er conflicten ontstaan. Houd daarom de synchronisatiepictogrammen in de gaten. Dit maakt offline werken een stuk flexibeler.
Hoe stop ik het synchroniseren van een bibliotheek?
Klik met de rechtermuisknop op de map in Verkenner en kies ‘Synchronisatie stoppen’ of ‘Deze pc ontkoppelen’.Of klik op het OneDrive-pictogram in het systeemvak, ga naar Instellingen > Account en verwijder de bibliotheek daar. De bestanden worden niet verwijderd uit SharePoint, de koppeling met uw pc wordt alleen verbroken.
Is ruimte een probleem?
Dat hangt af van je instellingen. Met Bestanden op aanvraag nemen alleen bestanden die je opent of offline wilt bewaren daadwerkelijk ruimte in beslag. Zo niet, dan blijven ze online en besparen ze schijfruimte. Klik met de rechtermuisknop op bestanden of mappen en kies ‘Ruimte vrijmaken’ als je de lokale opslag wilt vrijmaken.
Samenvatting
- Open de SharePoint-site in uw browser.
- Zoek uw documentenbibliotheek.
- Klik op de knop “Synchroniseren”.
- Ga akkoord met de melding om verbinding te maken met OneDrive.
- Controleer Verkenner om uw nieuwe gedeelde map te vinden.
Samenvatting
Het feit dat je SharePoint-bibliotheken nu in Windows Verkenner verschijnen, voelt echt als een verbetering in je dagelijkse workflow. Het werkt niet altijd perfect – soms moet je de machtigingen controleren of OneDrive opnieuw opstarten – maar als het eenmaal werkt, is het zoveel makkelijker om bestanden te pakken en op te slaan zonder constant tussen tabbladen of webapps te hoeven schakelen. En offline werken? Absoluut mogelijk. Hopelijk maakt dit iemands werkdag een stuk makkelijker en het beheer van gedeelde documenten een stuk minder vervelend.